SKJEMA

 

HVEM
svarer på
HVA?

 

UiB : Personal- og økonomiavdelingen: Utlysing og tilsetting

 

Intervjuguide

VEILEDNING VED
UTLYSINGER
INTERVJUER
INNSTILLINGER
TIL TEKNISKE OG ADMINISTRATIVE STILLINGER

 Innholdsfortegnelse:

  1. Formål
  2. Utlysning

  3. a. Utlysningsteksten
    b. Sammensetning komité
  4. Intervju

  5. a. Fem grunnregler
    b. Hvordan starte intervjuet?
    c. Sjekk kandidatens motivasjon
    d. Sjekk kandidatens kvalifikasjoner
    e. Praktisk kunnskap
    f. Sjekk kandidatens resultater
    g. Avslutning
    h. Kandidatens personlighet
  6. Innstillinger

  7. 4.1 Forslag til innstilling
    a. Innledning
    b. Kort resymé av utlysningsteksten
    c. Kort omtale av søkergruppen
    d. Kort omtale av de søkerne som er kalt inn til intervju
    e. Søker A - Inntrykk fra intervju
    f. Søker A - Eventuelt inntrykk fra oppgitte referanser
    g. Konklusjon
    h. Rangering
    4.2 Innstilling
    4.3 Oversending
  8. Nærmere opplysninger

1. FORMÅL:

Formålet er å gi veiledning til institutt og avdelinger om fremgangsmåten ved utlysninger,
intervjuer og formulering av innstillinger ved tilsetting i tekniske og administrative stillinger ved Universitetet i Bergen.
For utfyllende informasjon vises det til:
Forvaltningshåndbok UiB - Indeks 3.2.3.
Personalreglement for tekniske og administrative stillinger ved UiB.

2. Utlysing:

a. Utlysningsteksten:
UiB har utarbeidet standardtekster (maler) ved utlysing av ledige stillinger. Her finner du også en rettledning for bruk av tekstmalene.

b. Sammensetning komité:
Instituttstyrer/avdelingsdirektør oppnevner en komité på minst 3 medlemmer, fortrinnsvis fra institutt/avdeling der vedkommende skal tilsettes. En lokal tjenestemann fra vedkommende stillingsgruppe skal delta i komitéen. Komitéen skal intervjue aktuelle søkere og utarbeide forslag til innstilling.
Innstillende myndighet (instituttstyrer/avdelingsdirektør) skal ikke være medlem av komitéen, men må være til stede og ta aktivt del i intervjuene.

 3. Intervju:

a. Fem grunnregler:

  1. Møt godt forberedt. Les søkernes papirer nøye. Noter alle spørsmålene dere ønsker å stille søkerne under intervjuet. Lag en plan for intervjuet og hold den.
  2. La egne meninger og ideer om kandidatene "ligge igjen i skuffen" når dere går til intervjuet. Møt med åpent sinn.
  3. Legg ikke svarene i munnen på kandidatene.
  4. Vær interessert og observer kandidatene. Unngå "revolver-intervju" stilen.
  5. Dersom det dukker opp et spørsmål "i ditt hode" - still det.
b. Hvordan starte intervjuet?
Hils kandidaten velkommen.
Presenter komitéen.

Kort introduksjon av UiB og instituttet/avdelingen.
Har kandidaten spørsmål?

Kort informasjon om arbeidsoppgavene ut fra stillingsomtalen.
Har kandidaten spørsmål?

Nedenfor er det satt opp en del forslag til temaer det kan være nyttig å ta opp. Samtalen må alltid legges opp individuelt ut fra stillingens karakter og den enkelte søkers spesielle forhold.

c. Sjekk kandidatens motivasjon:
Forslag til spørsmål:

  • Hvorfor søker du hos oss?
  • Ut fra det jeg har fortalt om jobben, er du mer eller mindre motivert? Hvorfor?
  • Hvorfor søker du deg vekk?
  • Har du tidligere vært interessert i denne type arbeid?
  • Hvilke karrieremål har du?
Legg merke til:
  • Kandidatens innstilling: Gir kandidaten klare indikasjoner på virkelig å være interessert i jobben?
  • Passer kandidatens mål og ambisjoner med stillingen?
 
