UiB : Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet : HMS og sykefravær

RUTINER VED SYKEFRAVÆR

1. Formål

Gi en oversikt over Det matematisk-naturvitenskapelige fakultets rutiner for oppfølging av sykefravær hos sine ansatte. Dette innbefatter de regler som gjelder rett til lønn under sykdom for statens tjenestemenn, samt universitetets rutiner for oppfølging av sykefravær.

Universitetet i Bergen (UiB)/Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet (MN) skal være en god arbeidsplass der den enkelte arbeidstaker ivaretas også ved sykdom. Derfor har en som formål å komme i kontakt med den sykmeldte på et tidlig tidspunkt i sykmeldingsperioden. Tidlig kontakt er ett av flere tiltak som UiB har for å bidra til at en kan unngå unødvendig lange sykefravær og at den ansatte skal kunne komme raskere tilbake i arbeid. UiB har derfor med virkning fra 1. juni 2004, inngått avtale med trygdeetaten om inkluderende arbeidsliv (IA). Universitetets hovedmålsetting med avtalen er å bedre oppfølgingen av sykmeldte arbeidstakere.

2. Hjemmel

• Regelsamling ved UiB - Del 8, 5.8.1.
• HMS-håndboken ved UiB - Kap. 5.1
• Lov om folketrygd (FTL)
• Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. (AML)
• Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser, § 18, jfr § 11

3. Omfang og begrensninger ved rett til lønn under sykdom

Arbeidstaker har rett til full lønn under sykdom i ett år, uten friperioden (de 2 første ukene og 2 kalenderdager i hvert sykefravær - til sammen 16 dager). Arbeidstakere i staten som har en fast ukentlig arbeidstid, har etter hovedtariffavtalen rett til full lønn under sykdom. Deltidsansatte utbetales forholdsmessig lønn. Det er et vilkår at vedkommende har tiltrådt tjenesten.

Arbeidstakere som har universitetet som arbeidssted, men som ikke har staten som arbeidsgiver, får lønn under sykdom etter reglene i folketrygdloven på samme måte som før. (Dette gjelder f.eks. Unifob.)

4. Arbeidstakers og arbeidsgivers rettigheter og plikter

Både arbeidsgiver og arbeidstaker har visse rettigheter og plikter i forbindelse med sykefravær:

Arbeidstakers ansvar

• Å melde sykdomsforfall snarest mulig til nærmeste foresatte tjenestemyndighet, samt gi opplysninger om fraværets sannsynlige varighet. (Jfr. fellesbestemmelsenes § 18 nr 4)
• Å legitimere at fraværet skyldes sykdom. Dette gjøres enten ved egenmelding eller ved legeerklæring (sykmelding). Egenmelding/sykmelding skal leveres i rett tid. Rett til sykepenger kan falle bort hvis en ikke gir beskjed slik det beskrives i denne rutinen. (Jfr. fellesbestemmelsene, § 18 nr 5) Se pkt. 5 "Rutiner for bruk av egenmelding".
• Å bidra til positiv dialog med nærmeste leder om egen funksjonsevne og nødvendige tiltak for å være i eller komme tilbake i arbeid
• Å opplyse om egen funksjonsevne og selv foreslå mulige tiltak for å være i eller komme tilbake til hel- eller deltidsarbeid (FTL § 8 nr 8)
• Å opplyse om fraværet er relatert til arbeidssituasjonen
• Å være aktivt med i utarbeidelsen av egen oppfølgingsplan og bidra aktivt i oppfølgingsarbeidet. (AML§ 16 nr. 1)
• Å medvirke til gjennomføring av arbeidsmiljøarbeidet ved eget arbeidssted og melde fra til arbeidsgiver dersom en pådrar seg sykdom som en mener har sin årsak i arbeidsstedet eller forholdene på arbeidsstedet (AML § 16).

