Resultatet av framtida

Synnøve Myhre, Nina Mevold og Kim Ove Hommen ser lyst på framtida. Foto: Anne Sidsel Herdlevær, UiB

Det er om lag eit halvt år sidan Framtidas fakultet vart realitet, åtte institutt vart til fem og mange fekk nye eller endra arbeidsoppgåver. Men korleis har dei tilsette ved Medisinsk-odontologisk fakultet opplevd denne omstillinga?

Det lurte også Anne Lien og Kjell Tore Torvund ved BI i Bergen på. Og deira masteroppgåve «Offenlige endringsprosesser i et strategiperspektiv» sette omstillinga ved MOF under lupa. Dei evaluerte den administrative delen av omorganiseringa.

- Vi hadde ei spørreundersøking og ei intervjurunde, fortel Lien.

-Vi vil gjerne få takke alle som stilte opp. Alle vi snakka med var veldig engasjerte, og svarprosenten låg også godt over det som er vanlig, seier ho.

Mange kjensler

Det er få periodar på ein arbeidsplass som vekkjer så mange kjensler i dei tilsette som ei dugeleg omorganisering. Forventing, frykt, nervøsitet, spenning, glede, nyskjerrigheit. Diskusjonane var livlege, og engasjementet var stort. Ei som fekk merke dette var leiar av Arbeidsgruppe 2, Synnøve Myhre.

-Det kjekkaste var utan tvil diskusjonen i arbeidsgruppa, det var veldig mange gode diskusjonar i gruppa, og alle bidro på lik linje, seier Myhre.

-Det kjentes litt som ei god gammaldags kollokviegruppe frå studietida. Det mest utfordrande var utarbeidinga av bemanningsplan. Det var ein prosess som krevde mykje energi, og som opplevdes som utmattande til tider. Det eg kanskje syns var overraskande i etterkant var det ikkje vart meir av ein prosess kring teknikargruppa, all den tid Arbeidsgruppe 2 fekk endra mandat og oppnemnt nye medlemmar i gruppa for å inkludere teknikarane i arbeidet, seier ho.

Gode skussmål

Men det harde arbeidet gav resultat. Som det står i evalueringsrapporten: «Datagrunnlaget antyder at ledelsen har tatt et bevisst eierskap til prosessen og gått inn for å ta vare på og styrke organisasjonskulturene ved MOF (…) Undersøkelsen indikerer også at de ansatte har en høy grad av organisasjonstilhørighet og opplever økt sosial støtte i sitt nye arbeidsmiljø.»

-Det vi kan seie er at undersøkinga vår tyder på at MOF har gjort mykje riktig, seier Anne Lien.

-Prosessen opplevast i store trekk som relativt vellukka, og dette baserer seg i hovudsak på tre tilhøve - dei tilsette har fått mogleik til å være involvert, både ved seminar, innspel, referansegruppe med brei forankring, for å nemne eit par døme. Det har også vore mykje informasjon i mange kanalar, slik at dei som var interesserte har fått den informasjonen dei trengte. I tillegg er det i stor grad eining om at godt leiarskap har ivareteke den enkelte, seier ho.

Studiesjef ved fakultet, Kim Ove Hommen, var prosjektkoordinator for Framtidas fakultet. Og i den rolla var han av dei som fekk innspel frå dei tilsette. Mange innspel.

- Eg tykte det var veldig positivt at det kom inn så mange gode innspel, frå ulike delar av organisasjonen, og at desse var med på å justere kursen undervegs. Det var med på å sikre ei god forankring for endringane, og påverka resultatet på en positiv måte, seier han.

Intet er perfekt

Men sjølvsagt, ein dans på roser var det ikkje for alle, heile tida. Og det er nyttig lærdom.

-No er det sjølvsagt alltid ting som kunne vore gjort annleis, fortel Lien.

-I følgje vår undersøking gjelder det først og fremst at tidspress og ressursknappheit i implementeringsfasen skapte eit visst negativt inntrykk blant dei tilsette. Det vart mykje som skulle skje på ein gong. Det vart eit stort arbeidspress på personalet. Men likevel kom ein i mål, først og fremst takka vere ein kultur for å stå på, seier Lien.

Det kan direktør Nina Mevold skrive under på.

-Det var krevjande. Det er umogleg å "stenge butikken medan ein pussar opp", fakultetsdrifta måtte gå som vanleg også under omstillinga. Vi hadde ikkje ekstra bemanning til prosjektoppgåvene. Men samstundes har det vore veldig spennande å arbeide tett i den administrative leiargruppa om å oppnå felles administrative mål, seier ho.

Endå meir framtid

Framtidas fakultet er berre eit halvt år gammal, og skal etablere seg vidare. Kim Ove Hommen ser lyst på det. -Eg trur vi har no har rigga ein meir fleksibel og profesjonell organisasjon enn det som var tidligare, seier han.

-Den nye organisasjonen vil trenge litt tid på å sette seg, men allereie no ser vi at administrative delmål, som raskare saksbehandling, gjer seg gjeldande. Meir like strukturar mellom institutt og mellom fakultet og institutt lettar samarbeid mellom nivå og bind enkeltdelane saman til eitt fakultet.

Nina Mevold fortel at den nye organisasjonen har trekt til seg dyktige folk allereie.

-Vi har fått uvanleg mange og kompetente søkarar til alle dei nye stillingane, både UiB-interne og eksterne søkarar. Som eit godt døme kan egn emne søkarane til stillingar ved Rekrutteringsseksjonen, der vi fekk på plass ein rekrutteringssjef frå privat sektor, samt at vi har rekruttert ein erfaren organisasjonspsykolog. Det er uvanleg å få til nye administrative satsingsområde når administrasjonen er redusert litt, seier Mevold.

Og når det gjeld framtida for Framtidas fakultet, anar Mevold konturane av ein smidigare organisasjon.

-Eg både trur og håpar at fagmiljøa vil få enda betre og meir effektiv administrasjon. Eg vil oppfordre brukarane om å ha eit bevisst forhold til sin administrasjon, og forvente mykje av administrasjonen, avsluttar ho.