Forsker
Validere egne publikasjoner importert fra ITAR. Publikasjoner som ikke er kommet på plass fra ITAR før rapportering til DBH, må egenregistreres. Postene knyttes senere opp mot ITAR publikasjoner.

• Godkjenne at posten er ens egen.
• Medforfatter fra UiB søkes frem og personen får full navneform og UiB-tilhørighet fra autoritetsliste.
• Ved eksterne medforfattere byttes initialer ut med fulle navneformer ved å søke frem og opprette en ny person, og gi denne tilhørighet dersom enheten finnes i FRIDAs institusjonsregister.
• Egenregistrering av publikasjoner som ikke er i ITAR. Egenregistrerte poster skal holde samme kvalitet som ITAR/importerte poster når det gjelder fullstendighet.
• Klassifisering i rett kategori
• Fulle navneformer og tilhørighet fra autoritetsregister
• Utgiverinformasjon (tidsskrift, forlag,…)
• Årstall
• Sidetall, volum, hefte. NorArt postene har plassert volum og hefte feil.
• Egenregistrering omfatter også andre kategorier enn de som rapportertes til DBH. Artikler i tidskrift som ikke er i ISI, bøker som publiseres via andre kanaler enn de er (vurdert) vitneskapelige, populærvitenskapelig produksjon og andre resultater

Instituttstyrer
Ansvaret for kvalitetssikringen er forankret til instituttet gjennom leder.

• Sjekker at alle forskerne ved enheten er registrert i SEBRA. Dette er spesielt viktig med de eksternt finansierte, i tillegg til emeritus, stipendiater og gjesteforskere.
• Angir hvilke forskere som skal ha dobbel tilhørighet.
• Sjekk at alle publikasjoner er registrert. Eks. minne på frister eller sende ut lister/URL til de registrerte postene.
• Sjekker at data er klassifisert i korrekte kategorier og at det ikke er dubletter.
• Forvisse seg om at alle publikasjoner er på plass.
• Kvitterer ut data på instituttnivå