Hjem

#ORG2022

Prosjekter i #ORG2022

Her er informasjon om sentrale prosjekter som er satt i gang eller støttet av #ORG2022.

Det indre arbeidsmarkedet og mobilitet

Det indre arbeidsmarkedet og mobilitet startet opp høsten 2016, og har som mål å utvikle et internt arbeidsmarked som sikrer en hensiktsmessig og dynamisk utnyttelse av våre interne personalressurser.

Prøveordning: Intern utlysning av stillinger

Intern utlysning er hovedregel for mange administrative og tekniske stillinger på UiB fra 1. september 2016 til 1. september 2017. Det er avtalt forenklede rutiner for disse tilsettingsprosessene. Prøveordningen er et tiltak som skal øke mobilitet og kompetansedeling, og samtidig spare ressurser.

Mer informasjon om prøveordningen: Økt bruk av interne utlysninger og hospitering (Nyhet på Ansattsidene 31.8.2016)

I perioden fra 1. september til 31. desember 2016 er status at 48 stillinger ble utlyst internt. Disse hadde 3,4 søkere i snitt. 5 stillinger fikk ikke kvalifiserte søkere og gikk til ekstern utlysning. Det ble målt 27 dagers saksbehandlingstid i snitt fra søknadsfristen var ute til kandidat var valgt.

Se internt utlyste stillinger her

Hospitering, rotasjon og utlån

Økt mobilitet blant ansatte kan gi faglig utvikling, bedre samarbeid på tvers og økt effektivitet.
Ledere og medarbeidere oppfordres til å benytte mobilitetstiltak som hospitering, rotasjon og utlån for ansatte i tekniske og administrative stillinger.

Mer informasjon: Bedre samhandling ved intern mobilitet (Nyhet på Ansattsidene 20.9.2016)

Per 1. januar 2017 er det ikke registrert noen økning i bruken av ordningene. Disse tiltakene krever noe mer planlegging, og det forventes at dette bedres etter at tiltakene er bedre kjent, og etter de årlige medarbeidersamtalene.

Rutiner og skjemamaler for for mobilitetstiltak

Forenklede tilsettingsprosesser

I forbindelse med de interne utlysningene er det innført en prøveordning med forenklet rutine for tilsettingsprosessen, ved at det ikke stilles krav om komite. Nærmeste leder kan i samarbeid med personalmedarbeider foreta kvalifikasjonsvurdering, intervjuer og referanseinnhenting. Rutinen er beskrevet i Lederhåndboken. Ordningen skal evalueres i august 2017, og det vil da bli vurdert om den kan benyttes for alle rekrutteringsprosesser i TA-stillinger. Så langt i pilotprosjektet har saksbehandlingstiden i snitt blitt redusert med i overkant av en måned, og det synes å være potensiale for ytterligere nedgang.

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet skal i 2017 i gang med et pilotprosjekt med bruk av vurderingskomite ved tilsetting i postdoktorstillinger. Målet er å redusere saksbehandlingstiden for å rekruttere de sterkeste kandidatene, og å redusere antallet komiteer som vitenskapelig tilsatte må delta i. Det er samtidig et viktig poeng at kvaliteten på kvalifikasjonsvurderingene ikke skal svekkes ved ordningen. 

Digital eksamen og sensur

Arbeidet med å kartlegge arbeidsprosessene knyttet til digital eksamen og sensur ble gjennomført ved Studieadministrativ avdeling høsten 2016. Prosjektet er en viktig start på arbeidet med å hente ut tids-, kvalitets- og kostnadsgevinster som følge av digitaliserings-arbeidet, og ble gitt prioritert fordi dette vil kunne gi betydelige effekter for alle ansattegrupper og våre studenter. Det eksterne firmaet Karabin AS har bistått i arbeidet og to institutt ved henholdsvis HF og SV var valgt ut som pilotinstitutt.

Hovedanbefalinger i rapporten:

  • Digital eksamen skal leveres digitalt. Med det menes at håndskrevne og papirbaserte elementer også skal kunne skannes og leveres digitalt.
  • Det bør etableres en automatisert digital «fast track» for hovedtyngden av eksamener. Dette er eksamener som ikke krever ekstra saksbehandling.
  • Få på plass erfaringsdeling og stille leveransekrav til sensurprosessen
  • Fjern manuelle operasjoner etter sensurprosessen
  • Reduser antall begrunnelseskrav og klagesaker
  • Effektiviser begrunnelsesprosessen gjennom erfaringsdeling
  • Gjør klagebehandlingen mer effektiv

Rapporten viser at disse tiltakene vil gi betydelige besparelser både når det gjelder tid, kvalitet og kostnader, og at dette er gevinster både for studentene, de vitenskapelige og administrasjonen. Utdanningsutvalget drøftet saken i møte 1. februar 2017, og anbefalte iverksetting av tiltakene i nær dialog med fakultetene.

Plan for videre arbeid:

  • Kontinuerlig oppdatering av status for de tekniske løsningene og behov for utvikling av systemene
  • Følge opp de utvalgte anbefalingene fra Studieadministrativt lederforum
  • Jobbe videre med de øvrige anbefalingene fra rapporten
  • Ressursgruppen i #ORG2022 vil arbeide videre med informasjon og opplæring
  • Videre utrulling i organisasjonen fra februar 2017
  • Bruke metodikken og verktøyet ved gjennomgang av nye arbeidsprosesser på alle administrative felt (#ORG2022)

Gjennomgang av arbeidsprosesser

Basert på erfaringene fra gjennomgangen av arbeidsprosessene knyttet til digital eksamen og sensur og bruken av analyseverktøyet VISIO, vil nye arbeidsprosesser bli gjennomgått. Målet er gjennomgang av 3-4 arbeidsprosesser pr. semester. Arbeidsprosesser med sterke innslag av digitalisering vil bli prioritert.

