Hjem
Click

Senter for vitenskapsteori

Nyttig å vite for ansatte v/SVT og SKOK

ØKONOMI

Driftsmidler for stipendiater og postdoktorer
Stipendiater får hvert år tildelt driftsmidler over en periode på tre år, og i fjerde året vil rest midler etter avtale bli overført.

Budsjett driftsmidler
Fra fakultetets driftsbevilgning trekkes normalt overhead som skal dekke husleie, kontorrekvisita osv. Vanlig kontorrekvisita bestilles gjennom administrasjonen (Judith). Vi er pålagt å bruke UiBs faste leverandører, som gir rabatt. Driftsmidler skal brukes til å dekke utgifter til forskningsformål; som bøker, spesielle dataprogram, lisenser, reiser og overnatting, seminarer, konferanser, diverse avgifter og andre forskningsrealterte formål. Budsjett vil bli formidlet årlig.

Datamaskin/i Pad
Sentrene dekker innkjøpet. Administrasjonen er behjelpelig med å velge innenfor IT-avdelingens anbefalte modeller, og foretar deretter bestillingen. 

Bestillerfunksjon (Judith)
UiB har innkjøpsordninger og avtaler med leverandører, som vi er forpliktet til å bruke. Bestiller (Judith) skal bestille bl.a. datautstyr og gruppereiser, hotell og reiser for inviterte gjester. Bestiller ordner også alt rekvisita, interiør, bøker, blomster, catering, bestiller alt som har med arrangementer som f.eks. leie av møtelokaler, måltid på restauranter som skal faktureres, og annet. Viktig at kjøp skal være godkjent på forhånd av leder, og at en må ta kontakt og lage avtale med leder før fakturering.Hvis du har spørsmål, ta kontakt med Judith.

Kredittkort
Det anbefales at den ansatte søker om kredittkort, der man oppgir UiB som arbeidsgiver. Når reiser betales med eget kredittkortet, får man også en reiseforsikring inkludert. Man kan be om et reiseforskudd (se eget avsnitt) ved behov. Beløpet overføres til privat konto, og dit tar ca. 10 dager- 2 uker før overført til konto. Forskuddet gjøres opp på reiseregningen (se under).
Man kan søke på kredittkort som UiB ansatt. Gebyr og årsavgift til kredittkort dekkes av UiB, se under: Refusjon av utlegg.

Reiser
Ansatte bestiller og legger ut for alle reiseutlegg selv som fly, tog, hotell, osv. Billettene bestilles direkte hos leverandør. Hvis noen ønsker å bruke reisebyrå må man bruke Berg-Hansen, som UiB har avtale med, enten via nett eller telefon (08050). Erfaringen viser at det lønner seg å oppgi konkrete ønsker om avganger, og kanskje ha gjort noen undersøkelser selv om aktuelle reiseruter og flyselskap.

Hvis flyavgang blir kansellert eller noe annet uforutsett inntreffer, har Berg-Hansen ansvar for å finne alternative løsninger. Noter deg telefonnummeret til Berg-Hansens døgnåpne servicetelefon (08050) eller internasjonal: (+47-22 00 80 50), og ta umiddelbar kontakt hvis det skjer noe uforutsett.

Reiseregning
Reiseregningsskjema leveres i PAGA web og i papirversjon med originale kvitteringer: http://pagaweb.b.uib.no/ansatte/7-reiseregning/

PAGA web: Fyll ut skjema på web, og send til VLA til kontroll (Line).

Papirversjon: Skriv ut side 3 av web skjema, or signer i felt for Underskrift. Utskrift leveres med vedlagte originale kvitteringer tapet til ark. Papirversjon sendes i brun intern konvolutt til: HF/Line Nævdal. Papirversjon blir lagret og arkivert i mappe på HF i ett år, og deretter i arkiv sentralt ved UiB.

Refusjon av utlegg
Refusjonsskjema finner du her.
Kun forskningsrelaterte formål og kjøp som ikke kan dekkes inn via ordinært innkjøp, skal føres som ”Refusjon av utlegg”. (Alle reiserelaterte utgifter skal føres på reiseregning. Se over.) Kjøp som kan foretas via bestillerfunksjonen i administrasjonen (Judith) skal den enkelte ansatte ikke foreta selv.
Fyll ut skjemaet, teip kvitteringene på ark (vedlegg), og send med internpost til ”Regnskap, skanning”. Det er ønskelig å samle opp små utlegg i én større refusjon for ikke å belaste systemet med små utlegg.

Fakturering direkte til UiB
Etter avtale med administrasjonssjefen kan det gjøre innkjøp som faktureres direkte til UiB. Da er det viktig at det oppgis rett fakturaadresse samt stedkode for våre enheter.
Fakturaadresse: Universitetet i Bergen, Felles fakturamottak, Postboks 7800, 5020 Bergen, Stedkode: Spør Judith eller Line for SKOKs stedkode.

