Hjem

Ansattsider

FAQ

Ofte stilte spørsmål - Bestilling til betaling

Her kan du finne svar på mange spørsmål vedrørende bestilling og betaling.

FAQ - Bestilling

Hvordan får jeg tilgang til Basware PM?

Hvilken rolle skal jeg ha?

Hva kan jeg bestille i bestillingssystemet?

Hvordan bestiller jeg?

Hvilken leverandør skal jeg velge?

Hvordan finner jeg katalogleverandørene?

Hva gjør jeg hvis jeg ikke finner leverandøren i bestillingssystemet?

Kan jeg endre leveringsadresse?

Kan jeg endre mottaker av bestillingen min?

Hvordan fortsetter jeg på et utkast?

Kan jeg endre konteringsverdi på flere linjer i en operasjon?

Hvordan tilbakekaller jeg en bestilling som er sendt til godkjenning?

Kan jeg endre godkjenner etter at anmodning er sendt til godkjenning?

Kan jeg endre konteringen etter at anmodning er godkjent?

Hvor finner jeg bestillingene mine?

Hvordan finner jeg andres bestillinger?

Har leverandøren mottatt min bestilling?

Hvordan unngår jeg å bli kastet ut av systemet?

Jeg får bare feilmeldinger. Hva gjør jeg?

Hvordan søker jeg i PM?

Hvordan fungerer rapporter?

Kan jeg kopiere en bestilling?

Hva er plankjøp?

Jeg har lukket plankjøpet. Kan dere gjenåpne den?

Kan jeg lagre «favorittbestillinger»?

Jeg skal ta varemottak, men finner ikke bestillingen min!

Hvordan mottar man andre sine bestillinger?

Må jeg gjøre varemottak?

Jeg har tatt fullt mottak av bestillingen min. Kan jeg angre?

Hvordan sletter eller annullerer jeg en bestilling i PM?

Hvordan legger jeg til eller sletter vedlegg?

Hvor store kan vedleggene i PM være?

Hvor finner jeg historikken til bestillingen min?

Hvordan bruker jeg «stille ordre»?

Hvordan bruker jeg erstatterinnstillinger (når jeg skal reise bort)?

 

Hvordan får jeg tilgang til Basware PM?

Det må søkes om tilgang til Økonomiavdelingen sine systemer. En forutsetning for å få tilgang er blandt annet at man må ha brukerkonto ved UiB.
Søknad om administrative systemer må fylles ut.

For å få tilgang til BasWare PM/IP må også skjemaet BasWare – Rolleregister fylles ut og legges ved søknaden.

Det er ikke et krav om å ta kurs, men dette er sterkt anbefalt. Følg UiBs kurssider for å finne ut når du kan melde deg på neste kurs! Det holdes et kurs for generell innføring i anskaffelser og innkjøp (forbeholdt bestillere og godkjennere), et kurs for bestillingssystemet (åpent for alle som skal bruke systemene) og et kurs for fakturabehandlingssystemet (forbeholdt bestillere og godkjennere).

Hvilken rolle skal jeg ha?

Dersom du er tekniker eller labassistent skal du trolig ha rolle som fagbestiller. Dersom du jobber med økonomioppgaver og eller fakturabehandling skal du ha rolle som bestiller. Dersom du er leder og har budsjettdisponeringsmyndighet skal du ha rolle som godkjenner.

Hva kan jeg bestille i bestillingssystemet?

Hovedregelen er at alt som skal kjøpes skal gå gjennom bestillingssystemet Basware PM. Godkjente unntak er:

  • Reiser (som foretas i egen portal hos reiseleverandør)
  • Abonnement (type telefoni, strøm etc - tidskrifter og lignende kan allikevel bestilles)
Hvordan bestiller jeg?

Du bestiller gjennom bestillingssystemet Basware PM. For å finne ut mer om hvordan du bestiller, meld deg på et ledig kurs eller les kursdokumentasjonen.

Hvilken leverandør skal jeg velge?

