Bakgrunn for møtet:
På et møte 2. juni d.å. mellom informasjonsdirektørene ved de fire universitetene ble man enige om å ta et initiativ om å søke mulige samarbeidsområder vedrørende elektronisk informasjon.
Konkret ble det foreslått å avvikle et koordineringsmøte i Bergen, der alle informasjonsavdelingene pluss nødvendig teknisk personell er tilstede. Morten Steffensen ved UiB tok initiativ til å avvikle et heldagsmøte i Bergen 5. september.
Dagsorden ble foreslått slik:
Arnt Sommerlund startet med en gjennomgang av erfaringer fra NYST-prosjektet ved UiO. Ved Universitetet i Oslo har man jobbet med elektronisk informasjon siden høsten 1991, da et pilotprosjekt ble startet opp ved Det juridiske fakultet. NYST (Nye studenttjenester) er arvtakeren fra dette prosjektet. NYST består av 4 delprosjekter:
Hovedmålet med den elektroniske informasjonsformidlingen ved UiO er å samordne elektronisk informasjon og tilgjengeliggjøre den for studenter og ansatte. NYST differensierer ikke mellom disse to brukergruppene.
Arnt Sommerlund trakk skillet mellom teknologiske og organisatoriske problemstillinger. Ved UiO er det den siste gruppen som er den største utfordringen.
På det tekniske området tilbyr NYST programvare for konvertering av Word-dokumenter til HTML (Word-to-HTML, utviklet ved UiO) og editering av tekster i SGML (Author Editor). Erfaringene med disse verktøyene har så langt vært positive.
De organisatoriske problemene er større. Det er her tre områder som krever oppmerksomhet:
Sommerlund kom her inn på redaktøransvar. UiO vil ta utgangspunkt i Jon Bings utredning om dette emnet (Kompleks 1/95). En utredning fra UiO's side vil komme i løpet av året. I dag er redaktøransvaret ved UiO ikke lagt til en bestemt person.
Sylvi Liljegren og Lars Slettjord orienterte om erfaringene man har gjort i Tromsø.
I Tromsø startet man opp med et `Web-utvalg'. Dette er nå lagt ned, men arbeidet er ført videre. En ønsker å flytte hovedinnsatsen over fra det rent tekniske arbeidet til den informasjonsmessige delen.
En har i Tromsø tatt fatt i konkrete prosjekter og praktiske gjøremål. Internavisen Tromsøflaket kommer i løpet av høsten, og forskningsmagasinet Mimes Brønn nærmer seg også. Styrereferater er nå tilgjengelig elektronisk. Liljegren framhevet at et godt samarbeid mellom EDB-avdelingen og informasjonsavdelingen er viktig i dette arbeidet. Liljegren trakk også fram at god presentasjon og PR er lik god forskningsformidling, som jo er et mål i seg selv.
Et av kjennetegnene ved WWW i Tromsø er ressursmangel. Det blir derfor overlatt til teknologer å legge ut informasjon. `Ildsjeler' legger ut informasjon etter eget ønske.Den desentraliserte stukturen ved UiTø gjenspeiler seg bruk av flere Webservere, og stor variasjon i teknologi. Tromsø har tatt i bruk en cache-tjener. Dette er en mekanisme som sørger for å mellomlagre dokumenter som blir etterspurt ved UiTø. Hensikten bak dette er å senke responstiden, og dermed også øke antall brukere av WWW.
Bjørn Borud og Asbjørn Helge Gaasø orienterte om de erfaringer man har gjort i Trondheim.
Trondheim har valgt en annen innfallsvinkel enn UiO både når det gjelder ressurser og målgruppe. UNIT har avsatt 1/2 - 3/4 stilling til arbeid med elektronisk informasjon. I tillegg bruker man ressurser fra studentmiljøet ved universitetet. Man benytter i stor grad eksisterende IT-teknologi. En følge av dette er at målgruppen for elektronisk informasjon er begrenset til ansatte ved universitetet.