Reiseforskudd/Andre forskudd:
Forskudd skal dekke kostnader før og under reisen, og registreres via eget skjema: Velg ”Administrasjon”, deretter ”Økonomi/Regnskapsportalen/Skjema og maler”. Ved rubrikken ”Reiser og refusjoner”, velg ”Reiseforskudd”.
Beløpet overføres til privat konto på kort tid. Forskuddet trekkes fra på reiseregningen.

Reiseregninger, sykemeldinger, ferie, osv. må registreres i Pagaweb.

Ansatte som har spørsmål om PAGA web kan bruke paga web blogg, og/eller ta kontakt med økonomikonsulent (Line Nævdal) for veiledning/avtale time for orientering, når det gjelder reiser. Andre spørsmål kan tas med administrasjonskonsulenten/kontorsjef Tone Lund-Olsen.

OM PAGAWEB

PagaWeb er eit lønns- og personalsystem som allereie har vore i bruk ved universitetet ei stund. Frå 2012 skal også den enkelte tilsette ta dette systemet i bruk.

Her kjem ei rask oppsummering av det viktigaste den enkelte treng å vita om det nye systemet. Treng nokon hjelp til å gjera desse oppgåvene i PagaWeb, kan dei ta kontakt med administrasjonen ved SKOK/SVT.

INNLOGGING. Aller først, korleis kjem ein seg inn i PagaWeb? Skriv inn adressa pagaweb.uib.no i nettlesaren din. Deretter fyller du inn det vanlege brukarnamnet og passordet, dvs det same som du må bruka viss du skal logga deg inn på datamaskina. Dermed er du inne i PagaWeb.

LØNSSLIPPANE. Desse kjem ikkje lenger i posten. Du kan derimot henta dei fram i PagaWeb. Det same gjeld årsoppgåvene. Gå til: min mappe - lønn.

FERIE. Alle må registrera ferien sin innan 1. desember. Både den ferien som allereie er avvikla, og den ein eventuelt skal ha i desember, må leggjast inn. Gå til skjema/oppgave - nytt skjema - ferie.

OVERFØRING AV FERIE. Dei som søkjer om overføring av ferie til neste år, må gjera dette i PagaWeb. Frist 1. desember. Det kan maksimum overførast 14 dagar til neste år. Dei som ønskjer å ta ut noko av neste års ferie på forskot, søkjer òg i PagaWeb. Toppen ti dagar kan takast ut som forskot. Gå til: Skjema/oppgaver - nytt skjema - ferie.

EIGENMELDINGAR. Skal du levera eigenmelding for sjukefråvær, skjer dette i PagaWeb. Gå til: skjema/oppgaver - nytt skjema - fravær.  Hugs likevel at senteret så snart som råd må få direkte beskjed om at du er borte frå jobb.

PERMISJONAR. Søknad om permisjon skal sendast i PagaWeb, og dette gjeld alle slag permisjonar. Gå til: skjema/oppgaver - nytt skjema - foreldreperminsjon evt fravær permisjon eller tidsbegrenset redusert stilling.

Merk av sjukmeldingar ikkje skal sendast i PagaWeb. Desse skal leverast til Kristin Skogedal som før.

REISEREKNINGAR. Desse skal fyllast ut og sendast i PagaWeb. Gå til: skjema/oppgaver - nytt skjema - reiseregning.Kvitteringar og andre vedlegg til reiserekninga må likevel leverast til den økonmiansvarlege ved senteret, som før. Skriv ut framsida på reiserekninga og legg henne saman med kvitteringane.

Personfakturaar er derimot ikkje lagt inn i PagaWeb. Her følgjer ein den same praksisen som før. Sjukmeldingar skal òg leverast til administrasjonen, som før (det er berre eigenmeldingane som skal leggjast direkte inn i PagaWeb av den enkelte).

ANSATTINFO OG SYKDOM

FORPLIKTELSER OVERFOR SENTRENE
Ansatte ved sentrene forventes å være til stede på faste møter og seminarer. Ansatte oppfordres også til å holde interne og/eller åpne seminar ved senteret.

RUTINER VED SYKDOM
Ved sykdom skal du snarest melde fra til senteret. Ring ekspedisjon 55 58 24 71 / 55 58 27 05 eller en annen medarbeider, eller send en e-post til en i administrasjonen.
Dette gjelder både fravær med egenmelding og med sykemelding. Husk å opplyse om du har undervisning som må avlyses eller utsettes. Bruk Pagaweb til å rapportere sykemelding.

Samtale med nærmeste leder
Dersom du er eller blir sykemeldt i mer enn to uker, bør du avtale en samtale med nærmeste leder, administrasjonssjef eller senterleder.
Det er pålagt med en samtale inne seks uker i sykemeldingen, som skal følges opp med en oppfølgingsavtale.