d. Sjekk kandidatens kvalifikasjoner:

Forslag til spørsmål:

  • Gå gjennom kandidatens historie. For hver jobb spør:
  • Hvorfor begynte du å jobbe hos...... ?
  • Hvorfor sluttet du å jobbe hos......?
  • La kandidaten forklare eventuelle "hull" i sin karriere. Styr samtalen.
Legg merke til:
  • Finnes det en klar linje i kandidatens tidligere karrierevalg eller virker det mer sporadisk?
  • Kritiserer kandidaten tidligere arbeidsgivere?
 
e. Praktisk kunnskap:
  • Finn ut om kandidaten har den erfaringen som er nødvendig for stillingen. Still "tekniske" spørsmål.
Legg merke til:
  • Kan kandidaten lett demonstrere sin kompetanse?
  • Bruker kandidaten praktiske eksempler eller prøver han/hun å "snakke" seg ut av spørsmålet?
  • Virker kandidaten sikker når han/hun svarer?
  • Gir kandidaten svar som kan oppfattes som kompliserte?
f. Sjekk kandidatens resultater:

Forslag til spørsmål:

  • Fortell om prosjekter du har vært ansvarlig for og hvordan det gikk?
  • Fortell om de resultatene som var forventet av deg og hvordan det gikk?
  • Hva gjorde du for å oppnå resultatene?
  • Hva føler du er det viktigste for å kunne oppnå resultater?
  • Holder du et stabilt arbeidstempo?
  • Hvem rapporterte du til?
  • Kan den personen bekrefte informasjonen du her har gitt oss?
 
g. Avslutning:
  • Når du summerer opp erfaringen din, hva er det viktigste du får bruk for i denne stillingen?
  • Tar du stillingen hvis du får den?
  • Har kandidaten spørsmål?
  • NB!! Sjekk referanser!!!
(Det bør være en hovedregel at ingen innstilles før pålitelige referanser er innhentet og intervju er gjennomført.)
 
Legg merke til:
  • Hva har kandidaten virkelig produsert?
  • Virker kandidaten interessert i å snakke om tidligere resultater?
  • Vet kandidaten hvordan han/hun praktisk gikk fram for å oppnå resultater?
  • Er personen i stand til "å sette fingeren på" konkrete tidligere resultater?
  • Beskriver kandidaten tidligere resultater på en teoretisk og "ikke praktisk" måte?
 
h. Kandidatens personlighet:
  • Snakket kandidaten for mye?
  • Forsto kandidaten raskt dine spørsmål og svarte deretter?
  • Var kandidaten konkret i sine svar?
  • Var kandidaten engasjert og stilte spørsmål?
  • Snakket kandidaten om løsninger eller om problemer?
  • Hadde kandidaten en god, naturlig øyekontakt?
  • Var kandidaten sjenert?
  • Virket kandidaten unormalt nervøs?

 
4. Innstillinger:

4.1 Forslag til innstilling:

Nedenfor følger forslag til hvordan komitéens innstilling kan bygges opp:
a. Innledning:

Ved ........................ har det vært lyst ut stilling som .......................... med søknadsfrist .........

(Følgende må også være med i innledningen: Hvorfor ble stillingen lyst ut? Har stillingsinnehaver NN sagt opp? Er det et vikariat under fødsels-/omsorgspermisjon for NN? Nyopprettet?)

Følgende komité ble oppnevnt til å utarbeide forslag til innstilling:

1. Tittel, navn, institutt
2. Tittel, navn, institutt
3. Tittel, navn, institutt

Styrer/avdelingsdirektør NN var også til stede under intervjuene.

b. Kort resymé av utlysningsteksten:
Ifølge utlysingsteksten vil arbeidsoppgavene til .......................... (stilling) omfatte ...................
.................................................................................................................................................

Det kreves .................................................................................................(utdanning/praksis)

  c. Kort omtale av søkergruppen:

I alt .... (antall) søkere meldte seg til stillingen. Samtlige søkere framgår av vedlagte navneliste og utvidet søkerliste.

