Retningsliner for fagkoordinatorar ved Institutt for framandspråk

Retningslinene er reviderte etter innføringa av programstyre og godkjende av Instituttrådet 16. mai 2012.

1. Vervet 

Instituttleiar peikar ut ein fagkoordinator for kvart av faga ved instituttet: arabisk, engelsk, fransk, tysk, italiensk, japansk (med kinesisk), russisk, spansk språk og latinamerikastudium. Fagkoordinatoren er talsperson for faget og leiar av programstyret for faget. Hovudoppgåva for fagkoordinatoren er å følgja opp undervisninga på faget. Vervet er eit bindeledd både mellom disiplinane innanfor faget og mellom faget og instituttet. Fagkoordinator skal derfor halda kontakten med dei ulike emneansvarlege på faget og med undervisningsleiaren ved instituttet. Frå administrasjonen vil fagkoordinatoren bli assistert av studiekonsulenten og eksamens- og undervisningskonsulenten for faget.

2. Arbeidsoppgåver 

A. Programstyret: Fagkoordinator er leiar av styret for det disiplinbaserte programmet på faget. Programstyre skal samlast minst ein gong i semesteret. Sjå eigne retningsliner for programstyra.

B. Orienteringsmøta: fagkoordinatoren representerer faget på orienteringsmøta ved semesterstart.

C. Undervisningsplanlegging: Fagkoordinator har ansvaret for å planleggja undervisninga og fordela undervisningsoppgåvene til fast og mellombels tilsette på dei ulike emna. Når fagkoordinator har avtala undervisninga med den enkelte læraren, skal han senda inn skjema for kvart av emna som skal undervisast neste semester. Dette skjemaet må leverast til undervisningskonsulenten seinast 15. mars i vårsemesteret og 30. september i haustsemesteret. I skjemaet legg fagkoordinator inn opplysningar om emne, undervisningsform, timetal, namn på undervisar og anslått studenttal. Deretter følgjer administrasjonen opp gjennom rombestilling, timeplanlegging, arbeidsavtalar mm. Ingen må lovast mellombels engasjement i undervisninga før lovheimel er avklara med administrasjonssjefen eller administrasjonskonsulenten. Fagkoordinatoren har innsyn i undervisningsrekneskapen for alle tilsette på faget, og får opplysningane ved å kontakta administrasjonskonsulenten.

Fagkoordinator har ansvaret for undervisningsplanlegginga både på dei ordnære fagemna, (inkl. fagdidaktikk) og på faget sin del av undervisninga på tverrfaglege tilbod som TOLKHF, TRANSHF og SPIK.

D. Eksamen: Fagkoordinator kontaktar sensorane tidleg i semesteret for å avtala eksamens- og sensurarbeidet i semesteret. Oversyn over interne og eksterne kommisjonsmedlemar til midtsemester- og sluttsemestereksamen blir levert frå fagkoordinatoren til eksamenskonsulenten seinast 15. februar i vårsemesteret og seinast 15. september i haustsemesteret. Oversynet skal innehalda følgjande opplysningar for kvart emne: namn på eksterne og interne sensorar, kven som skal laga oppgåva, kven som skal gå besøksrunde i eksamenslokalet, dato for eksamen. Deretter held eksamenskonsulenten kontakten med kommisjonsmedlemane, informerer om kor mange oppgåver som skal sensurerast, sender ut oppgåvene og annan informasjon, sender ut påminningar til dei som skal laga oppgåver og gå i lokalet.

E. Lærarmøte: Dei formelle programstyremøta tek seg hovudsakleg av meir overordna spørsmål knytt til leiing, evaluering og utvikling (t.d. studieplanendringar). I tillegg skal faga òg ha meir uformelle lærarmøte, som følgjer opp viktige praktiske spørsmål knytt til undervisninga. Fagkoordinator kallar kvart semester inn dei tilsette på faget til minst tre to slike lærarmøte. Møta skal drøfta neste semesters undervisning, fordelinga av eksamensarbeidet, tildelinga av rettleiar til nye masterstudentar, pensumendringar og eventuelt andre spørsmål fagkoordinator ønskjer å ta opp. Dei fast tilsette på faget og studiekonsulenten deltek på lærarmøta. Fagkoordinator kan i tillegg kalla inn andre etter behov.