Våren 2017 er følgende arbeidsprosesser gitt prioritet:

  • Digitalisering av reiseregninger
  • Digitalisering av prosess knyttet til variabel lønn
  • Videre rutineforbedringer knyttet til digital eksamen og sensur
  • Utvikling av digitalt kurstilbud for ansatte

Det pågår prosess for prioritering av hvilke arbeidsprosesser som skal tas høsten 2017.

 

Prosjekt- og porteføljestyring

I regi av tjenesteeierforum pågår det nå et prosjekt for anskaffelse av verktøy for prosjekt/program og porteføljestyring ved UiB. Det er besluttet å benytte Difis (Direktoratet for forvaltning og IKT) prosjektveiviser som anbefalt prosjektmodell, og ORG2022 har en viktig rolle når det gjelder kunnskapsbygging og tilrettelegging for bruk også i alle mindre prosjekter i organisasjonen. Verktøyene med tilhørende opplæringsmateriell vil bli presentert i mai 2017.

Mer informasjon om Prosjektveiviseren finnes på http://www.prosjektveiviseren.no/

E-læringskurs om Prosjektveiviseren finnes på Difis felles digital læringsportal for staten.

 

E-læring for ansatte

UiBs digitale læringsportal for ansatte vil være tilgjengelig fra august 2017.

HR-avdelingen, i samarbeid med DigUiB og #ORG2022, er nå i gang med et pilotprosjekt hvor 7-8 kurs for ansatte skal gjøres tilgjengelig digitalt. I pilotfasen deltar kursutviklere fra Økonomiavdelinga, HMS-avdelinga, Kollegiesekretariatet og Dokumentsenteret, og følgende kurs er nå i testfase:

  • Innkjøp (systemkurs for tilgang til UiB sine system for bestilling og behandling av elektronisk faktura, Basware PM og Basware IP)
  • Innføringskurs i ePhorte  (grunnkurs for bruk av UiB sitt saks-/arkivsystem)
  • HSE at the lab for new employees (engelskspråkleg HMS-laboratoriekurs for nytilsatte)
  • Laboratoriekurs for nytilsatte (HMS-laboratoriekurs for nytilsatte) (åpen testing)
  • BOA-systemkurs (systemopplæring prosjektoppretting og utfakturering i økonomisystemet Oracle Project Account (PA-modulen), og systemopplæring i å bruka programmerte excel-skjema til å overføra manuelle bilag til Basware IP)
  • SAFE-kurs (system for sikker lagring av sensitive persondata i forsking) (åpen testing)
  • Digitale reiseregninger

 

Dette vil vi oppnå med elæringsprosjektet:

  • Vedlikeholde og videreutvikle kunnskap hos de ansatte
  • Gjøra nødvendig opplæring mer tilgjengelig
  • Tilby flere relevante kurs også online
  • Sikre våre nye ansatte en rask og god start
  • Tilby lavterskel systemveiledning

 

HR-avdelingen har opprettet en informasjonsside som vil bli oppdatert underveis i pilotprosjektet. Nyhetssaken om testfasen finner du her.

En illustrasjon av hvordan et kurs laget i MittUiB kan se ut er på følgende lenke (Mitt UiB).

Digital reiseregning

Våren 2017 innfører UiB digitale reiseregninger.

Dette innebærer at reiser da kan registreres på mobil, og at både bestillinger hos reisebyrå gjort på firmakredittkort (tilbys nå de ansatte) og andre kjøp gjort på firmakredittkortet integreres direkte i reiseregningen. 

 

Digitale skjema

I rapporten fra OU5 «Digitale tjenester – fornye, forenkle og forbedre» (17.12.14) ble det påpekt at ca. 50% av skjemaene som brukes for tjenester til studenter og administrativt ansatte i dag ikke er digitale, mens tilsvarende tall for vitenskapelige vitenskapelig ansatte er at 2 av 3 skjema i dag ikke er digitale. Situasjonen er kun marginalt forbedret siden undersøkelsen ble gjort, flere skjema er gjort nedlastbare men disse er ikke digitalisert. Rapporten påpekte at organisasjonen har et stort potensiale for effektivisering og kvalitetsheving i tjenestene, og kom med følgende anbefaling:

UiB må erstatte nedlastbare skjemaer med digitale skjemaer innen juni 2015, både når det gjelder kommunikasjon med studenter og ansatte. Det anbefales at man prioriterer studieområdet først, da dette er lettest å gjennomføre, mulighetene for standardisering er stor, og til en relativt lav kostnad. Det bør også utvikles digitale skjemaløsninger til bruk for forskere i forbindelse med søknadsprosesser og rapportering.

Redusert papir i post

UiB har fått et ekstra effektiviseringskutt på 1,8 millioner knyttet til digital post, uten at vi foreløpig har klart å kutte våre kostnader tilsvarende. Kuttet er gjort med bakgrunn i forventning og økt digitalisering av dokumenter og ønske om økt bruk av digital postkasser, og en forventning om at dette skal medføre reduserte kostnader. Det vil bli arbeidet med å foreslå tiltak som kan gi den ønskede og nødvendige innsparing.