Hjem
UiB Tjenesteutvikling

Nygårdsgaten 5

Fellesadministrasjonen ved UiB flyttet inn i Nygårdsgaten 5 høsten 2023, og rundt 450 ansatte fra ulike avdelinger har sin arbeidsplass i bygget.

Bilde av universitetssmauet
Foto/ill.:
Eivind Senneset/UiB

Hovedinnhold

For å understøtte målene for fremtidens administrasjon på UiB er det viktig at de fysiske forholdene legger til rette for det. Rehabiliteringen av Nygårdsgaten 5 er et viktig ledd i dette arbeidet.  

Målet med samlokaliseringen er blant annet å gi bedre støtte til kjernevirksomheten ved UiB, øke samarbeid på tvers av fagområder, og bidra til en mer helhetlig administrasjon på UiB.  

På disse nettsidene finner du som ansatt praktisk informasjon rundt din nye arbeidshverdag i Nygårdsgaten 5. 

Åpningstider og tilgang

Hovedinngangene til Nygårdsgaten 5 er åpne for alle fra kl. 08:00-17:00.  

Du må bruke adgangskortet ditt for å komme inn i ulike deler av bygget. Ansatte i bygget kan bevege seg fritt mellom avdelingene fra kl. 08:00-16:00. Du har tilgang til din egen avdeling døgnet rundt.

UiB-ansatte generelt har tilgang til avdelingene (unntatt IT-avdelingen) i arbeidstiden, ved å bruke kort og kode. Dette gjelder fast ansatte som har stillingsprosent over 50 prosent. Andre må melde sin ankomst ved å bruke digital resepsjon (se avsnittet under).

Universitetssmauet og kafeen vil være tilgjengelig for publikum i byggets åpningstid.

Ansatte som har arbeidsplass i Nygårdsgaten 5 har fått et grønt nøkkelbånd. 

Digital resepsjon

bilde av resepsjonen
Foto/ill.:
Eivind Senneset/UiB

Eksterne besøkende og studenter kan melde sin ankomst via en digital resepsjon i 1. eller 3. etasje. Dette kan gjøres enten direkte til en ansatt eller til avdelingen. Ansatte må selv hente besøkende. 

Personlig besøk til ansatt

Får du personlig besøk i Nygårdsgaten 5, vil du motta melding på e-post og via Teams om at besøkende venter i resepsjonen. Du får også SMS hvis du har mobiltelefonummeret registrert i UiB-systemet. Meldingen inneholder navn og mobiltelefonnummer på den som kommer, slik at det er mulig for deg å gi beskjed tilbake hvis du ikke kan ta dem imot. 

Besøk til avdelinger

Besøkende kan bruke digital resepsjon for å kontakte avdelingene når de kommer til Nygårdsgaten 5. Alle avdelinger har sin egen kontaktknapp. 

Når besøkende melder sin ankomst, får utvalgte kontaktpersoner melding om dette via Teams. De må avklare seg imellom hvem som henter den besøkende. Hvis ingen svarer, sender digital resepsjon en påminnelse etter 30 sekunder. 

Brukerveiledning for bygget

Bruksanvisning for styring av lys, varme, solavskjerming finner du i brukerveiledningen for Nygårdsgaten 5. Den finner du nederst på denne nettsiden.

    Hjelp ved innflytting

    Bile av BRITA
    Foto/ill.:
    Eivind Senneset/UiB

    Ved innflytting er det gjort ulike tiltak for å følge opp det som brukerne av bygget kan oppleve av problemer eller avvik.

    IT-hjelp

    BRITA vil ha en dedikert bemanning i bygget i innflyttingsuken. Har du flyttet inn og opplever IT-relaterte problemer eller mangler utstyr, kan du oppsøke BRITA-senteret i 3. etasje og få hjelp der.  Åpningstidene vil være kl. 08:00-15:00 fra 4. september. Fra 11. september vil BRITA være i ordinær drift i bygget og være tilgjengelig for alle brukere på UiB.