Ved UNIT har man tatt utgangspunkt i formidling av informasjon gjennom en elektronisk oppslagstavle, NETTopp. Utgangspunktet for dette valget er den desentraliserte strukturen ved UNIT, som gjør at er felles organ er viktig. Gaasø understreket utfordringen som ligger i overgangen fra UNIT til NTNU. NETTopp har som mål å gjøre tilgangen på informasjon enkel, samle og tilrettelegge informasjon, effektivisere informasjonsformidlingen samt å skreddersy mediet for denne type informasjon. NETTopp skal være oppslagstavle, database, videreformidler av intern informasjon og (sekundært) en guide til andre tjenester.
Man har også hatt en responsgruppe med regulære møter under utviklingsarbeidet. Flere faggrupper var involvert. Denne gruppen er ikke lenger aktiv.
Framover ønsker UNIT å forankre en Webstrategi i kollegiet. Perspektivet på elektronisk informasjon skal bli videre. Overgangen til NTNU vil medføre et krafttak for å heve prosjektkompetansen. Det vil være aktuelt å bruke WWW for å markedsføre universitetet, både forskning og undervisning.
Morten Steffensen orienterte om ELIN-prosjektet ved UiB.
WWW har vært i drift i Bergen siden 1993, og gopher før denne tid. Da ELIN - prosjektet ble startet opp i februar 1995, var type
informasjonssystem ikke fastlagt i prosjektet. Senere har valget falt på WWW. Bakgrunnen for ELIN er et ønske om å se universitetet under ett. Elektronisk informasjon blir stadig viktigere, og en strategi for framtidig bruk er nødvendig for effektiv informasjonsformidling. Et krav til innføring av elektronisk informasjon ved UiB, er et samarbeid mellom avdelinger og en gjennomtenkt informasjonsstruktur. Innføringen av elektronisk informasjon må kunne skje i flere steg, gjennom integrering av eksisterende informasjonssystemer og utnyttelse av eksisterende matriale.
ELIN-prosjektet har vært gjennom en planleggingsperiode. Følgende punkter har blitt vektlagt i prosjektet:
Praktisk arbeid har først begynt etter planleggingsfasen. Her har UiB bl.a. fått fram ny informasjonsarkitektur, ny hovedside og veier til informasjon, HTML-versjoner av forskningsmagasinet UIB - magasinet og internavisen På Høyden, samt en elektronisk meldingstjeneste.
Hvordan organiseringen av den elekroniske informasjonen skulle foregå og hvordan ansvaret skulle fordeles, har vært et diskusjonstema. Universitetsbiblioketet og IT-avdelingen har vært nevnt som kandidater, men jobben havnet til slutt hos informasjonsavdelingen. Både IT-avdelingen og UB er med i ELIN - prosjektet. Et samarbeid mellom de forskjellige avdelingene er meget viktig.
Kunnskapen hos brukerene er et problem. Hvordan skal denne økes slik at elektronisk informasjon blir tatt i bruk i større grad? Møtet trakk her fram ting som brukeropplæring, informasjon om hva som er tilgjengelig, bruk av `godbiter' for å lokke brukergrupper til det nye mediet samt å trekke inn ressurspersoner innenfor de forskjellige avdelingene / fagmiljøene ved universitetene.
Etter presentasjonen av de ulike universitetene blir følgende framdrift foreslått og vedtatt:
2.1. Oppbygging av en nasjonal struktur for elektronisk informasjon.
Flere forslag til hvordan en felles presentasjon og struktur skal utvikles og hvor ansvaret bør ligge ble tatt opp. Universitetsbibliotekene ble trukket fram som viktige i denne sammenhengen, siden store mengder informasjon samles i BIBSYS, som er landsdekkende. Det ble diskutert om ansvaret bør overføres til departementet, men dette ble ansett for å være for høyt oppe i `pyramiden', og at en slik ansvarsfordeling vil være i strid med prinsippet om `nærhet til informasjon'. Etter nærmere diskusjon vedtok møtet at informasjonsdirektørene skal forfatte en felles henvendelse til Universitetsrådet angående dette temaet, for å få starte en dialog om en nasjonal informasjonsstruktur.