Følgende søkere (nr. x, xx, osv) ble ikke vurdert. (Pga manglende utdanning og/evt. manglende relevant praksis?)

Følgende søkere fyller kravene til ........................(utdanning og/evt. relevant praksis) og ble kalt inn til intervju (i alfabetisk rekkefølge):

1. A
2. B
3. C
4. D
5. E

d. Kort omtale av de søkerne som er kalt inn til intervju:
Søker A: Kort resymé av søker A sin CV.

  e. Søker A - Inntrykk fra intervju:
(Ga søkeren et (meget) godt/mindre godt inntrykk? Viste søkeren forståelse for arbeidsoppgavene som framgår i utlysningsteksten?)

f. Søker A - Eventuelt inntrykk fra oppgitte referanser:
(Det bør være en hovedregel at ingen innstilles før pålitelige referanser er innhentet).
Stemmer komitéens inntrykk fra intervjuene med referansen(e)? Hvordan mener referansen(e) at søker løser ulike arbeidsoppgaver? Søkers personlige egenskaper? Konflikter? Takler søker stress? Evt. lederegenskaper?)
 
A er meget/mindre godt/ikke kvalifisert for stillingen.
Søker B, C, D og E vurderes på samme måte som søker A.

g. Konklusjon:
Her skal de omtalte søkerne veies opp mot hverandre. Dersom en eller flere av søkerne ikke er funnet kvalifisert, skal de ikke omtales i konklusjonen. Ved vurderingen må du hele tiden tenke på kravene i utlysningsteksten. Det gjelder både krav til utdanning og/eventuelt relevant praksis. Hvilke krav i utlysningen være oppfylt? Hvilke krav bør stilles og hvilke krav er ønskelige? Hvilke(n) søker(e) stiller sterkest etter denne vurderingen? Hvem ga best inntrykk under intervjuet? Hvilket inntrykk ga referansen(e) av søkerne? Opplysninger fra referansen(e) bør tillegges vekt ved rangering.

 h. Rangering:
Etter en samlet vurdering av stillingens arbeids- og ansvarsområde, søkernes kvalifikasjoner, referanser og intervju, vil komitéen foreslå følgende innstilling:

1. A
2. B
3. C

(Er det flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal vanligvis tre søkere innstilles i den rekkefølge de bør komme i betraktning. Komitéen kan selvfølgelig også innstille flere enn tre dersom det er naturlig.)

Komitéens forslag til innstilling er enstemmig.
(Alle medlemmene i komitéen bør være enig i forslaget til innstilling.)
 

Bergen, ......... (dato)

 
underskrift     underskrift      underskrift

4.2 Innstilling:

Det er styrer/avdelingsdirektør som innstiller. Nedenfor følger en mal for en slik innstilling:

 
Personal- og økonomiavdelingen

UiB

 

.....................(stilling) ved .............................(institutt/avdeling)

 Det vises til vedlagte forslag til innstilling fra den oppnevnte komité.
 
Styrer/avdelingsdirektør har satt seg inn i sakens dokumenter og deltok også i intervjuene av de innkalte søkerne. Styrers/avdelingsdirektørs vurdering er i alt sammenfallende med den som kommer til uttrykk i innstillingen og ...............(institutt/avdeling) innstiller ...... (antall) søkere i denne rekkefølge:

1. A
2. B
3. C

Alle disse er kvalifisert til den utlyste stillingen.

NN
styrer/avdelingsdirektør
 

Vedlegg:

 4.3 Oversending
Innstillingen, vedlagt undertegnet uttalelse fra oppnevnt komité, utlysningstekst, navneliste, utvidet søkerliste ( X-0011) og søknader med vedlegg sendes Personal- og økonomiavdelingen i lukket konvolutt. Denne merkes: "Tilsettingsrådet", samt saksnr.

5. Nærmere opplysninger:

Personal- og økonomiavdelingen:
Solfrid Linde Furre Tlf. 82110
Kari Lønøy Tlf. 83282