Innkjøp og betalingar

ABC for innkjøp ved instituttet

A. Innkjøp går via instituttet

B. Rammeavtalane ved universitetet skal brukast

C. Når utgifta er over 100.000 kroner, skal det hentast inn konkurrerande pristilbod

Meir utfyllande informasjon om punkta over finst i dette skrivet.

 

Bokkjøp på Studia

Når du kjøper bøker på Studia, må du visa fram UiB-legitimasjon og oppgje kundenummeret til faget ditt. Kundenummera er følgjande: arabisk 1210375, engelsk 1201015, fransk 1201056, italiensk 1201056, japansk 116800, russisk 1201074, spansk 1201056 og tysk 1201024. Studia sender deretter fakturaen beinveges til instituttet.

a. Fakturaen frå Studia skal alltid vera merkt med etternamnet ditt. Døme: Hansen.

b. Dersom bøkene skal brukast i undervisninga, skal fakturaen òg merkast undervisning. Døme: Hansen, undervisning.

c. Skal bøkene dekkast av eit bestemt prosjekt el.l., skriv du opp namnet på prosjektet. Døme: Hansen, Internasjonalt kantinespråk.

Den som kjøper bøkene, må passa på at Studia merker fakturaen i tråd med det som er skissert ovanfor. Står det berre etternamn på fakturaen, blir pengane henta frå individuelle midlar den enkelte måtte ha (påskjøningsmidlar o.l.). Bokkjøp andre stader enn frå Studia blir ordna anten med at fakturaen blir sendt direkte til instituttet, eller at den enkelte legg ut for boka og får refundert summen gjennom personfaktura (sjå nedanfor om "Refusjon av utlegg").

 

Bokkjøp til forskinga

Innkjøp av forskingslitteratur blir normalt dekt av påskjøningsmidlar (rettleiingspengar) som den enkelte disponerer. Dei som manglar slike midlar, får - innan rimelege grenser - dekt innkjøp av bøker til forskinga av fellesmidlane ved instituttet. Større innkjøp skal klarerast med instituttleiinga.

 

Faktura

Fakturaar som skal betalast av instituttet må gå via UiB sentralt. I nokre tilfelle går heile prosessen - frå bestilling til betaling - via det elektroniske innkjøpssystemet. I andre tilfelle må fakturaane sendast til mottaksadressa ved UiB. I det siste tilfellet kan fakturaen sendast med vanleg post eller som vedlegg til e-post:

A. Som vanleg post skal fakturaen sendast til:

Universitetet i Bergen
Felles fakturamottak
Postboks 7800
5020 BERGEN

The University of Bergen

Central Account Payable

P.O. Box 7800

N-5020 Bergen

NORWAY

 

B. Som vedlegg til e-post skal fakturaen sendast som pdf-fil til regnskap-saksbehandler@uib.no. Merk at det berre er eksterne brukarar, og ikkje tilsette ved UiB, som kan senda fakturaar til denne e-postadressa.

 

Fakturaen skal alltid merkast med bestillarkode 112000.
Andre opplysningar om prosjekt osb kan òg skrivast på fakturaen.

Dersom du allereie sjølv har lagt ut pengar på vegner av instituttet, skal du følgja prosedyren under "Refusjon av utlegg" nedanfor.

 

Publiseringsstøtte, forskotsbetaling

Ein del av bøkene til forskarane ved IF blir gitt ut v.h.a. publikasjonsstøtte til forlaget. Dersom ei slik bok ikkje vert gitt ut i det året ho er planlagt, kan dette føra til at støtta som er gitt til utgjevinga, blir trekt inn ved årsskiftet. I slike situasjonar kan instituttet unntaksvis forskotsbetala publikasjonsstøtta til forlaget. Men dette må avtalast med administrasjonssjefen, og følgjande vilkår må dessutan vera på plass:

1) Arbeidet med publikasjonen, inkl. samarbeidet med forlag/utgjevar, må vera i gang det året instituttet betalar ut støtta.

2) Det må vera sett eit forventa utgjevingstidspunkt for publikasjonen i det påfølgjande kalenderåret.

3) At arbeidet med publikasjonen er i gang (pkt 1 over) og at det er sett eit utgjevingstidspunkt i neste år (pkt 2 over) må stadfestast i ein avtale eller eit brev frå forlaget/ugjevaren.

Refusjon av utlegg (personfaktura)

Utgifter som skal dekkast av instituttet, skal først klarerast med administrasjonssjefen. Når du har hatt ei utgift som skal dekkast av instituttet, må du fylla ut eit eige skjema.  Legg kvitteringane ved skjemaet og send det i ein internkonvolutt merkt "Rekneskap, skanning". Personfaktura-skjemaet har eit felt for "Fakturamottakers/bestillers kode". Der skal du skriva den felles stadkoden for Institutt for framandspråk: 112000.

Når det gjeld fakturaar som blir sende beinveges frå leverandøren til universitetet, sjå "Faktura" ovanfor.

 

Stadkode/bestillarkode

I ulike samanhengar blir det spurt etter stad- eller bestillarkode for instituttet. Koden for IF er: 112000.

 

 

Instituttet kan ikkje ta på seg ansvaret for eventuelle feil i informasjonen over. Dersom nokon finn feil og manglar i informasjonen, er vi takknemlege for å få vita dette slik at vi kan retta det opp.