English A A A

Nyttig å vite for ansatte v/SVT og SKOK

 

Senter for Vitenskapsteori (SVT) og Senter for Kvinne- og Kjønnsforskning (SKOK)

Følgende er en oversikt over de viktigste formelle tingene som gjelder alle ansatte. Dokumentet er ikke ment som en erstatning for å lese reglementer.

Dokumentet inneholder også et ”Hvem gjør hva i administrasjonen”.

Web-portal for informasjon rettet mot internasjonale forskere: Researcher Mobility

ØKONOMI

Driftsmidler for stipendiater og postdoktorer

Stipendiater får hvert år tildelt driftsmidler over en periode på tre år.

Overhead/husleie:

Fra fakultetets driftsbevilgning trekkes normalt 25 % overhead som skal dekke husleie, kontorrekvisita osv. Vanlig kontorrekvisita bestilles gjennom administrasjonen (Judith for SVT eller Marit for SKOK). Vi er pålagt å bruke UiBs faste leverandører, som gir rabatt. Driftsmidler skal brukes til å dekke utgifter til forskningsformål; som bøker, spesielle dataprogram, lisenser, reiser og overnatting, seminarer, konferanser, diverse avgifter og andre forskningsrealterte formål.

Datamaskin

Sentrene dekker innkjøpet. Administrasjonen er behjelpelig med å velge innenfor IT-avdelingens anbefalte modeller, og foretar deretter bestillingen. 

Bestilling og betaling av reiser

Det anbefales at den ansatte søker om kredittkort, der man oppgir UiB som arbeidsgiver. Når reiser betales med eget kredittkortet, får man også en reiseforsikring inkludert. Hvis regning fra kredittkortselskapet forfaller før reisen er foretatt og/eller før pengene er refundert fra UiB, kan man be om et reiseforskudd (se eget asvnitt). Beløpet overføres til privat konto på kort tid. Forskuddet trekkes fra på reiseregningen (se under).

Gebyr og årsavgift til kredittkort dekkes av UiB, se under: Refusjon av utlegg.

Reisene kjøpes fortrinnvis hos Berg-Hansen, som UiB har avtale med, enten via nett eller telefon (08050) eller internasjonal: (+47-22 00 80 50). Erfaringen viser at det lønner seg å oppgi konkrete ønsker om avganger, og kanskje ha gjort noen undersøkelser selv om aktuelle reiseruter og flyselskap.

Hvis flyavgang blir kansellert eller noe annet uforutsett inntreffer, har Berg-Hansen ansvar for å finne alternative løsninger. Noter deg telefonnummeret til Berg-Hansens døgnåpne servicetelefon (08050), og ta umiddelbar kontakt hvis det skjer noe uforutsett.

Reiseregning

Reiseregningsskjema (reiseregning.no) leveres innen en måned etter at reisen er avsluttet, og leveres med billetter og kvitteringer vedlagt (teipet på eget ark) til Line (SVT) eller Marit (SKOK).

Refusjon av utlegg

Refusjonsskjema ligger på intranett: Velg ”Administrasjon”, deretter ”Økonomi/Regnskapsportalen/Skjema og maler”. Ved rubrikken ”Regnskap”, velg ”UiB/Refusjon av utlegg” (engelsk versjon: ”Refund of outlay”).

Kun forskningsrelaterte formål og kjøp som ikke kan dekkes inn via ordinært innkjøp, skal føres som ”Refusjon av utlegg”. (Alle reiserelaterte utgifter skal føres på reiseregning. Se over.) Kjøp som kan foretas via bestillerfunksjonen i administrasjonen (Marit og Judith) skal den enkelte ansatte ikke foreta selv.

Fyll ut skjemaet, teip kvitteringene på ark (vedlegg), og send med internpost til ”Regnskap, skanning”. Det er ønskelig å samle opp små utlegg i én større refusjon for ikke å belaste systemet med små utlegg.

Fakturering direkte til UiB

Etter avtale med administrasjonssjefen kan det gjøre innkjøp som faktureres direkte til UiB. Da er det viktig at det oppgis rett fakturaadresse samt stedkode for våre enheter (spør administrasjonen).

Fakturaadresse: Universitetet i Bergen, Felles fakturamottak, Postboks 7800, 5020 Bergen.

Reiseforskudd/Andre forskudd:

Forskudd skal dekke kostnader før og under reisen, og fåes via eget skjema: Velg ”Administrasjon”, deretter ”Økonomi/Regnskapsportalen/Skjema og maler”. Ved rubrikken ”Reiser og refusjoner”, velg ”Reiseforskudd”.

Beløpet overføres til privat konto på kort tid. Forskuddet trekkes fra på reiseregningen.

FORPLIKTELSER OVERFOR SENTRENE

Ansatte ved sentrene forventes å være til stede på faste møter og seminarer. Ansatte oppfordres også til å holde interne og/eller åpne seminar ved senteret.

RUTINER VED SYKDOM

Ved sykdom skal du snarest melde fra til senteret. Ring ekspedisjon 55 58 24 71/ 55 58 27 05 eller en annen medarbeider, eller send en e-post til en i administrasjonen.

Dette gjelder både fravær med egenmelding og med sykmelding. Husk å opplyse om du har undervisning som må avlyses eller utsettes.

