Reiser

Reiserekningar og reiseforskot

Når utgiftene til ei reise skal dekkast av instituttet, skal den enkelte fylla ut reiserekningsskjema og senda det i internposten til HF-PØS v. Vigdis Westgaard. Reiserekninga ligg òg som vedlegg nedst på denne sida (pdf-dokument). Originalkvitteringar skal leggjast ved reiserekninga og festast med limband i kronologisk rekkjefølgje på eit A4-ark. Helst skal òg utanlandsk valuta reknast om til norske kroner. Hugs å fylla ut opplysningane oppe på side 1 skikkeleg, inkludert føremålet med reisa, og signere nede på sida.

• Alle utgiftene som skal dekkast, skal førast på reiserekninga.
• Skulle det unntaksvis vera utgifter som er dekte på annan måte (t.d. betalt direkte av instituttet), må det opplysast om dette i merknadsfeltet på reiserekninga.
• Hugs at faktura for reiseutgifter (hotell, flybillett o.a.) ikkje skal sendast beinveges til instituttet for betaling. Betalinga kan i første omgang dekkast ved at den enkelte legg ut frå eiga lomme, brukar kredittkort eller bed om reiseforskot i god tid før reisa. Reiseforskot skal anvisast av administrasjonssjefen ved instituttet, og forskotet kan dekkja inntil 75 prosent av utgiftene som totalt skal dekkast. I alle høve må altså den enkelte sjølv betala rekningane i første omgang. Unntaket er når vi skal dekkja utgifter for eksterne gjester som kjem til oss eller for personar i kortvarige mellombelse engasjement ved instituttet; i slike tilfelle kan vi få tilsendt faktura for fly/hotell direkte til instituttet.
• Reiser som skal dekkast av UiB, skal bestillast gjennom Berg-Hansen.
• UiB har avtale med Choice Hotels, Rica Hotels og Thon Hotels, og dessutan Britannia Hotell i Trondheim ved reiser dit. UiB-tilsette som overnattar på hotell under tenestereise, skal bruka hotell frå ei av desse kjedene så sant det finst på plassen.
• Det er faste satsar for diett i Noreg og utlandet. Når det gjeld overnatting, gjev satsen øvre prisgrense for overnattinga. Men i reiserekninga er det den reelle utgifta til overnatting som skal førast opp, dokumentert med kvittering frå hotell el.l.

Dersom reisa er eit forskingsopphald, skal ein i staden for reiserekning fylla ut eit oppgjersskjema for forskings- og utdanningsstipend (FoU) i etterkant av reisa. For FoU finst det eit eige forskotsskjema. Dersom opphaldet varer meir enn to, tre veker vil det oftast bli sett på som eit FoU-opphald.

Ta kontakt med administrasjonskonsulent Kristin Skogedal viss du har spørsmål om utfylling av reiserekning. Økonomikonsulent Vigdis Westgaard ved fakultetet og administrasjonssjef Arve Kjell Uthaug  ved instituttet kan òg hjelpa med spørsmål som gjeld FoU-stipend og reiser.