Arbeidsgivers ansvar

• Å ta initiativ til og bidra til positiv dialog og samarbeid med arbeidstaker - dialogen er grunnlag for oppfølging av den enkelte sykmeldte og iverksetting av tiltak for at arbeidstaker skal bli i/komme tilbake til arbeid
• Å etablere rutiner for oppfølging av sykmeldte
• Å tilrettelegge arbeidet for den enkelte arbeidstaker (AML § 12)
• å registrere sykdom som kan antas å ha sin årsak i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen (AML § 20)
• Å legge til rette for å kunne rekruttere og beholde eldre arbeidstakere
• Å føre fraværsstatistikk og oversikt over instituttets/avdelingens bruk av egenmeldinger
• Å utarbeide individuell oppfølgingsplan i samarbeid med den sykmeldte innen seks uker
• Å bidra til omskolering, etter- og videreutdanning slik at den langtidssykmeldte kan bli kvalifisert til nytt arbeid i virksomheten
• Så langt det er mulig, legge forholdene til rette for at arbeidstaker med redusert funksjonsevne skal kunne beholde et passende arbeid (AML §§ 13 og 14)
• Å etablere rutiner for oppfølging av helse, miljø, og sikkerhet (HMS-håndboken).

5. Bruk av egenmelding

Arbeidstaker kan nytte egenmelding når sykefraværet varer inntil 8 kalenderdager. Dersom en er arbeidsufør både på dager umiddelbart før og umiddelbart etter arbeidsfrie dager, medregnes de arbeidsfrie dagene når antall kalenderdager beregnes (jfr. hovedtariffavtalen i staten, § 18 nr 4).

Retten til å bruke egenmelding er undergitt følgende begrensninger:

• Arbeidstaker må ha vært tilsatt i minst 2 måneder.
• Egenmelding kan nyttes inntil 24 dager i løpet av en 12 måneders periode (uavhengig av kalenderåret).
• Dersom en benytter 8 egenmeldingsdager i løpet av en 16 dagers periode, må man arbeide 16 dager (arbeidsgiverperioden) før ny egenmelding kan benyttes. Sykefravær i denne perioden må dokumenteres med sykmelding. Dersom fraværet i en 16 dagers periode til sammen overstiger 8 kalenderdager, må det legges fram legeerklæring for hele den siste fraværsperioden.

Egenmeldingsskjemaet består av 2 sider. Side 2 fylles kun ut dersom arbeidssituasjonen er hovedårsak/medvirker til fraværet.

Rutiner for utfylling av egenmelding finner du her.

• Arbeidstaker plikter å gi beskjed til instituttet/avdelingen så tidlig som mulig første fraværsdag.
• Den som tar imot beskjeden, fyller ut pkt. 1 i egenmeldingsskjemaet og signerer.
• Skjemaet legges deretter i posthyllen til vedkommende som er borte fra arbeidet.
• Når Arbeidstaker er tilbake på jobb, fyller vedkommende ut pkt. 2, signerer og leverer skjemaet til leder eller den han/hun har bemyndiget.
• Original av egenmeldingsskjemaet sendes fakultetssekretariatet
• Dersom Arbeidstaker har fylt ut side 2 (pkt. 3 og 4), leveres denne delen direkte til leder for videre oppfølging.
• Instituttet/avdelingen plikter selv å føre fraværsstatistikk og oversikt over bruk av egenmeldinger ved egen avdeling.

6. Bruk av sykmelding

Når en arbeidstaker ikke har rett til å nytte egenmelding, (jfr. forrige avsnitt), må legeerklæring (sykmelding) legges fram som dokumentasjon på sykefraværet.

Sykmeldingen må sendes eller leveres til instituttet samme dag som den utstedes. Arbeidstaker plikter å ta kontakt med overordnede på instituttet dersom vedkommende har problemer med å få levert sykmeldingen.

