Kontraktsbehandling og -signatur

Kontraktsbehandlingen

Saksbehandlingen av forskningskontrakter består av tre hoveddeler:

Kontraktsforberedelse

• Innhenting av bakgrunns- og kontaktinformasjon
• Kontakt mot intern og ekstern samarbeidspart
• Utfylling og innhenting av skjemaer (NFR og EU)
• Vurdering av hvilken kontraktstype som er aktuell
• Registering av kontraktsinformasjon

Kontraktsbehandling

• Kommunikasjon med prosjektleder og finansieringskilde/samarbeidspartner
• Gjennomgang og vurdering av kontraktsvilkår og underlagsdokumentasjon
• Utarbeiding av kontrakt
• Forhandling om kontraktsvilkår, særlig hva angår prosjektorganisering, rettigheter til publisering og bruk av prosjektresultater/bakgrunn
• Innhenting av parafering fra relevant prosjekteier (institutt)
• Utsending til samarbeidspartnere og finansieringskilde
• Innhenting av endelig signert kontrakt fra finansieringskilde/samarbeidspartner
• Arkivering av originalkontrakt

Kontraktsetterarbeid

• Oppstartsmøter for EU-prosjekter i samarbeid med Økonomiavdelingen
• Rådgiving av hvordan kontrakt skal forstås og etterleves
• Vurdering av behov for og behandling av kontraktsendringer
• Vurdering av behov for og behandling av underavtaler

Hovedavtaletyper

Det er to avtaletyper som er mest aktuelle:

• Hovedkontrakten med finansieringskilden og
• Samarbeidsavtalen mellom samarbeidspartene (ofte kalt konsortieavtale)

Finansieringskilde er i hovedsak Forskningsrådet, Europakommisjonen, andre offentlige organer, men også private aktører både regionalt, nasjonalt og internasjonal.

Hovedkontrakten er som hovedregel en standardavtale der FAs oppgave er å sørge for at opplysningene om UiB er korrekt oppført og at nødvendige spesialbestemmelser tas inn.

Når det gjelder samarbeidsavtalen, blir denne utformet av den som koordinerer prosjektet. Der UiB er partner, er FAs oppgave å gå gjennom utkastet til avtale sammen med prosjektleder og institutt, og deretter be om endringer som anses nødvendige for å sikre UiBs og forskerens interesser for eksempel vedrørende publisering, rettigheter til resultater, møtedeltakelse, finansiering med mer.

Dersom UiB koordinerer et prosjekt, er det UiBs oppgave å utforme selve avtaleteksten. Dette gjøres av FA i samarbeid med prosjektleder og relevant institutt. Utkastet sendes til samarbeidspartene for kommentarer og endelig utkast må som regel forhandles frem mellom partene. FA gjennomfører som hovedregel denne forhandlingsrunden. Når endelig utkast foreligger, må signaturer innhentes og endelig avtale sendes i retur til alle parter. Internt ved UiB innhentes parafering fra instituttet og signatur fra FAs avdelingsdirektør (eventuelt stedfortreder).
Tilfeller med bare én (hoved)kontrakt

I noen prosjekter foreligger det ingen standardkontrakt. I slike tilfeller vil FA enten utarbeide avtalen eller gjennomgå utkastet fra den andre parten for å sikre UiBs og forskerens interesser for eksempel vedrørende publisering, rettigheter til resultater, møtedeltakelse, finansiering med mer.

Andre typer forskningskontrakter

Andre relevante forskningskontrakter som behandles ved FA, er:

• Intensjonsavtaler (ingen finansiering)
• Taushetserklæringer og konfidensialitetsavtaler (ingen finansiering)
• Avtaler om overføring av (biologisk) materiale, såkalte Material Transfer Agreements (ingen finansiering, kun overføring av materiale og tillatelse til å bruke dette i forskningsprosjekt)
• Andre samarbeidsavtaler uten ekstern finansiering