Maler og huskelister
Sjekkliste for planlegging av et arrangement.
Hovedinnhold
Ting å tenke på i forkant:
Hvem har fått ansvar for programmet?
Skal det opprettes egen programkomité?
Hvem bestemmer? Dvs: Hvem skal vi spørre når en avgjørelse må tas?
Hvem har fått ansvar for å være sekretariat ansvarlig?
Vurdere å bruke studenter som frivillige
Hvilke samarbeidspartnere er med? eksterne, interne?
Skal man bruke eksterne arrangører/eventbyrå til avvikling?
Hvis det er en stor konferanse og kostnadene til eventbyrå overskrider 100 000 må pristtilbud innhentes fra minst 3 aktører (anbudskonkurranse). Her må innkjøpsavdeling kontaktes.
Dato: Sjekk om det er konkurrerende arrangementer samme dag(er) både ved UiB og ev. eksternt. Sjekk skoleruter og ferier/helligdager.
Tidspunkt: Når kan tilreisende deltakere kan være framme på konferansestedet?
- Sted: UiB eller eksternt? Vær ute i god tid!
- Størrelse: Er det et stort arrangement som krever støtte fra Eiendomsavdelingens Driftseksjon? Ta kontakt god tid i forveien.
Påmeldingsfrist
Konferanseavgift:
Settes ofte etter budsjettet er laget.
Skal konferanseavgiften dekke hele eller deler av arrangementet?
Skal noen ha redusert konferanseavgift (studenter/ph.d./deltagere fra lavkostland?).
Bruk av Early bird? (Billigere jo tidligere du melder deg på)
Bevertning
Gave og/eller honorar til innledere:
Hvis foredragsholdere er på reise bør gaven være lett.
Se også Regler om gaver og andre fordeler for ansatte ved UiB.
Reiseutgifter
Transport/logistikk: Skal konferansen være i sentrum eller utenfor.
Trenger foredragsholdere transport eller bli hentet på flyplassen?
Kulturinnslag:
Kunsteriske/musikalske innslag må vurderes, og bør stå i stil med konferanseprofilen.
Hør om Griegakademiet har studenter, UiB har også diverse kor.
Oppgaver som må fordeles:
Budsjett og økonomi
Fremdrift og planlegging
Signaturrett ved avtaler (Sjekk med seksjonssjef hvem som har signaturrett på avtaler, bestillinger på din enhet)
Kontakt seksjonssjef for tildeling av prosjekt- og analysenummer.
(må brukes på alle bestillinger, faktura etc.)
Kommunikasjon og informasjon - internt og eksternt.
Konferansier
Produsent/teknisk ansvarlig/kontaktperson mot Driftseksjonen (hvem er ansvarlig for gjennomføringen på selve konferansedagen)
I etterkant:
Takk og feiring
Rapportering
Evaluering
Dokumentasjon
Kursbekreftelse
Publisering
Økonomi - Regnskap