Du skal alltid velge en avtaleleverandør. Dersom du skal bestille fra katalog i bestillingssystemet er leverandøren avtaleleverandør. Dersom du skal fritekstbestille skal du sjekke først om vi har avtale med noen innenfor det området du skal kjøpe fra. Dersom vi ikke har avtale, kan du sjekke om leverandøren finnes i systemet. Du finner en oversikt over avtaleleverandørene på UiBs avtaleportal (krever pålogging).

Hvordan finner jeg katalogleverandørene?

Internkataloger:

  1. Gå på "Ny anmodning" i venstremenyen og velg "Katalogprodukter"
  2. Klikk på fanen som heter "Avansert søk" og klikk på plukklisten (knappen med tre prikker) ved siden av feltet "Leverandør"
  3. Når du nå får opp søkevinduet skal du bare trykke "Søk" uten å fylle ut noe mer. Da får du opp alle leverandørene som har internkatalog i systemet.

Eksternkataloger:

  1. Gå på "Ny anmodning" i venstremenyen og velg "Eksterne kataloger". Da får du opp alle leverandørene som har ekstern katalog i systemet.
Hva gjør jeg hvis jeg ikke finner leverandøren i bestillingssystemet?

Dersom du ikke finner leverandøren i bestillingsystemet, kan du be om å få denne opprettet av Regnskap. Send en issue til «Regnskap» i Issuetracker.

Kan jeg endre leveringsadresse?

Alle brukerne har sin kontoradresse som default leveringsadresse. Du kan velge fritt fra alle adresser som tilhører ditt sted eller fakultet. Det går ikke an å endre på en fast adresse.

Dersom du skal ha noe levert til en adresse som ikke er på listen, kan du bruke «Selvdefinert lev.adr (Blomster / Catering etc)» som du finner på listen. Når du har valgt denne skriver du ønsket leveringsadresse i «Kommentar til leverandør»- feltet.

Dersom du savner en adresse eller behøver en ny fast adresse i bestillingsystemet, kan du be om å få denne opprettet av Regnskap. Send en issue til «Regnskap» i Issuetracker.

Kan jeg endre mottaker av bestillingen min?

Du kan ikke endre mottaker av bestillingen etter at den er godkjent og sendt til leverandør. Men, du kan velge å sette opp en annen mottaker når du oppretter bestillingen din. Dette gjøres i starten av bestillingen hvor det står "Definer mottaker".

Hvordan fortsetter jeg på et utkast?

Når du står på velkomstsiden i Basware PM, klikker du på Utkast/ returnert. Finn bestillingen din på listen og klikk "Fortsett".

Kan jeg endre konteringsverdi på flere linjer i en operasjon?

Dersom du har mange bestillingslinjer og ønsker å endre eksempelvis artskode på alle linjene i samme operasjon, huker du av for "Bruk på alle bestillingsrader" FØR du klikker på ønsket art. Da vil verdiene endre seg for samtlige linjer. Dette kan gjøres også på kostnadssted, analyse, prosjekt etc (alle steder hvor det finnes plukkliste når du konterer).

Hvordan tilbakekaller jeg en bestilling som er sendt til godkjenning?

For å hente tilbake en bestilling som er sendt til godkjenning går du frem slik (merk at dette kun gjelder frem til den faktisk blir godkjent - etter godkjenning er det for sent):

  1. Gå på "Mine anmodninger" i venstremenyen
  2. Endre filter (nedfallsmeny) til "I sirkulasjon" og klikk "Søk"
  3. Klikk på "Fortsett"- knappen ved siden av bestillingen du ønsker å tilbakekalle
  4. Klikk på "Tilbakekall"- knappen oppe til venstre i skjermbildet

Etterpå kan du finne bestillingen din i dine utkast og du kan foreta endringer på bestillingen og deretter sende den på ny godkjenning på vanlig måte.

Kan jeg endre godkjenner etter at anmodning er sendt til godkjenning?

Du kan ikke endre godkjenner mens den ligger i sirkulasjon, men du kan tilbakekalle den slik beskrevet i punktet over og deretter endre godkjenner og sende på nytt.

Kan jeg endre konteringen etter at anmodning er godkjent?

Du kan kun endre art og utstyrsregistrering (FA- kontering) etter at en anmodning er godkjent.

Hvor finner jeg bestillingene mine?