Egenmelding

Den som mottar melding om sykefravær legger et skjema i posthyllen din. Når du er tilbake på jobb, skriver du under og returnerer til administrasjonssjef.

Sykemelding

Fyll ut den delen som den sykmeldte har ansvar for, undertegn og lever til administrasjonssjef.

Samtale med nærmeste leder

Dersom du er eller blir sykemeldt i mer enn to uker, bør du avtale en samtale med nærmeste leder, administrasjonssjef eller senterleder.

Det er pålagt med en samtale inne seks uker i sykemeldingen, som skal følges opp med en oppfølgingsavtale.

For fullstendige rutiner ved UiB, har MN-fakultetet laget en god oversikt, se:  http://www.uib.no/mnfa/hms/rutiner.html

ANSATTKORT

Kortsenteret utsteder ansattkort. Kortet gjelder som nøkkelkort, kort til pullprint-systemet, og som lånekort på Universitetsbiblioteket. Eget skjema fylles ut og underskrives av kortansvarlig, Judith (SVT) eller Marit (SKOK). Skjemaet leveres til Kortsenteret (ligger på Studentsenteret), der det tas bilde. Kortet sendes med internpost innen få dager. 

OPPDATERING AV PERSONSIDENE PÅ EKSTERNWEBEN ER DEN ENKELTE SITT ANSVAR

Her følgjer ein kort bruksanvisning:
1. Gå inn via Mozilla Firefox Intranet eller: http://uib.no/login
2. Logg inn med ditt vanlege brukarnamn og passord
3. Klikk på "oppdater din side på uib.no"
4. Legg inn den informasjonen du ønsker i dei ulike felta. Du treng ikkje bruke alle felta og kan oppdatere og endre det så ofte du vil.
5. Klikk på "lagre", og sida di er oppdatert.
Er det noen du lurer på, spør Tone eller Judith.

Treng du nytt portrettfotografi kan du kontakte Formidlingsavdelingen som har etablert ein fast ordning med fotografering av portrett og gruppebilda. For avtale om fotografering ring Formidlingsavdelingen tlf: 55 58 69 00, eller Konsulent Jan Kåre Wilhelmsen 55 58 25 40.

HVEM GJØR HVA I ADMINISTRASJONEN

Signe, Tone, Marit, Judith og Lines oppgaver ved SVT og SKOK

Felles Administrasjonen ved SVT og SKOK består av i alt fem ansatte, totalt 3,7 stillinger. De ansatte i administrasjonen har følgende funksjoner og oppgaver:

Signe Solberg er administrasjonssjef for SVT og SKOK og er ansatt i 100% stilling. Signe har ansvar for følgende oppgaver:

·        Overordnet ansvar for drift og administrasjon

·        Ansettelser, personalsaker

·        Ansvar i forbindelse med ph.d. avhandlinger og disputaser

·        Økonomi og budsjettansvar

Tone Lund-Olsen er seniorkonsulent for forskning og formidling ved SKOK og SVT og er ansatt i 100% stilling. Tone har ansvar for følgende oppgaver:

·      SKOKs websider

·        Hjelpe i forbindelse med formidling og mediekontakt

·      Assistanse i forbindelse med konferanser, seminarer og andre arrangementer

·        Ha oversikt over ulike finansieringskilder og assistere ved søknadsskriving

·       Forskerutdanning, framdriftsrapportering og andre ph.d.- relaterte spørsmål

·       Svare på spørsmål ang. registrering av forskningsresultater i CRISTIN

Judith Larsen er førstekonsulent ved SVT og SKOK og er ansatt i 50 % stilling. Hun arbeider hver mandag og fredag, samt annenhver torsdag i oddetallsuker. Judith har ansvar for følgende oppgaver:

  • SVTs og SKOKs Websider og Intranet
  • Oversetter fra norsk til engelsk og engelsk språkvask
  • Superbruker i E-phorte
  • Annonserer SVTs seminarer og kurs
  • Kontaktperson ved reise og hotell bestilling
  • Bestilling av varer og PC, varemottak
  • Kortansvarlig for SVT
  • Ekspedisjon, post, arkiv, e-post listene for SVT og SKOK, og SVTs bibliotek kontakt person
  • SEBRA godkjenner
  • Diverse saksbehandling
  • Disponering av egen seminarrom og rombestilling/booking
  • Assistere senterlederen og administrasjonssjefen
  • Andre administrative oppgaver

Marit K. Fjeldstad er konsulent, ansatt i 50% stilling og jobber med økonomi ved SKOK. Hun arbeider tirsdag, onsdag og torsdag. Marit har ansvar for følgende oppgaver:

·        Økonomi: budsjett og regnskap

·        Betaling av forskudd og lignende

·        Reiseregninger

·        Refusjon av utlegg

·        Honorar og godtgjørelser

·        Bestilling av varer og PC

·        Eksterne prosjekt NFR og annet

·        Kortansvarlig for SKOK

·        Ekspedisjon, post og arkiv

Line Nævdal er førstekonsulent, ansatt i 70 % stilling og jobber med regnskap ved SVT. Hun har fri hver fredag. Line har ansvar for følgende oppgaver:

.        Økonomi: budsjett og regnskap

.        Betaling av forskudd og lignende

.        Reiseregninger

.        Refusjon av utlegg

.        Honorar og godtgjørelser

.        Eksterne prosjekter: EU, NFR og annet