    Task force

    For å sikre en god og rask oppfølging av eventuelle feil, mangler og avvik, er det opprettet en «task force» som vil være operativ den første perioden etter innflytting. Gruppen vil blant annet bestå av ressurser fra ulike deler av Eiendomsavdelingen og IT- avdelingen, og vil ha daglige møter for å fordele og følge opp forhold som meldes inn.

    Avdelingene vil samle opp feil og mangler, og melde dette samlet til «task force» gjennom en kanal i Teams, slik at ansatte ikke trenger å melde inn enkeltvis. Etter en periode vil denne oppheves og UiBs ordinære kanaler i UiB Hjelp, Lydia og andre systemer skal benyttes.

      Mat og drikke

      bilde av kafeen
      Foto/ill.:
      Eivind Senneset/UiB

      Smauet kafé

      Smauet kafé ligger i 2. etasje i Nygårdsgaten 5. Åpningstidene er fra oppstarten mandag-torsdag kl. 08:00-16:00, og fredag fra 08:00-15:00.

      Kafeen er åpen for kunder også utenfor UiB.

      Avdelingsleder hos Smauet kafé er Odd Magnus Solbue i Sammen. Smauet kafé kommer til å ha et fokus på plantebasert mat og bærekraft.

      Bestilling av bevertning

      I tillegg til kafévirksomhet, vil det være mulig for ansatte å holde større og mindre møter i Smauet kafé. Det finnes også skjermer og prosjektorer som kan brukes ved behov. Les mer under menypunktet "Bestilling av kafeen til arrangementer". 

      Hvis du bestiller bevertning til avdelingenes arealer, må du følge cateringavtalen til UiB. 

      Når du booker et arrangement i UiB Læringsarena er det Smauet kafe i byggets 2. etasje som vil stå for bevertningen, og bestillingen skal sendes gjennom UiBs bestillingssystem og videre til Sammen. Les mer om bevertning i UiB Læringsarena. 

       

      Kaffekrok ved kjøkkenet
      Foto/ill.:
      Eivind Senneset/UiB

      Kaffe og te

      Sort kaffe og te er gratis for ansatte i de sosiale sonene, i Smauet kafé og ved møterommene i 1. etasje. Du kan kjøpe andre typer kaffe både i kafeen og kaffebaren i Universitetssmauet.

      Har du større møter i møteromsavdelingen i 1. etasje, er det anbefalt å bestille kaffe fra kafeen. Se informasjon om bestillinger under Smauet kafé. 

      Bestilling av kafeen til arrangementer

      Du kan bestille Smauet kafé til faglige seminar og møter fra mandag-fredag, mellom 08-10 og 14-16. Deler av kafeens område er tilrettelagt for åpne arrangement som frokostmøter og liknende.

      Her kan du bestille Smauet kafé: Booking Smauet Kafé - UiB Læringsarena - CRESCAT - CRESCAT

      Se tilgjengelighet i kalenderen: Smauet Kafé - CRESCAT - CRESCAT 

      AV-utstyr

      Utstyret er selvbetjent og befinner seg/styres fra et låst rom i kafeen som kan åpnes med kode. Du får tilgang til denne etter bestilling.

      Det er to bøylemikrofoner og en håndholdt mikrofon tilgjengelig, samt nødvendige kabler til bruk med prosjektor. Arrangør som skal bruke lerret og prosjektør må ta med egen PC. 

      Servering

      Eventuell servering kan bestilles av Smauet kafé (Sammen) på ordinær måte (via UiB Hjelp/egen bestiller).
       

      Fasiliteter for ansatte

      bilde av sykkelparkeringen
      Foto/ill.:
      Eivind Senneset/UiB

      Sykkelparkering 

      Sykkelparkeringen har en egen inngang i 1. etasje fra Nygårdsgaten 5. Den har plass til rundt hundre sykler, i tillegg til større elsykler og tilhengere. 

      Ved inngangen vil det også være muligheter for å spyle sykkelen før du setter den fra deg. Har du elsykkel som trenger å lades, finnes det to ladeskap med til sammen åtte ladeplasser for batterier.

      skap i garderobene
      Foto/ill.:
      Eivind Senneset/UiB

      Garderobeanlegg 

      Garderobene finnes i 2. etasje, og kan også nås via en vindeltrapp fra sykkelparkeringen. Fra forrommet har du tilgang til åtte låsbare omklednings- og dusjrom, i tillegg til hundre garderobeskap. Våte klær kan tørkes i et stort tørkerom.