F. Godkjennings- og innpassingssaker: INNPASSINGSSAKER (utdanningar frå andre norske studiestader): Studieleiaren og studiekonsulentane har oversyn over utdanningar som er førehandsgodkjende og har fullmakt til å svara på desse søknadene utan å rådføra seg med fagkoordinator. I tilfelle der innpassingsspørsmålet ikkje kan avgjerast ut frå førehandsgodkjenningar, skal saka sendast over til fagkoordinator som har ansvaret for å gjera den faglege vurderinga. Fagkoordinator kan om det trengst rådføra seg med andre tilsette på faget, men det er fagkoordinator som skal melda konklusjonen skriftleg tilbake til studieseksjonen, som deretter skriv svarbrev til søkjaren.

GODKJENNINGSSAKER (utdanningar frå utanlandske lærestader): Desse sakene blir saksbehandla av studierettleiar ved instituttet. Studierettleiar sender sakene over til fagkoordinator som har ansvaret for å gjera den faglege vurderinga. Fagkoordinator kan etter behov rådføra seg med andre tilsette på faget, men det er fagkoordinator som skal melda konklusjonen skriftleg tilbake til studierettleiar, som deretter formar ut svarbrev til søkjaren.

G. Studentkontakt: Fagkoordinatoren er kontaktperson for studentane og fagutvala.

H. Evaluering: Programsensorrapportar og evalueringar skal leggjast fram til drøfting i programstyret. Fagkoordinatoren har fått delegert den vidare oppfølginga av programsensorane og oppfølginga av evalueringar og rapportar. Dessutan skal fagkoordinatoren rapportera til utdanningsmeldinga om dei ulike emna på faget (i samarbeid med undervisarane på emna). Fagkoordinator i samråd med programstyret avgjer kor ofte emna skal evaluerast, innanfor minstekravet om 1/3 av emna kvart år, og lager ein plan for gjennomføringa av emneevalueringane. Emneansvarleg er ansvarleg for planlegging og gjennomføring av emneevaluering og rapport. Fagkoordinator skal følgje opp rapportene med emneansvarleg.

I. Undervisningsutvalet: Fagkoordinatorane er medlemar av Utvalet for undervisning og internasjonalisering ved instituttet.

J. Fagrådet: Fagkoordinatorane representerer normalt faget i det nasjonale fagrådet.

K. Andre oppgåver: Fagkoordinatoren er kontaktperson for spørsmål om undervisninga på faget dersom ikkje spørsmåla kan handterast reint administrativt.

3. Oppsummering av viktige fristar

15. JANUAR: internfrist for fagkoordinatorane til å rapportere til utdanningsmeldinga.

25. JANUAR: Frist for programstyra å handsama studieplanendringar for påfølgjande semester.

15. FEBRUAR: Oversynet over eksamensarbeidet for midt- og sluttsemestereksamen i vårsemesteret skal leverast til eksamenskonsulenten.

15. MARS: Skjema for neste semesters undervisning skal sendast til undervisningskonsulenten.

25. AUGUST: Frist for programstyra å handsama studieplanendringar for påfølgjande semester.

15. SEPTEMBER: Oversynet over eksamensarbeidet for midt- og sluttsemestereksamen i haustsemesteret skal sendast til eksamenskonsulenten.

30. SEPTEMBER: Skjema for neste semesters undervisning skal sendast til undervisningskonsulenten.

4. Funksjonstid og vikarordning

Fagkoordinatorane sit normalt i vervet den same fireårsbolken som instituttleiaren. Alternativt kan instituttleiar velja å engasjera ein fagkoordinator for ein toårsperiode.

Instituttleiar kan oppnemna vikar for fagkoordinator dersom det trengst, t.d. ved forskingsterminar, lengre sjukefråvær o.a.

5. Kompensasjon

Kompensasjon er fastset av instituttleiar. På engelsk og spansk blir vervet som fagkoordinator godskrive som 192 arbeidstimar kvart semester i undervisningsrekneskapen. På arabisk, fransk, tysk, italiensk, russisk, japansk med kinesisk blir vervet godskrive som 160 arbeidstimar kvart semester i undervisningsrekneskapen.