Søknad

Hvilke tjenester UiB tilbyr i søknadsfasen er avhengig av når søker tar kontakt for støtte, søknadsstype og om UiB er koordinator eller partner. 

Søkere vil få søknadsstøtte av forskningsrådgiver ved sitt fakultet/institutt/senter, og skal ta kontakt med sin lokale rådgiver i god tid før søknadsfrist. 

Søkere til Horizon Europe og større utlysninger fra Forskningsrådet (SFF, SFI, FME, Infrastruktur) får i tillegg tilbud om støtte fra rådgiver fra Forsknings- og innovasjonsavdelingen (FIA) som jobber sammen med fakultets/instituttrådgiver i søknadsprosessen. 

Studieavdelingen (SA) koordinerer støtten for SFU- søknader, og bistår i både Erasmus+ og andre utvalgte søknadstyper. 

Økonomiavdelingen bistår lokalt støtteapparat i de ulike Horizon Europe-programmene, og i sentersøknader. Kommunikasjonsavdelingen (KA) og HR-avdelingen bistår i spørsmål relatert til deres fagfelt. Universitetsbiblioteket (UB) bistår i spørsmål relatert til blant annet (åpen) publisering, siteringsindikatorer og litteratursøk. 

Søknadstjenester BOA (engelsk)

I starten av søknadsarbeidet skal det avklares hvem som har ansvar for de ulike delene av søknadsarbeidet, og hvem som skal godkjenne elementene i søknaden.

Prosjektleder er ansvarlig for å forankre søknad både økonomisk og faglig med ledelsen på sitt institutt/enhet.

• Søknaden skal inneholde et budsjett som viser prosjektets finansiering fra eksterne finansieringskilde og egenfinansiering fra UiB. Det er et statlig krav at all egenfinansiering og egeninnsats på bidragsprosjekter skal synliggjøres i budsjetter og regnskap.

• Forpliktelsene er også synliggjort når prosjektet klassifiseres. Dette innebærer at det skal vurderes om det er et bidragsprosjekt eller et oppdragsprosjekt som er avgiftspliktig, avgiftsfritt eller utenfor avgiftsområdet. Økonomiavdelingen ved regnskapskontoret kan bistå i dette arbeidet.

• Faglig forankring må også avklares om søknaden er i hht instituttet og/eller institusjonens strategi. For EU søknader er det utarbeidet et eget autorisasjonsskjema(EN)/autorisasjonsskjema(NO) som instituttleder skal signere og gi en bekreftelse på at prosjektet er vurdert til å være av faglig interesse. I andre finansieringskilder, for eksempel søknader til Forskningsrådet skal instituttledelsen kvittere før elektronisk søknad kan sendes.
   
• Lovverk og forskrifter knyttet til forskningsdata
  Helseforskningsloven gjelder for medisinsk og helsefaglig forskning på mennesker, humant biologisk materiale eller helseopplysninger. Er det tema innenfor disse områdene som ikke er regulert innenfor Helseforskningsloven med forskrift, så gjelder Personopplysningsloven med forskrift. Prosjektleder forplikter seg til å følge disse forskriften

Prosjektleder er ansvarlig for å utarbeide prosjektbeskrivelse med støtte fra institutt/fakultetsrådgiver. 

Innhold i prosjektbeskrivelsen, og elementer som skal legges ved søknaden vil være ulik fra søknadstype til søknadstype.  

En søknad består ofte av fem elementer:

• Elektronisk søknadsskjema
• Prosjektbeskrivelse
• Budsjett
• CV'er og informasjon om partnere
• Eventuelle vedlegg beskrevet i utlysningen (avtaler, letters of intent etc)

Avtale med samarbeidspartnere, Letters of Intent og lignende

Immaterielle rettigheter

Innovasjon og kommersialisering av forskningsresultater

Prosjektledelse og bemanning av forskningsgrupper

Åpen tilgang til forskningsdata Forskningsdata er en sentral del av verdiskapingen ved universitetene. Å fremme åpen tilgang til forskningsdata er en strategi for å utnytte potensialet fullt ut og derved maksimere effekten av forskningsaktiviteter i et digitalt samfunn. Hovedprinsippet med åpen tilgang til forskningsdata er at data skal være så åpne som mulig, men så lukkede som nødvendig. For eksempel kan ikke personlige og sensitive personopplysninger, eller data som vil være i konflikt med immaterielle rettigheter og kommersialisering, gjøres fullstendig tilgjengelig. 

Datahåndteringsplan I noen søknader er det krav om beskrivelse av hvordan forskningsdata vil bli håndtert i prosjektet - en Datahåndteringsplan (DMP). DMP er et formelt dokument som beskriver hvordan prosjektet skal håndtere dataene både under forskning, og etter at prosjektet er avsluttet. Målet med en DMP er å vurdere de mange aspekter av data management, metadata generering, data bevaring og analyse før prosjektet starter for å sikre at data blir godt forvaltet i nåtiden, og forberedt for bevaring i fremtiden. En datahånteringsplan vil minst inneholde en beskrivelse av forskningsprosjektets data, hvordan data oppbevares under og etter prosjektet og hvem som skal ha tilgang til data. 

Bibliometri for CV, åpen publisering og Data Mangement Plan

Dersom prosjektet innebærer innsamling av personopplysninger, eller faller inn under helseforskningsloven må UiB sine rutiner for dette inn i prosjektplanlegging i søknadsfasen. Disse rutinene er forankret i Overordnede rammer for behandling av personopplysninger ved Universitetet i Bergen. Prosjektleder skal vurdere om prosjektet gjelder medisinsk- og helsefaglig forskning og dermed omfattes av helseforskningsloven. 

Ny løsning for søknadsmodul vil komme i løpet av våren 2023. Frem til UiB tar i bruk prosjektsøknadsmodulen i Unit4 ERP registreres søknadene manuelt ved instituttene. Informasjon om denne modulen blir oppdatert her.

Lokal prosjektøkonom bistår prosjektleder ved utarbeidelse av budsjett i søknadsfasen: Utarbeide budsjett

De fleste søknadstyper skal inneholde planer for formidling, kommunikasjon og dialog med interessenter.
Kommunikasjon om prosjektet og resultatene skal skje gjennom hele prosjektperioden og en tid etterpå.

Kommunikasjonsplan    

Økt synlighet og oppmerksomhet rundt ditt forskningsprosjekt kan bidra til bedre gjennomslag. Hvordan kan du profilere din søknad og forskningsprosjekt? 

UiB Opp er UiB sitt interne kompetanseprogram knyttet til søknadskriving for både forskning, utdanning og innovasjonsprosjekt. Programmet er åpent for både vitenskepelig og administrativt ansatte. 

Samleside for kompetanseutviklingstilbud ved UiB for vitenskapelige ansatte 

Forskningsrådet tilbyr flere kurs i søknadsskriving for Horizon Europe prosjekter. Kunnskap fra mange av disse kursene kan brukes til andre finansieringkilder.

Trenger du midlertidig personell til prosjektet du skal søke finansiering for?

Rekruttering i offentlig sektor er strengt regulert i lov, forskrifter og reglement. UiB har også en egen policy for hvordan den eksternt finansierte porteføljen skal forvaltes.

HR på instituttet/fakultetet ditt kan hjelpe med å vurdere hvilke type stillinger du kan skrive inn i prosjektsøknaden din, alt etter hvilken kompetanse du er ute etter, og hvor lenge du anslår at du vil ha behov for denne kompetansen.