      I husrådets retningslinjer står det mer om bruken av garderobeanlegg og sykkelparkering:

      • Hold området ryddig. Personlige eiendeler oppbevares i skapene
      • Garderobeskap sikres med hengelås. Låsen skal merkes med navn
      • Av- og påkledning skal skje i omklednings- og dusjrommene (ikke i fellesområdet med skap)
      • Tørkerommet skal tømmes daglig
      • El- sykkel batteri kan kun lades i ladeskap

      Hvilerom

      Det er tre hvilerom i Nygårdsgaten 5. Disse ligger i 1., 5. og 6. etasje. Rommene er tilgjengelig for alle ansatte i Nygårdsgaten 5. Her er det muligheter for å amme, men rommene er ikke utrustet med vask og stellebord. 

      bilde av takterrassen med utsikt
      Foto/ill.:
      Eivind Senneset/UiB

      Takterrasse

      Det er utgang til takterrassen fra 7. etasje. Denne er åpen for alle ansatte, i arbeidstiden fra klokken 08:00-16:00.  

      Varelevering og post

      Post til UiB kommer først til postmottaket i Herman Foss´gate. Post og leveranser fra Bring distribueres til postrommet i 1. etg. i Nygårdsgaten 5. Avdelingene må hente sin egen post her. 

      Bestillinger fra andre leverandører må adresseres til Nygårdsgaten 5. Når du bestiller varer, må du også huske å be leverandøren merke dem godt med navnet og telefonnummeret ditt. 

      Leverandøren kan komme i kontakt med bestiller via den digitale resepsjonen. Dersom leverandøren ikke vet hvem som er mottaker, kan de henvende seg til avdelingene, eller få hjelp av husverten via den digitale resepsjonen.

      UiB Læringsarena

      bilde av læringsareanen
      Foto/ill.:
      Eivind Senneset/UiB

      UiB Læringsarena ligger i 1. etasje, og er en arena for etter- og videreutdanning, faglige seminarer, konferanser, kurs og tjenesteutvikling. 

      Arenakoordinatoren i Læringsarenaen er ansvarlig for booking. I læringsarenaen jobber det også verter. Du finner mer informasjon om de ulike rommene, booking og brukerveiledninger på læringsarenaens nettsider.  

      Rom og booking

      Bilde av møterom
      Foto/ill.:
      Eivind Senneset/UiB

      Møterom og prosjektrom

      Møterom og prosjektrom kan bookes i Outlook. Du kan booke rom i din egen avdeling, og i tillegg er det sju felles møterom i 1. etasje, og to felles prosjektrom i 5. og 6. etasje. 

      Husk å avbestille møterommene hvis du ikke bruker dem, for å gjøre dem tilgjengelige for andre. Du finner de ulike rommene ved å søke etter “NG5” når du legger til rom i Outlook-innkalling. 

      Felles møterom i 1. etasje:

      • Sydneshaugen (24 personer)
      • Dragefjellet (20 personer)
      • Alrekstad (20 personer)
      • Marineholmen (8 personer)
      • Møllendal (8 personer)
      • Muséhagen (5 personer)
      • Jahnebakken (4 personer)

      Brannverninformasjon

      Du kan finne informasjon om hvordan Nygårdsgaten 5 er sikret mot brann, gjennom både organisatoriske og tekniske tiltak, i en egen evakueringsplan for bygget.

      Du finner dokumentet helt nederst på denne siden. 

      Husråd, husvert og NG5 Kultur

      Bilde av husrådet
      Foto/ill.:
      Frøy Katrine Myrhol/UiB

      Husvert

      Nygårdsgaten 5 har en egen husvert. Husverten har enkelte praktiske gjøremål i bygget, og skal i tillegg bidra inn i faglige og sosiale møteplasser for de ansatte. Husverten vil blant annet ha ansvar for leverandørkontakt om utstyr i fellesarealene ikke virker, og har ansvar for bestilling av kaffe, te og kullsyrepatroner. I tillegg vil husverten ha redaktøransvar for infoskjermene i bygget.