2.2. Redaktøransvar og opphavsrett.
UiO skal utrede praktisering av redaktøransvar i løpet av høsten. Jon Bing ved UiO er den som har kompetanse på området, og vil bli brukt som konsulent. Det ble lagt vekt på at kritikk av Bing må tas alvorlig, og at det finnes en del vanskelige områder som News og bruk av cache-tjenere. Det ble vedtatt at UiO skal utrede saken videre. De andre universitetene skal brukes som høringsinstanser og komme med innspill til utredningen.
Når det gjelder opphavsrett, har UiB kontaktet kompetanse ved Det juridiske fakultet i Bergen. På dette området er reglene sannsynligvis klarere enn når det gjelder redaktøransvar. Det ble vedtatt at UiB skal utrede saken nærmere, etter samme modell som utredningen av redaktøransvar.
2.3. Studentrettet informasjon.
Det ble slått fast at studentenes tilgang til universitetenes informasjonssystemer er svært varierende, og ikke tilfredsstillende ved noen av universitetene. Det ble framhevet at slik tilgang er nødvendig hvis universitetene skal kunne konkurrere med andre institusjoner om studentene i framtiden. Ved UiO er det skrevet en rapport om kabling av studentbyene og lesesalene. Kostnadene for et slikt prosjekt vil være på flere milliarder kroner, og er ikke aktuelt i dag.
Universitetsbibliotekene ble nevnt som et naturlig startpunkt for å tilby elektronisk informasjon til studentene. Et minstetilbud bør omfatte en e-post-adresse til alle studenter, og mulighet til å lese denne posten via en terminal. Tilgang til Internettet bør sees på som en naturlig del av en universitetsutdannelse.
Ved UiO har en prøvd seg fram med publikumsterminaler for studentene. En har hatt en del problemer med bruk av terminalene til å laste ned pornografi. En jobber nå med et fjernstyringssystem for å hindre dette.
2.4. Bruk av forskjellige HTML-versjoner. Erfaringer med SGML.
Forskjellen mellom HTML 2.0 og Netscape sin HTML-utgave ble drøftet. Det hersket enighet om at universitetene bør holde seg til internasjonale standarder, og ikke benytte leverandørspesifikke HTML-utgaver. Spesiellt offentlig informasjon bør benytte HTML 2.0 inntil HTML 3.0 er endelig godkjent som standard. Universitetene er såpass `tunge' brukere at bruk av en leverandørspesifikk HTML-utgave vil kunne styre markedet, noe som er lite ønskelig. Ny HTML-standard, 3.0, ventes rundt årsskiftet, men dato er ikke fastlagt.
UiO har i dag en praksis som går ut på at en ikke nekter de forskjellige utleggere å bruke leverandørspesifikke HTML-utgaver, men gjør disse oppmerksom på problemer som er knyttet til dette.
Når det gjelder SGML har UiO opparbeidet kompetanse på området. Dølven gjorde oppmerksom på at kompetansen som er bygget opp ved UiO er distribuerbar, og viste til prosjektrapporter som er tilgjengelig fra UiO. Arbeidet med SGML er ressurskrevende, men kostnads-besparingene ved å SGML-kode dokument som undervisningskatalogen er betydelige. Det er her viktig å være kritisk til hvilke dokumenter som bør SGML-kodes. Det vil i stor grad være størrelsen på dokumentet og oppdaterings-hyppigheten som avgjør om SGML-koding vil være lønnsomt. .
Møtet ble enig om å fortsette diskusjonen om HTML-standarder og bruk av SGML internt ved universitetene, for så å ta opp temaet på nytt ved neste fellesmøte.
2.5. Organisering av samarbeid mellom universitetene.
Behovet for utveksling av erfaring og drøfting av problemstillinger ble tatt opp. Det ble foreslått tre separate fora, ett for informatører, ett for teknikere og ett der disse kan samles. Det var en viss skepsis mot å etablere faste fora på nåværende tidspunkt. Det ble foreslått å fortsette samarbeidet langs uformelle kanaler inntil videre. Nytt møte i Tromsø over jul ble vedtatt. Ingen dato ble fastsatt, men 18. januar ble foreslått.
UiB: