Av informasjonsrådgiver Oddvar Auran, Nord-Trøndelag fylkesskattekontor

Skatteetaten mener å ha god dekning for å påstå at leger er dårlige regnskapsførere. Dette bekreftes av de kontrollprosjekter som er utført i flere fylker. Undersøkelser tyder på at ca 70% av næringsdrivende leger ikke har ført regnskapene i samsvar med reglene i regnskapsloven.

Vårt beste tips til de som ikke oppfyller de krav som stilles i regnskapsloven er at de skaffer seg en autorisert regnskapsfører. Dette vil være lønnsomt i det lange løp.

Det er ganske skremmende at det ved de undersøkelser skatteetaten har gjennomført på forskjellige steder i landet kan påvise at ca 70 % av næringsdrivende leger ikke har ført tilfredstillende regnskaper. Ofte blir det hevdet at legene har så lang arbeidstid at regnskapsføringen blir en salderingspost. Til dette er å si at det neppe er noen god begrunnelse når skatterevisoren banker på døra. For oss som arbeider med kontrollvirksomhet, er anbefalingen at det er lite fornuftig at en yrkesgruppe som har lange arbeidsdager skal sitte å føre regnskap i en sårt tiltrengt fritid. Vårt råd er derfor at det mest fornuftige er å skaffe profesjonell hjelp. Regnskapsføringen er som kjent fradragsberettiget utgift.

Mangler

Erfaringene fra de bokettersyn som er gjennomført, kan oppsummeres slik:

* Svært få fører regnskap etter regnskapslovens bestemmelser

* Store mangler vedrørende legitimasjon av kontantomsetningen

* Fullstendige timebestillingsbøker legges ikke fram ved kontroll

* Betydelige uoppgitte inntekter, både egenandeler og refusjoner

* Påfallende lavt overskudd hos leger med næring som biinntekt

* Ikke legitimerte utgifter. Her skal det foreligge fullstendige orginalbilag for alle utgifter.

* Private utgifter fradragsført som næringsutgift

Vi sitter tilbake med et inntrykk av at mange skriver sine oppgaver selv. Våre kontroller har vist at svært ofte samles bilagene gjennom året og oppsummeres og føres inn i resultatpostene i næringsoppgavene når selvangivelsen skal innleveres. I slike tilfeller foreligger det ikke regnskap, men kun summering av bilag.

Vi har fått en ny regnskapslov som stiller nye krav til regnskapsføring og regnskapsavleggelse. Skatteetaten ønsker at de oppgaver som leveres skal ha en tilfredstillende kvalitet, slik at vi senere ikke må gå til det skritt å foreta etterligninger og bruk av tilleggsskatt.

Konsekvenser av skatteunndragelser og regnskapsmangler

Er regnskapsmateriellet som foreligger mangelfulle, vil ligningsloven gi ligningsmyndighetene anledning til å sette regnskapet til side og anvende skjønn. Dette kan være aktuelt der omsetningen ikke er legitimert etter regnskapsreglene (f eks forhåndsnummererte bilag mangler, timebestillingsbøker mangler eller daglig kassaavstemming ikke er foretatt).

Ved tilsidesettelse av regnskapet med anvendelse av skjønn på inntekten, eller dersom det konstateres uoppgitte inntekter eller for mye fradragsførte kostnader, vil det normalt ilegges tilleggsskatt. Tilleggsskatten kan ilegges med inntil 60% av det unndratte skattebeløp. Ligningsmyndighetene kan endre ligningen for de siste 10 år. I riktig grove tilfeller kan det komme på tale med politianmeldelse.

Kontroller

Med de resultater som kontrollene har vist, er det grunn til å regne med at det bare er et tidsspørsmål før kontroller blir igangsatt. Det beste råd som kan gis, er at de som ikke mestrer regnskapsføringen skaffer seg en autorisert regnskapsfører. En regnskapsfører koster en del. Men det kan bli verre om en ikke har regnskapene i orden den dagen kontrollen starter.

Regnskapsplikt mv.

Ny regnskapslov trådte i kraft fra 1.1.99. Ny forskrifter til regnskapsloven fikk vi fra 1.7.99. Loven og forskriften inneholder en del nye bestemmelser og har dessuten samlet enkelte bestemmelser som tidligere var hjemlet i andre lover eller forskrifter.

Vi vil nedenfor peke på enkelte bestemmelser som gjelder for legene.