Du kan finne dine bestillinger på to måter:

  1. Dersom du har bestillingsnummeret (PM+syv siffer) kan du søke opp den enkelte bestillingen ved å bruke søkefeltet "Gå til bestillingsnummer". Merk at PM skal skrives med store bokstaver og det skal ikke være mellomrom mellom bokstavene og tallene!
  2. En oversikt over alle dine bestillinger (uansett status) kan søkes opp fra venstremenyen på "Mine anmodninger". Du kan her bruke filteret som gir deg en oversikt over alle bestillinger du har i sirkulasjon (godkjenning), som er bestillt, mottatt og så videre. Merk at startdato er default 3 måneder tilbake i tid. Dersom du ønsker å søke opp bestillinger som er eldre enn 3 måneder mår du enten sette dato lengre tilbake i tid, eller fjerne hele startdatoen.
Hvordan finner jeg andres bestillinger?

Du kan søke opp andre sine bestillinger på to måter:

  1. Dersom du har bestillingsnummeret (PM+syv siffer) kan du søke opp den enkelte bestillingen ved å bruke søkefeltet "Gå til bestillingsnummer". Merk at PM må skrives med store bokstaver og det skal ikke være mellomrom mellom bokstavene og tallene!
  2. Gå på "Innkjøpsverktøy" i venstremenyen og velg "Søk". Endre nedfallsmenyen "Handling" til "Bestilt", endre nedfallsmenyen "Behandler" til "Eier" og søk opp navnet fra plukklisten i feltet under.

Merk at du kan gjerne søke opp alle bestillinger som er gjort av hvilken som helst bestiller, men bare innnenfor ditt fakultet.

Har leverandøren mottatt min bestilling?

Dersom du ikke har mottatt en bestillingsbekreftelse på epost eller telefon, anbefaler vi at du selv alltid tar kontakt med leverandøren for å etterspørre en bekreftelse. Alle våre avtaleleverandører skal sende ordrebekreftelse, mens de leverandørene vi ikke har avtale med (svært mange av fritekstleverandørene) er ikke forpliktet til å sende noen bekreftelse.

Det er lurt å ha klart bestillingen foran seg når du kontakter leverandørene. Bruk gjerne bestillingsnummeret som referanse (PM+ syv siffer). Hvis du lurer på hvilken epostadresse bestillingen er sendt til hos leverandøren, så finner du denne på bestillingen din i systemet.

Hvordan unngår jeg å bli kastet ut av systemet?

Bestillingssystemet er webbasert og vil holde seg aktivt så lenge du jobber i det. Men, dersom du for eksempel jobber lenge med en eksternkatalog er det viktig å åpne PM vinduet og klikke på skjermen en gang i blant. Da slipper du å bli kastet ut. Inaktivitet er totalt satt begrenset til 15 minutter.

Jeg får bare feilmeldinger. Hva gjør jeg?

Ta et skjermbilde av feilmeldingen din ("Alt"- tasten + "Print Screen" - tasten), lim bildet  (ctrl + v) i en wordfil eller en powerpointfil og last det opp i Issuetracker og send det som vedlegg til gruppen som heter "Bestilling til Betaling".

Hvordan søker jeg i PM?

Ved å gå på "Innkjøpsverktøy" og deretter "Søk" i venstremenyen lete frem alle handlinger som er utført i PM innenfor ditt faktultet. Du velger selv hvilke data du leter etter ved å bruke de ulike feltene. Søkene kan også lagres. Se kursmateriell for mer inngående informasjon om hvordan man søker i PM.

Hvordan fungerer rapporter?

Ved å gå på "Rapporter" i venstremenyen kan du hente ut rapporter på alle handlinger som er utført i PM innenfor ditt faktultet. Du velger selv hvilke data du leter etter ved å bruke de ulike feltene. Når du har søkt frem en rapport du ønsker å få ut i Excel, klikker du Lagre øverst i høyre hjørne (altså etter at søket er utført). Du vil nå kunne lagre filen på ditt område. Se kursmateriell for mer informasjon om hvordan man kan bruke rapporter i PM.

Kan jeg kopiere en bestilling?

Det går an å kopiere bestillinger som er gjort tidligere. Du går frem slik:

  1. Søk opp bestillingen du ønsker å kopiere (enklest ved å bruke PM- nummer)
  2. Klikk på "Kopier"- knappen oppe i høyre hjørne av bestillingen
  3. Endre på det du ønsker av data (bruk fanene - Generelle data, Kontering, Bestillingsrader)
  4. Klikk "Lagre" når du er ferdig og send på sirkulasjon ( enten til kontoll eller til godkjenning)

Vi anbefaler å ikke kopiere eldre bestillinger. Dette fordi priser, sortiment og varenumre kan ha endret seg fra den opprinnelige bestillingen (gjelder særdeles eldre katalogbestillinger).

Hva er plankjøp?

Plankjøp er en egen funksjonalitet i Basware PM. Kort fortalt fungerer modulen slik at bestilleren oppretter en bestillingsplan, knytter denne til valgte leverandører (catering, gass, kontorrekvisita, blomster, kjemikalier etc), velger personer som skal kunne benytte planen og setter inn et budsjett og en tidsavgrensning. Deretter vil godkjenneren motta denne som en godkjenningsoppgave i Basware PM. Når planen er godkjent, vil bestilleren kunne gjøre bestillinger frem til det planlagte budsjettet er tomt, eller til stoppdato inntreffer, uten å måtte sende til godkjenning hver gang et kjøp skal utføres. Større enkeltbestillinger må fremdeles bli sendt på godkjenning som tidligere.

Plankjøp er ikke å regne som et forpliktelsesregnskap. Budsjettene i planen oppdateres ikke i forhold til den reelle pengebruken. Altså, dersom det opprettes en bestilling i planen, så vil budsjettet i selve planen reduseres med kun det bestilte beløpet. Dersom faktura blir pålydende et høyere beløp, må manuell håndtering av avvik på faktura behandles som tidligere. Selve planbudsjettet justeres ikke i henhold til dette. Derfor kan det være lurt å benytte funksjonaliteten med et moderat budsjett.

Hvordan man bruker plankjøp kan du lese om i denne brukermanualen (for både bestillere og godkjennere).

Jeg har lukket plankjøpet. Kan dere gjenåpne den?

Dessverre. Dersom du har gått inn på redigeringen på en plan og klikket på knappen hvor det står "Avslutt plan permanent", så kan verken systemadministrator, godkjenner eller eier av planen gjenåpne den.

Kan jeg lagre «favorittbestillinger»?

Ja. For å lagre favorittbestillinger søker du opp den aktuelle bestillingen du ønsker å lagre, og klikker på den gule stjernen øverst i høyre hjørne.

For å hente opp dine favorittbestillinger i fremtiden klikker du på den gule stjernen ved siden av "Gå til bestillingsnummer" - feltet.

Jeg skal ta varemottak, men finner ikke bestillingen min!

Mest sannsynlig er bestillingen du leter etter mer enn 3 måneder gammel. Gå på "Varemottak" under dine oppgaver og fjern "Startdato" eller skriv inn en eldre dato.

Dersom du har veldig mange varemottak som ikke er gjennomført (noe du absolutt ikke bør ha), må du bla i sidene. Du finner pilene nederst i høyre hjørne under listen over uimottatte bestillinger.

Hvordan mottar man andre sine bestillinger?

Søk opp bestillingen du ønsker å motta ved hjelp av PM- nummeret og klikk på knappen "Gå til siden Mottak" (knapp med blå pil og grønn hake, øverst til høyre i skjermbildet). Du vil da komme inn på siden hvor du kan foreta mottak.

Må jeg gjøre varemottak?

Du bør alltid gjøre varemottak når en vare er mottatt eller en tjeneste er utført. Dersom du ikke mottar i PM før faktura mottas fra leverandøren, vil denne stanse opp og gå ut på sirkulasjon og dermed måtte behandles manuelt. Man mister da muligheten for automatisk matching av faktura, noe som medfører unødig tidsbruk i forbindelse med fakturabehandling ved UiB.

Jeg har tatt fullt mottak av bestillingen min. Kan jeg angre?

Dessverre. Dersom du har foretatt fullt mottak er det ikke mulig å endre på dette i etterkant. Se derfor alltid nøye over hva du har mottatt av varer eller tjenester før du utfører fullt mottak!

Hvordan sletter eller annullerer jeg en bestilling i PM?

Sletting av bestillinger kan kun utføres av en systemadministrator. Du kan derimot annullere en bestilling selv. Det gjør man ved å gå på siden for mottak og klikke på knappen "Annuller bestilling".

Får leverandøren beskjed når jeg annullerer en bestilling?

Nei! Annulleringen i PM er kun for internt bruk. Når du annullerer en bestilling i PM må du i først kontakte leverandøren og be om at bestillingen skal annulleres!

Hvor store kan vedleggene i PM være?

Ett vedlegg kan være maks størrelse 4MB, eller kan den samlede summen vedlegg være tilsammen 4MB. Dersom du går over denne størrelsen vil bestillingen ikke gå videre leverandøren, selv om du tilsynelatende får ferdigstilt og sendt bestillingen.

Hvis du har vedlegg som er større enn dette anbefaler vi at du sender disse på epost utenom til leverandøren. Avtal gjerne dette med leverandøren på forhånd!

Hvor finner jeg historikken til bestillingen min?

Søk opp bestillingen med PM- nummeret og klikk på fanen som heter "Historikk". Her vil du se tidspunkter for når bestillingen ble opprettet, når den ble kontrollert / godkjent og når den ble sendt videre ut av systemet.

Hvordan bruker jeg «stille ordre»?
  1. Klikk på firkanten ved feltet «Skal bestilling sendes til leverandør?»
  2. Velg «Nei» fra menyen og vinduet lukker seg selv
  3. Gå videre med bestilling som normalt. Merk at dersom du angrer deg underveis mens du fortsatt oppretter bestillingen og allikevel ønsker at den skal sendes til leverandør, så kan du gå tilbake hit og velge «Ja». Dette må gjøres før du sender til godkjenning!

Noen årsaker til at man ikke ønsker/ behøver å sende ordre til leverandørens epostadresse kan være:

  • Du som bestiller har kun behov for et PM nummer som du skal sende til leverandøren, eller bare oppgi dette på telefon
  • Du som bestiller trenger bare ordreskjemaet som ligger som kopi i bestillingssystemet (som en rekvisjonsløsning)
  • Leverandøren må ha bestillingsnummer gjennom skjema på websiden og kan / ønsker ikke motta ordre på epost

Alle bestillinger som også sendes som «stille ordre» vil sendes til den elektroniske markedsplassen og vil dermed fortsatt inngå i UiBs statistikk over bruk av ehandel.

    Hvordan bruker jeg erstatterinnstillinger (når jeg skal reise bort)?

    Du kan selv opprette stedfortreder/erstatter. Allerede overførte oppgaver blir ikke flyttet når bruker selv legger inn erstatter. Er det for eksempel sendt en anmodning til godkjenning blir altså ikke denne flyttet. Det er viktig å huske å gi stedfortrederen myndighet (f.eks. rett til å godkjenne på aktuelt sted) til å utføre aktuelle oppgavene.

    For å legge inn stedfortreder selv i Basware PM går du frem slik:

    1. Klikk på "Brukerinnstillinger" i venstremenyen
    2. Huk av boksen "Aktivert", og hent inn navnet på den som skal erstatte deg
    3. Legg så inn start- og sluttdato for den perioden personen skal fungere som erstatter for deg

    Feltet "Legg til sirkulasjonskommentar i automatisk sirkulasjon" skal ikke benyttes ved UiB.

    Merk at stedfortreder ha de nødvendige tilganger i Basware- systemene. For personer som ikke har de nødvendige tilganger i Basware, men som skal være stedfortreder for anvisere (BDM) må det i tillegg til «søknad om tilgang til administrative fellessystemer ved Universitetet i Bergen» sendes inn skjema «oversikt over personer som delegeres budsjettdisponeringsmyndighet fra universitetsdirektøren». Dette skjemaet skal for institutter fylles ut og sendes fra fakultetsadministrasjonen. Det signeres av dekan ved fakultet som har tilsatt dekan og fakultetsdirektør ved fakultet som har valgt dekan. For de administrative avdelingene signeres skjema av avdelingsdirektør. Nødvendige skjemaer er vedlagt denne eposten.

     

    FAQ - Betaling

    Hvordan får jeg tilgang til Basware IP?

    Faktura mangler PM- nummer! Hva gjør jeg?

    Hva gjør jeg hvis fakturaen jeg har mottatt ikke er min?

    Hva gjør jeg hvis fakturaen er utstedt til feil firma?

    Hva gjør jeg hvis grunnlagsdata er feil?

    Hvordan returnerer jeg en faktura?

    Hvordan videresender jeg en faktura?

    Hvordan låser jeg en faktura?

    Hvordan angir jeg informativ sirkulasjon?

    Hvordan kan jeg sende en forespørsel eller en kopi til en som ikke har tilgang til IP?

    Hvordan annullerer jeg en faktura?

    Hvordan sender jeg en faktura til anvisning?

    Hvordan sender jeg på «Sidestep»?

    Jeg trenger å få opprettet en leverandør. Hvordan går jeg frem?

    Hvordan legger jeg inn stedfortreder eller erstatter (når jeg skal reise bort)

     

     Hvordan får jeg tilgang til Basware IP?

    Det må søkes om tilgang til Økonomiavdelingen sine systemer. En forutsetning for å få tilgang er blandt annet at man må ha brukerkonto ved UiB.
    Søknad om administrative systemer må fylles ut.

    For å få tilgang til BasWare PM/IP må også skjemaet BasWare – Rolleregister fylles ut og legges ved søknaden.

    Det er ikke et krav om å ta kurs, men dette er sterkt anbefalt. Følg UiBs kurssider for å finne ut når du kan melde deg på neste kurs! Det holdes et kurs for generell innføring i anskaffelser og innkjøp (forbeholdt bestillere og godkjennere), et kurs for bestillingssystemet (åpent for alle som skal bruke systemene) og et kurs for fakturabehandlingssystemet (forbeholdt bestillere og godkjennere).

    Faktura mangler PM- nummer! Hva gjør jeg?

    Dersom faktura mangler PM- nummer til tross for at du har sendt bestilling, skal du kontakte leverandør og be om å tilsendt kreditnota og ny faktura med PM- nummeret fra bestilllingen din.

    Du kan også returnere fakturaen til Regnskap og be om å få endret grunnlagsdata. Da går du frem slik:

    1. Bruk knappen – «Returner».
    2. Beskriv årsaken til at du returner fakturaen i kommentarfeltet!
    3. Bekreft og Send.
    Hva gjør jeg hvis fakturaen jeg har mottatt ikke er min?
    1. Returner fakturaen til Regnskap.
    2. Regnskap videresender deretter fakturaen til riktig enhet/bestiller(e).
    Hva gjør jeg hvis fakturaen er utstedt til feil firma?
    1. Ta kontakt med leverandør og be om kreditnota og ny faktura utstedt til riktig firma.
    2. Lås fakturaen/ ta ut av sirkulasjon og legg inn kommentar i kommentarfeltet.
    3. Lås opp faktura når kreditnota kommer.
    4. Annuller den feile fakturaen sammen med kreditnotaen - skriv kommentar i loggen om hvorfor du ønsker fakturaen annullert med henvisning til kreditnota/faktura.
    5. Regnskap godkjenner annullering.
    6. Behandle riktig utstedt faktura på vanlig måte.
    Hva gjør jeg hvis grunnlagsdata er feil?

    Returner fakturaen til Regnskap og angi hva som er feil (eller mangler) i kommentarfeltet. Det er kun Regnskapskontoret som kan gjøre rettelser i grunnlagsdata.

    Hvordan returnerer jeg en faktura?
    1. Bruk knappen – «Returner».
    2. Beskriv alltid grunnen til at du returner fakturaen i kommentar feltet!
    3. Bekreft og Send.
    Hvordan videresender jeg en faktura?
    1. Bruk knappen – «Videresend».
    2. Hvis det er flere mottakere, men kun en trenger å behandle fakturaen: hak av for – ’Kun en mottaker trenger å behandle’.
    3. Beskriv alltid grunnen til at du sender fakturaen i kommentarfeltet.
    4. Bekreft og send.
    Hvordan låser jeg en faktura?
    1. Faktura trekkes ut av ’sirkulasjon’ fordi noe for eksempel skal undersøkes.
    2. Gå inn i fakturaens ’Grunnlagsdata’ – hak av for –’ Lås faktura’ – klikk "Lagre".

