Hjem

Aktuelt

Nyheter

Robot skal gi studentar raskare svar på søknader

UiB brukar no robot i saksbehandling. – Eg var spent på korleis teknologien ville verke i praksis, men det fungerer veldig godt, seier Nina Fox.

Nina Fox

Nina Fox
BEHANDLAR SØKNADER: Nina Fox ved SA er ein av dei som har fått frigjort tid til andre oppgåver etter at roboten blei tatt i bruk.

– Studentane vil få raskare svar på søknadene sine, og roboten vil redusere moglegheita for feilregistrering, seier Nina Fox ved Studieadministrativ avdeling (SA).

Ho sit i prosjektgruppa som har leia arbeidet med å utvikle roboten, og er ein av dei som tidlegare jobba med oppgåvene roboten no skal gjere.

– Eg var spent på korleis teknologien ville verke i praksis, men det har synt seg å fungere veldig godt. Roboten tek over dei repetitive, enkle oppgåvene, noko som gjer at me kan bruke denne tida på meir kompliserte oppgåver som er avhengig av skjønn og vurdering, seier Fox.

Tek seg av rutineoppgåver

Robotverktøyet er utvikla i samarbeid med AVO Consulting. Det er no i bruk ved Studieadministrativ avdeling og Økonomiavdelinga ved UiB, og jobbar med såkalla regelstyrte arbeidsprosessar. Det vil seie enkle registreringsjobbar, der roboten gjer oppgåver basert på reglar den er satt til å følgje.

Ved SA jobbar roboten med å behandle studentar sine søknader om tilrettelegging av eksamen. Roboten opnar søknader, koplar saman og legg inn informasjon frå ulike program, og sender svarbrev til studenten.

Roboten kan ikkje behandle alle søknader, berre dei der studentane får innvilga alt dei søker om.

– Ein saksbehandlar er alltid inne og ser på kva studenten søker om og har dokumentert, og om det er grunnlag for å få innvilga søknaden. Viss alt er på plass, er det vidare ein rein registreringsjobb å sette opp kva tilrettelegging studenten skal ha, og dette kan roboten ta seg av, seier Fox.

– Studieadministrativ avdeling mottok 465 søknader om tilrettelagt eksamen vårsemesteret 2017. Når ein robot no kan ta seg av ein god del av desse søknadane, betyr det raskare tilbakemelding til studentane. 

– Reduserer sjansen for feil

Ved Økonomiavdelinga godkjenner no robortverktøyet vedlegga i rekneskapen. Ein saksbehandlar gjer jobben heilt fram til siste post, men då tek roboten over, loggar på økonomisystemet, utfører posteringsjobben og kontrollerer resultatet. Dersom det oppstår ein feil gir roboten beskjed.

– Tida me sparar er berre fem minutt per dag, men her handlar det om å betre kvaliteten, ikkje spare inn tid, seier Lyder Jensen, seksjonsleiar ved Økonomiavdelinga.

– Dette er ei viktig arbeidsoppgåve, som må vere utført for å kunne vise oppdaterte regnskapsdata i rapportene me lagar. Roboten reduserer risikoen for at oppgåva blir gløymt, og gjer rekneskapen meir oppdatert. Det skal bli greit å sleppe å hugse å gjere dette kvar dag.

– Robotisering er ikkje løysinga på alt

Digitalisering er ei viktig satsing for Universitetet i Bergen. Mellom anna inviterer UiB og Norgesuniversitetet til nasjonal konferanse om digitalisering av utdanning i universitets- og høgskulesektoren 23. og 24. november.

Men digitalisering av administrative prosessar, er også ein viktig del av UiB si strategiske satsing på digitalisering.

    – Dette er ein viktig milepæl for UiB. Etter det eg kjenner til, er me det fyrste universitetet i landet til å ta bruk robotar på denne måten, seier prosjektleiar for robotiseringsprosjektet, Hallstein Mjelde.

    Til no er robotverktøyet tatt i bruk i to av tre prosessar i dette prosjektet. Den tredje startar opp i desember, då roboten også skal nyttast opp mot skuleeksamenar. Roboten skal då mellom anna klargjere informasjon til eksamenane, og sende ut eksamenspapir og namnelister som i dag blir printa ut og sendt manuelt til eksamenslokala.

    UiB skal jobbe vidare med å vurdere kva andre oppgåver som kan eigne seg for å bli utførte av ein robot, men det finst grenser for kva verktøyet kan gjere, seier Mjelde.

    – Robotisering er ikkje løysinga på alt. Verktøyet har ikkje kunstig intelligens, og den må få heilt tydelege beskjedar om nøyaktig kva den skal gjere, eller kva slags reglar den skal følgje. Grensa går der det må gjerast kognitive vurderingar, men å bruke robot kan vere ein enkel og effektiv måte å løyse enkelte oppgåver på.