7. Aktiv sykmelding

Det er kommet nye regler om sykemelding per 01.07.04. Aktiv sykmelding skal målrettes. Aktiv sykmelding skal forbeholdes tilfeller der den sykmeldte ikke kan utføre sine vanlige arbeidsoppgaver. Dersom den sykmeldte kan utføre en del av sine vanlige arbeidsoppgaver ved å arbeide redusert tid eller ved å bruke lengre tid for å utføre oppgavene, skal det brukes gradert sykmelding. Perioden for aktiv sykmelding skal reduseres fra 12 uker til fire uker i enklere tilfeller, og til åtte uker dersom rehabilitering eller tilrettelegging tar lengre tid. En forlengelse utover 8 uker må, også for IA-virksomheter, godkjennes av trygdekontoret.

Skal aktiv sykmelding benyttes, er det viktig å komme i gang så tidlig som mulig i sykmeldingsperioden. Den sykmeldte bør sammen med lege og nærmeste overordnede vurdere om aktiv sykmelding kan være aktuelt. En forutsetning for å komme inn under ordningen, er at arbeidstaker er 100% sykmeldt.

• Den sykmeldte diskuterer med egen lege muligheten for aktiv sykmelding.
• Den sykmeldte leverer sykmelding til arbeidsgiver og tar samme dag kontakt med instituttet for å få tilsendt skjema for aktiv sykemelding. Dette skjemaet tar arbeidstaker med til nærmeste overordnede.
• Den sykmeldte og nærmeste overordnede diskuterer hvilke arbeidsoppgaver som kan være aktuelle i denne perioden og blir enige om hva som skal inngå i avtalen.

Planen som arbeidstaker og nærmeste overordnede utarbeider i fellesskap, må beskrive hensikten med tiltaket:

• Hvilke oppgaver/aktiviteter som skal utføres
• Hvor lang tid aktiv sykmelding er planlagt brukt
• Antall arbeidstimer den sykmeldte er i stand til å arbeide pr dag eller pr. uke
• Navn på ansvarlig oppfølgingsperson ved instituttet

Mal for en slik avtale m/veiledning finner dere her. Planen skal være forpliktende for begge parter. Planen sendes det lokale trygdekontoret, med kopi til Bedriftshelsetjenesten (BHT) (tidligere HMS-avdelingen).

UiB betaler lønn for den sykmeldte i den aktuelle perioden. Arbeidstaker kan ha aktiv sykmelding i inntil 12 uker med mulighet for ytterligere forlengelse i 12 uker.

Dersom en arbeidstaker ønsker å gå i arbeid framfor å være sykmeldt, kan det ytes reisetilskudd fra folketrygden i stedet for sykepenger. Dette gjelder dersom en midlertidig ikke kan reise på vanlig måte til og fra arbeidsstedet på grunn av sykdom eller skade. Reisetilskuddet skal dekke nødvendige ekstra transportutgifter. Til en arbeidstaker ytes reisetilskuddet tidligst fra og med 17. dag etter at arbeidsuførheten oppsto. Jfr. FTL § 18 nr 4. Ved beregning av ytelsen fratrekkes ordinære transportutgifter til og fra arbeidsstedet.

Det kan søkes om stønad fra trygdekontoret til hjelpemidler på arbeidsplassen og ombygging av maskiner (FTL § 10 nr 5 og § 10 nr 7). Stønad kan gis når hjelpemidler er nødvendige for at Arbeidstaker skal kunne fortsette i eller begynne på et arbeidsforhold.

8. Rapportering fra institutt/avdeling

Skjemaet "Melding om sykefravær, velferdspermisjon og eksamenspermisjon" skal fylles ut av instituttet/avdelingen og sendes fakultetssekretariatet innen den 5. i hver måned. Skjemaet påføres antall egenmeldinger som er sendt fakultetet i forrige måned, i tillegg til innvilgede velferdspermisjoner og eksamenspermisjoner. Skjemaet sendes selv om det ikke har vært fravær ved instituttet/avdelingen i løpet av vedkommende måned.

Ovennevnte frist må overholdes, blant annet fordi egenmeldingene inngår i UiBs refusjonskrav for sykepenger til Trygdekontorene. Slike krav blir foreldet etter 3 måneder.

Ved legeerklæringer (sykmeldinger) skal Del II, egenerklæring, (grønn del) fylles ut og sykmeldingen underskrives av den sykmeldte. Sykmeldingen påføres instituttets/avdelingens stempel og videresendes fakultetssekretariatet (2 deler). Det er viktig at legeerklæringer videresendes så snart som mulig. Dersom et sykefravær som er meldt ved egenmelding går over til sykefravær med legeerklæring, må egenmeldingen sendes sammen med legeerklæringen.

Instituttleder/kontorsjef har plikt til å melde udokumentert sykefravær til Personal- og økonomiavdelingen v/Kontor for personaladministrasjon og lønn, som vil foreta trekk i lønn.

9. Melding av avvik, ulykker og nestenulykker

Prosedyren for melding finner du her. Prosedyren gjelder for alle avvik, ulykker eller nestenulykker som skjer ved UiB. Studenter og andre personer (publikum ol.) som ikke er ansatt ved UiB, omfattes også av prosedyren.

Definisjoner

Ved ulykke og nestenulykke

Ansvar:

• Leder ved grunnenheten eller person med delegert myndighet har ansvaret for å fylle ut de nødvendige skjemaene på vegne av UiB.
• Den skadede/involverte har ansvaret for å fylle ut pkt. 2.1-2.7. Pkt. 2.8-2.9 på "Skjema for melding av avvik, ulykker og nestenulykker", skal fylles ut sammen med leder.

• Internt: "Skjema for melding av avvik, ulykker og nestenulykker"
• Rikstrygdeverket : RTV-Blankett

Ved personskade som har medført medisinsk behandling - RTV-blankett skal fylles ut, samt "Skjema for melding av avvik, ulykker og nestenulykker". Ved skade på publikum skal "Skjema for melding av avvik, ulykker og nestenulykker" fylles ut. Ved ulykker som har medført dødsfall eller alvorlig skade, skal enheten straks, og på hurtigste måte varsle Arbeidstilsynet og politiet. Enheten skal bekrefte varslet skriftlig. Verneombudet skal ha kopi av bekreftelsen. I henhold til beredskapsplan for universitetet (Regelsamlingen del 5 pkt. 3.1) skal også universitetsdirektøren varsles ved ulykker som har medført dødsfall eller alvorlig personskade.

• RTV-blankett - fylles ut av instituttleder/kontorsjef og sendes til trygdekontoret i den skadedes bosteds- eller oppholdskommune. Kopi til BHT.
  Ved stikk-/kuttskader som ikke krever medisinsk behandling, er det ikke nødvendig å fylle ut RTV-blankett med mindre den skadede selv ønsker det.
  
• Intern skademelding - "Skjema for melding av avvik, ulykker og nestenulykker" fylles ut. Den skadede/involverte fyller ut pkt. 2.1-2.7 og pkt. 2.8-2.9 skal fylles ut sammen med leder. Skjemaet underskrives av den skadede/involverte personen og leder. Instituttet/avdelingen beholder originalen, kopi til den skadede/involverte, BHT, verneombudet. Melding skal skje innen 48 timer.

10. Skjema og lenker

• Skjema - "Egenmelding om sykefravær"
• Skjema - "Individuell oppfølgingsplan"
• Skjema - "Avtale om bruk av egenmelding for pårørende til rusmisbrukere"
• Skjema - "Melding til HMS-avdelingen om sykmeldt arbeidstaker"
• Skjema - "Oppfølging sykefravær"
• Skjema - "Melding om sykefravær, velferdspermisjon og eksamenspermisjon"
• Skjema - "Skjema for melding av avvik, ulykker og nestenulykker"
• For bestilling av RTV-blankett, kontakt BHT.
• Skjema - "Aktiv sykemelding"

11. Prosedyre for oppfølging av sykefravær ved MN-fak

*) Den ansatte kan stille med bistandsperson, ev. tillitsvalgt/verneombud.

Sist oppdatert 25.01.07 av Tove-Lise Størksen. Kommentarer til denne siden.