    NB: Husk kommentar!

    Hvordan angir jeg informativ sirkulasjon?

    Informativ sirkulasjon er når en faktura sendes til en eller flere brukere i BasWare som informasjon og ikke til behandling (som en kopi). For å sende på informativ sirkulasjon går du frem slik:

    1. Bruk knappen – «Angi informativ sirkulasjon».
    2. Legg til kommentar og Send.

    Mottaker trenger kun å kvittere for at den er sett.

    Hvordan kan jeg sende en forespørsel eller en kopi til en som ikke har tilgang til IP?
    1. Legg musepekeren på fakturabildet – høyreklikk.
    2. Det kommer nå opp flere valg.
    3. Velg ’E-mail Picture’ og deretter ’Keep the orginal sizes’.
    4. Det blir laget en e-post med fakturabildet som vedlegg.
    5. Dersom fakturaen har flere sider: velg skriver-symbolet på knapperaden over fakturabildet.
    6. Velg ’Bilder’ og ’Alle bilder’ - det blir laget en Pdf-fil av alle fakturasidene.
    7. Velg ”File’ og ’Attach to email’.
    8. Det blir laget en e-post med vedlegg av en pdf-fil med alle fakturasidene.
    Hvordan annullerer jeg en faktura?
    1. Faktura må sendes til Regnskap og du kan anmode om annullering (husk å skrive en kommentar eller begrunnelse for annullering).
    2. Regnskap godkjenner annullering.
    3. Faktura blir liggende i Arkivet som annullert og er trukket ut for videre behandling. Blir ikke overført til Oracle/ Økonomisystemet.
    Hvordan sender jeg en faktura til anvisning?
    1. Faktura sendes til anvisning etter den er fylt med kontering – obligatoriske segment (art og sted) og velg lagre når den er ferdig kontert.
    2. Bruk knappen – «Attester».
    3. Faktura sendes til en eller flere anvisere i BasWare (hvis kun en skal behandle: husk – hak av for - ’Kun en mottaker trenger å behandle).
    4. Legg til kommentar om det er nødvendig.
    5. Bekreft og Send.
    Hvordan sender jeg på «Sidestep»?
    1. Bruk knappen – «Sidestep».
    2. Beskriv alltid grunnen til at du sender fakturaen i kommentar feltet.
    3. Etter behandling ’på sidestep’ kan fakturaen sendes tilbake kun til deg.
    4. Mottaker av faktura sendt på ’sidestep’ får ikke lov å kontere, kun lov å legge inn kommentar.
    5. Bekreft og Send.
    Jeg trenger å få opprettet en leverandør. Hvordan går jeg frem?

    Dersom du ikke finner leverandøren i fakturabehandlingssystemet, kan du be om å få denne opprettet av Regnskap. Send en issue til «Regnskap» i Issuetracker.

    Hvordan legger jeg inn stedfortreder eller erstatter (når jeg skal reise bort)?
    1. Velg ikonet "brukerinnstillinger".
    2. Velg navn på midlertidig stedfortreder, startdato og sluttdato ved å klikke på knappene til høyre og velge fra plukklistene.
    3. Kryss av for "aktivert"  ( forutsetning for at stedfortrederfunksjonen skal fungere ).
    4. Angi back-up person.

    Merk at stedfortreder ha de nødvendige tilganger i Basware- systemene. For personer som ikke har de nødvendige tilganger i Basware, men som skal være stedfortreder for anvisere (BDM) må det i tillegg til «søknad om tilgang til administrative fellessystemer ved Universitetet i Bergen» sendes inn skjema «oversikt over personer som delegeres budsjettdisponeringsmyndighet fra universitetsdirektøren».

    Dette skjemaet skal for institutter fylles ut og sendes fra fakultetsadministrasjonen. Det signeres av dekan ved fakultet som har tilsatt dekan og fakultetsdirektør ved fakultet som har valgt dekan. For de administrative avdelingene signeres skjema av avdelingsdirektør. Nødvendige skjemaer er vedlagt denne eposten.