For fullstendige rutiner ved UiB, har MN-fakultetet laget en god oversikt, se: http://www.uib.no/mnfa/hms/rutiner.html

ANSATTKORT
Kortsenteret utsteder ansattkort. Kortet gjelder som nøkkelkort, kort til pullprint-systemet, og som lånekort på Universitetsbiblioteket. Eget skjema fylles ut og underskrives av kortansvarlig, Judith Larsen. Skjemaet leveres til Kortsenteret (ligger på Studentsenteret), der det tas bilde. Du får kortet med en gang.

OPPDATERING AV PERSONSIDENE PÅ WEBEN
Oppdatering av personsidene på weben er den enkelte sitt ansvar.

 

HVEM GJØR HVA I ADMINISTRASJONEN?

Tone, Judith, Sissel og Lines oppgaver ved SVT og SKOK
Felles administrasjonen ved SVT og SKOK består av i alt fem ansatte, totalt 4,4 stillinger. De ansatte i administrasjonen har følgende funksjoner og oppgaver:

Tone Lund-Olsen er administrasjonssjef og er ansatt i 100 % stilling. Tone har ansvar for følgende oppgaver:

  • Overordnet ansvar for drift og administrasjon
  • Ansettelser, personalsaker
  • Økonomi og budsjettansvar
  • Ha oversikt over ulike finansieringskilder og assistere ved søknadsskriving

Sissel Småland Aasheim er seniorkonsulent og ansatt i 100 % stilling. Sissel har ansvar for følgende oppgaver:

  • Websider
  • Assistanse ved eksterne søknadsprosesser inkl budsjettering
  • Hjelpe i forbindelse med formidling og mediekontakt
  • Assistanse i forbindelse med konferanser, seminarer og andre arrangementer
  • Andre administrative oppgaver

Judith Larsen er førstekonsulent, førstelinjetjeneste, og er ansatt i ca. 80 % stilling. Hun arbeider hver mandag, tirsdag, onsdag og fredag. Judith har ansvar for følgende oppgaver:

  • Administrativt ansvarlig for Kurs i vitenskapsteori og etikk ved HF-fakultetet, VITHF900 (SVT)
  • Innkjøp av varer, møbler, bøker, mat og PC/MAC gjennom Basware, varemottak
  • Booking av hotell, transport og fly for gjester
  • Kontakt person ved Berg-Hansen, reisebyrå og gruppereiser avdelingen. Arrangere Strategi seminarer hvert andre år for både SVT og SKOK
  • Booking av restauranter og selskapslokaler for kurs, konferanser og selskaper
  • Faktura behandling
  • Verneombud, HMS 2015-2016; 2017-2018
  • Kontakt person for ARK og HMS-Avvik
  • Engelsk korrekturlesning
  • Superbruker i e-Phorte
  • Annonserer seminarer og kurs, informasjonsarbeid
  • Ekspedisjon, post, arkiv, vedlikehold av e-post listene
  • Kortansvarlig
  • Sentrenes bibliotek kontakt person
  • SEBRA godkjenner
  • Disponering av eget seminarrom og rombestilling/booking
  • Er med i planlegging og utførelse av miljøskapende virksomhet for ansatte og studenter som Soup Day, hus-fest, fødselsdager, HMS-dag, osv.
  • Kontakt person for Lydia saker
  • Administrativ støtte til disputaser, nye tilsette, nye stipendiater, Bergen Summer Research School, møter, seminar og konferanser
  • Diverse saksbehandling
  • Assistere senterlederne og administrasjonssjefen
  • Andre administrative oppgaver

Line Nævdal er førstekonsulent, ansatt i 80 % stilling. Line har til daglig kontor på HF-sekretariatet i Harald Hårfagres gate, men er å treffe i Ida Bloms hus nå å mandager etter administrasjons møtet fra 11-12.  Line har ansvar for følgende oppgaver:

  • Økonomi: budsjett, regnskap og rapporter på Senter økonomi og på BOA: eksterne prosjekt
  • Reiseregninger: attestant
  • Refusjon av utlegg: attestant
  • Inngående fakturabehandling
  • Utgående fakturabehandling: Basware
  • Honorar, godtgjørelser og timelister
  • Eksterne prosjekter: BOA: virksomhet: EU, NFR, osv.
  • Opprettelse og drifting av PA prosjekt i PA modulen
  • Kreditt-kort kontakt person
  • Skattekort utlandske gjester: kontaktperson
  • Andre administrative oppgaver

Idunn Bjørlo Tandstad er studie- og forskerutdanningskonsulent og ansatt i 100 % stilling. Idunn har ansvar for følgende oppgaver:

  • Studieveiledning
  • Studieadministrasjon (rekruttering, studiekvalitet, eksamen, studieplanendringer, internasjonalisering)
  • Administrasjon av forskerutdanning
  • Websider