Retningsliner for rekruttering og oppfølging av studentrepresentantar
Hovedinnhold
Rutinene gjeld studentrepresentantar i rådet, UUI og programstyra ved Institutt for framandspråk.
(1) Ansvar
Valstyret ved instituttet rekrutterer studentrepresentantar til instituttrådet og UUI. Dei same representantane sit i begge desse organa.
Studieleiar koordinerer rekrutteringa av studentar til programstyra, og studiekonsulentane følgjer opp sine fag.
(2) Rekruttering
På slutten av vårsemesteret kontaktar studiekonsulentane studentane på sine fag for å rekruttere studentrepresentantar til programstyra og fagutval for komande studieår.
Ved starten av kvart haustsemester blir det sendt ut ein e-post til alle studentane med informasjon om verva som studentrepresentant i både instituttrådet, UUI og programstyra. Sekretæren i valstyret og studieleiar har ansvaret for saman å senda ut denne e-posten. Studentane kan foreslå seg sjølv eller andre som representantar. Kandidatar til rådet og UUI skal meldast til sekretæren i valstyret. Kandidatar til programstyra skal sendast til studiekonsulenten for faget på e-post til studierettleiar@if.uib.no. Studiekonsulentane legg inn namn og e-postadresser i felles oversikt på fellesområdet.
Dersom det er for mange representantar som melder seg til programstyret, gjeld «førstemann til mølla-prinsippet». Studentar som melder seg etter at plassane i programstyra er fylt opp, kan setjast opp som vararepresentantar.
Dersom det ikkje lukkast å få tak i kandidatar på denne måten, må studiekonsulentane og valstyret aktivt rekruttera studentrepresentantar gjennom å møta opp på forelesingar og liknande.
Valstyret følgjer sine ordinære prosedyrar for å peika ut kven som skal vera representantar og kven som blir varafolk, eventuelt også kven som ikkje får plass i rådet/UUI i det heile.
(3) Heimesidene
Sekretæren i valstyret oppdaterer lista over studentrepresentantar i rådet og UUI på instituttet sine heimesider. Studieleiar oppdaterer lista over studentrepresentantar i programstyra på heimesidene.
(4) Kandidatliste
Straks råds- og UUI-representantane er klare, sender sekretæren i valstyret lista med namn og e-postadresser til administrasjonssjefen med kopi til administrasjonskonsulenten. Studieleiar gjer det same med lista over representantar i programstyra.
(5) Informasjon til kandidatane
Administrasjonssjefen sender ut ein e-post til alle nye studentrepresentantar – i rådet, UUI og programstyra – med informasjon om retningsliner, rutinar, honorar mm.
(6) Honorar
Administrasjonskonsulenten minner studentane i rådet, UUI og programstyra om å senda inn liste over møtedeltaking på slutten av kvart semester. Når studentane sender inn liste, ordnar administrasjonskonsulenten med utbetaling av honorar.
Studentar som ønskjer stadfesting av vervet dei har hatt, kan kontakta administrasjonskonsulenten for å få dette. Stadfestinga bør innehalda opplysningar om kva for organ studenten har vore med i, hovudoppgåvene til dette organet og kva periode studenten har møtt som representant.
Sist oppdatert 09.september 2015.