Administrativt ansatte

Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap, Institutt for samanliknande politikk og Sosiologisk institutt har felles administrasjon.

Ansattoversikt

Maria Lundhaug	administrasjonssjef
Tom Gundersen,	seniorkonsulent, utdanning
Siv Midthassel	seniorkonsulent, økonomi og forskning

Ingunn Franck Ellingsen,	økonomikonsulent
Christine Skjælø Erichsen	økonomikonsulent

Vegard Furustøl Vibe	studieveileder, Administrasjon og organisasjonsvitenskap
Hanne Widnes Gravermoen	studieveleder, Sosiologi
Stine Soltvedt	studieveilder, Sammenliknende politikk
Jørgen Melve	studieveilder, internasjonalisering
Adrian Kjær	studieveilder, internasjonalisering

Alena Koslerova	administrativ koordinator Eurosphere
Evy Marthinessen	post og personal
Olga Mjelde	eksamensarbeid Sosiologi, MPA-koordinator
Terese Zeil	eksamensarbeid Sammenliknende politikk,

Bestilling av varer og tjenester:
- it utstyr	Christine / Evy
- rekvisita inklusive toner til printere	Evy / Christine
- reise og hotell	Den enkelte (el. Evy /Christine )
- bevertning	Arr. ansvarlig (el. Evy / Christine)
- rombestilling	Evy / Christine
- nøkler/nøkkelkort/telefon	Evy / Christine
- it-konto	Tom
- utlån av bærbar pc + prosjektør	Evy / Tom
- vedlikehold og transport	Evy / Christine / adm.sjef

Postmottak, telefon og internett:
- fordele intern og ekstern innpost i posthyller	Evy og sivilarbeider/lærling
- fordele saker i ePhorte (elektronisk post- og arkivsystem)	Adm.sjef
- samle og sende ut intern og ekstern post	Evy og sivilarbeider/lærling
- betjene instituttelefon	Evy og sivilarbeider/lærling
- oppdatere telefonliste	Evy
- oppdatere epostlister	Adm.sjef
- oppdatere kontoroversikt	Evy
- internettpublisering	Tom

Personalsaker og gjestemottak
- mottak av gjester (kontor/nøkler, info og it-konto)	Evy, kontorlærling og adm.sjef
- arbeidskontrakter for timelønnede	Christine / Ingunn)
- mottak av sykemeldinger og egenmeldinger	Evy / lærling / adm.sjef
- støtte til ledelsen i HMS-arbeid	Adm.sjef
- støtte til ledelsen i arbeidstidsregnskapet	Adm.sjef
- utlysninger av faste/midlertidige vitenskapelige stillinger	Adm.sjef

Sekretærfunksjon for instituttrådene	Siri - Sammenliknende politikk Tom - Sosiologi Maria - Administrajon og organisasjonsvitenskap

Forberedelse til studiestart
Timeplan	Sam.Pol.: Stine (Tom) Adm.org.: Vegard (Tom) Sosiologi: Hanne (Tom)
Eksamensplan	Sam. Pol.: Terese (Tom) Adm.Org.: Vegard (Tom) Sosiologi: Olga (Tom)
Pensum	Evy / Tom
Forberedelser til semesterstart	Sampol.: Stine / Tom Adm.Org.:Siri / Tom Sosiologi: Hanne / Olga / Tom
Studentutveksling/lærerutveksling	Tom

Gjennomføring av semesteret
Tildeling av veiledere	Styrer/undervisningsleder + studieveileder
Studieplanendringer	Emneansvarlig + studieveileder
Sensur og protokollskriving	Eksamenskonsulent
Kommisjonsinndeling	eksamenskonsulent
Eksamenstekster med sensorinstruks	Eksamensutvalg / Eklsamenskonsulent
Registrering av godkjente studiekrav	Eksamenskonsulent
Innlevering av masteroppgave	Sam.Pol.: Terese Adm.org.: Vegard Sosiologi: Hanne
Tilgjengelighet under eksamen	Emneansvarlig

Sluttføring av semesteret
Studentevaluering	Vit. ass.
Emneevaluering som ledd i kvalitetssikring	Emneansvarlig / Vit. ass
Begrunnelse/ Klage	Eksamenskonsulenter

Reiseregninger	Christine (Ingunn)
Forskudd	Christine (Ingunn)
Refusjon av personlige utlegg	Christine (Ingunn)
Refusjon av utgifter til mobil og bredbånd	Christine (Ingunn)
Tilskudd	Adm.sjef
Skattekort	Lønnskontoret
Ekstern sensur/undervisning	Christine (Ingunn)
Sensor/undervisning	Christine (Ingunn)
Selvstendig næringsdrivende	Christine (Ingunn)
Bestilling/kjøp fra SiB og Studia	Christine (Ingunn)
Rapportering av regnskap og budsjett	Christine (Ingunn), Siv//Adm.sjef
Annuum	Christine (Ingunn), Siv/Adm.sjef
Småforsk	Christine (Ingunn), Siv/Adm.sjef
Bruk av midler fra fond og interne bevilgninger	Christine (Ingunn), Siv/Adm.sjef
Arbeidsavtale	Christine (Ingunn)

Søknadsprosess
Konkretisering: minimum 4 uker før søknadsfrist	Instituttleder /Siv
Søknad og budsjettutforming: 4-2 uker før frist	Siv
Budsjett: 2 uker før frist	Siv
Godkjenning: 1 uke før frist	Instituttleder og Adm.sjef
Innsending: 2 dager før frist	Prosjektleder

Når UiB er samarbeidspartner / underpartner	Instituttleder og Siv

Etablering av prosjekt	Siv og Adm.sjef
Kontraktsutforming og kvalitetssikring	Siv
Budsjettgodkjenning	Instituttleder og Adm.sjef
Prosjektopprettelse i PA	Siv

Ansettelser
Formell godkjennelse	Instituttleder og Adm.sjef
Arbeidskontrakt	Siri / Christine/Ingunn

Prosjektgjennomføring
Regnskapsføring	Christine/Ingunn
Regnskapsrapport	Siri/Christine/Ingunn
Avvik	Siri/
Arkivering	Siri/Christine/Ingunn
Prosjektavslutning	Siri/Christine/Ingunn
Rapportering og arkivering	Siri/

Søknad om forhåndsgodkjenning og støtte til PhD-kurs
Formell godkjenning	Instituttleder
Søknad	Siri/Adm.sjef
Innsending	Siri/Adm.sjef
Intern tildeling av midler til PhD-kurs	Christine (vara Ingunn)
Rapportering på tildelte midler	Kursansvarlig

Planlegging og gjennomføring av PhD-kurs	Tom
Opptak	Instituttledelsen + Tom + Fakultetet

Sist endret: 15.5.2012