Etter regnskapsloven § 1-2 annet ledd er alle som er pliktige til å levere næringsoppgave etter ligningsloven regnskapspliktige etter kapittel 2 i regnskapsloven. Det innebærer at de er fritatt for en del plikter som den nye regnskapsloven pålegger f.eks. selskaper som også er pålagt å avgi årsregnskap i en spesiell form med bla. benyttelse av spesielle vurdringsregler og noteopplysninger til årsregnskapet. Dette gjelder ikke leger som driver sin virksomhet i aksjeselskaps form etter § 1-1 første ledd nr.1. De vil ha full regnskapsplikt med årsregnskapsplikt, noteopplysningsplikt, osv.

Den nye regnskapsloven stiller ikke lenger krav om at spesielle bøker skal føres. Men en regnskapspliktig skal registrere i et system alle de transaksjoner og disposisjoner som har betydning for utarbeidelse av næringsoppgaven. I praksis vil vi anta at dette systemet vil være et tradisjonelt elektronisk regnskapsprogram eller et manuelt system med de tradisjonelle bøkene.

Registrering av kontantomsetning

Den nye regnskapsloven setter spesielle krav til registreringen av kontantomsetning. For legers vedkommende kan det skje på kassaapparat. Kassaapparatet skal telles opp daglig og skal daglig kunne skrive ut daterte summeringsrapporter. Dersom kassaapparatet har mulighet for det, kan summeringsrapportene oppbevares elektronisk i kassaapparatet.

For leger er det ikke plikt til å bruke kassaapparat, men hvis det ikke brukes, skal kontantomsetningen dokumenteres ved gjenpart av daterte, forhåndsnummererte salgsbilag. Kontantsalget skal sammenholdes med daglig opptelling av kassen og skal dokumenteres.

For leger som er lønnet og kun har ambulerende virksomhet (legevakt) med omsetning mindre enn tre ganger folketrygdens grunnbeløp, kan registrering skje fortløpende i en forhåndspaginert, innbundet bok.

Timebestillinger

Regnskapspliktige som utfører tjenester etter timebestilling, skal registrere bestilte timer. Registreringen skal omfatte tidspunktet for utførelse av tjenesten og pasientens navn. Dersom avbestilt time erstattes av ny time, skal den nye bestillingen framgå i timebestillingssystemet. Den tidligere bestillingen kan fjernes.

Registreringen av bestilte timer inngår som endel av regnskapsmateriellet og er oppbevaringspliktig i 10 år.

Tidspunktet for registrering

Annen registrering utover registrering av timebestillinger og kontantomsetning skal minst skje ved utløpet av hver periode med pliktig rapportering. Eksempler på pliktig rapportering kan være levering av selvangivelse med næringsoppgave.

For regnskapspliktige som har ansatte, er det kun krav om at lønningsregnskapet er ajour ved utløpet av hver rapporteringsperiode som vil være tidspunktet for innlevering av oppgaver over arbeidsgiveravgift og skattetrekk.

Oppbevaringsplikt

Regnskapsmateriell skal oppbevares ordnet og betryggende i 10 år etter regnskapsårets slutt. Det skal oppbevares på en slik måte at lesbarheten opprettholdes i hele oppbevaringstiden.

Som regnskapsmateriell regnes all pliktig registrering av transaksjoner og disposisjoner. For leger vil det foruten det tradisjonelle regnskapsmateriellet også være oppbevaringsplikt bla. på alt grunnlagsmateriell for lønn og skattetrekk, timebestillingsmedia, summeringsstrimler fra kassaapparat, brukerhåndbok til regnskapsystemet og kassaapparatet.

Overgangsregler ift ny regnskapslov

Fram til 1.1.2001 kan den regnskapspliktige velge å benytte regnskapsreglene i den gamle loven av 13.5.77 og i de gamle regnskapsforskriftene ved registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger.

Plikter ved offentlig kontrollinnsyn

Etter regnskapsloven § 2-7 og 2-8 skal den regnskapspliktige legge fram regnskapsmateriellet for offentlig kontrollmyndighet i en form som muliggjør etterkontroll.

Den regnskapspliktige skal dessuten yte nødvendig bistand ved regnskapskontrollen og stille utstyr og programvare til disposisjon for kontrollen. Dersom den næringsdrivende har overlatt registrering og oppbevaring av regnskapsmateriale til andre f.eks. regnskapskontor, gjelder også plikten til å yte bistand også vedkommende.