      Husverten er Anne-Chatrine Lien, og vil være tilgjengelig fra uke 38. Hun kan kontaktes via UiB Hjelp (søk etter husverten). Gjelder det en hastesak, kan hun eventuelt kontaktes på telefon 40765594.

      Husråd 

      Nygårdsgaten 5 har et eget husråd, som består av ansatte fra hver avdeling. Husrådet har tatt over for brukerutvalget, og skal diskutere og løse overordnede forhold i fellesarealer og i arbeidsarealene. De har også ansvar for å lage husregler og retningslinjer for Nygårdsgaten 5. 

      Husverten skal delta i husrådets møter, og er husrådets koordinator. Vernelinjen er representert ved hovedverneombudet i fellesadministrasjonen. 

      Vil du ta opp en sak, kan du henvende deg til ditt medlem på avdelingen. 

      Medlemmer: 

      • Torunn Valen, SA (leder)
      • Maria Lundhaug, ITA
      • Bjørn Tore Lavik, EIA
      • Arne R. Ramslien, SFU
      • Linn Therese Nicolaysen Hauan, KA
      • Mona Viksøy, UDIR
      • Bodil Aga, SA
      • Ernst Pedersen, ØKA
      • Synnøve Sagatun Palmstrøm, FIA
      • Mary Stien Rørdal, HVO
      • Anne-Chatrine Lien, husvert

      Bilde av kulturgruppa
      Foto/ill.:
      Frøy Katrine Myrhol/UiB

      NG5 Kultur

      NG5 Kultur vil arbeide for det sosiale og faglige fellesskapet i Nygårdsgaten 5. De skal bidra til at det skapes aktivitet i bygget i tråd med byggets visjoner. Komiteen består av ansatte fra fellesadministrasjonen. Husverten kan også bidra i gjennomføring av aktiviteter.

      Du finner informasjon om aktivitetene du kan delta på via informasjonsskjermene, en egen Teams-gruppe for ansatte som har arbeidsplass i bygget, og andre felles informasjonskanaler. 

      Alle ansatte som har arbeidsplass i Nygårdsgaten 5 blir automatisk meldt inn i Teams-gruppen for NG5 Kultur.

      Medlemmer:  

      • Ole Friele, SA
      • Kristina Kvareng Skorpen, EIA
      • Are Alsaker Styve, HRA
      • Petr Kalashnikov, ITA
      • Torill Sommerfelt Ervik, KA

      Hvordan vil vi ha det i NG5

      Husrådet har utarbeidet retningslinjer for vår kultur i fellesområdene:

      Vårt NG5

      • Vær vennlig og imøtekommende og vis respekt for andres arbeidsplass
      • Alle har ansvar for å holde bygget ryddig og presentabelt
      • Ta godt imot gjester til huset

      Adkomst til bygget   

      • Bruk primært hovedinnganger, med trapp og heiser   
      • Unngå å bruke andre avdelingers areal til gjennomgang

      Møterom   

      • Vis hensyn ved bestilling av møterom
      • Husk å avbestille rom du ikke kommer til å benytte   
      • Rommene skal være ryddige etter bruk

      Hvilerom  

      • Hvilerom skal brukes ved behov og ikke som arbeidsrom

      Sosiale soner   

      • Aktiviteten i sosiale soner skal være åpen og inkluderende   
      • Hver etasje lager egne regler for bruk

      Kjøkken   

      • Hver etasje må etablere en god praksis for bruk av kjøkkenområdet, herunder fordeling av ansvar for daglig oppfølging av kaffemaskin og oppvask

      Garderobe og sykkelfasiliteter   

      • Hold området ryddig
      • Personlige eiendeler oppbevares i skapene
      • Garderobeskap sikres med hengelås
      • Låsen skal merkes med navn
      • Av- og påkledning skal skje i omklednings- og dusjrommene
      • Tørkerommet skal tømmes daglig
      • El- sykkel batteri kan kun lades i ladeskap

      Utsmykking av arbeidsarealet, planter og mer

      • Hver avdeling har ansvar for eventuell dekor og miljøskapende tiltak i avdelingens områder