BOA (Bidrag el.Oppdrag), bevilgning eller salg?

"Med bidragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor institusjonen henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder uten at det foreligger krav om motytelse fra institusjonen når avtale om støtte inngås." .. (Veileder til BOA reglement.)

Bidragsprosjekter er normalt forskerinitiert og retten til resultatene av arbeidet ligger hos forskeren/institusjonen. Ofte er prosjektene delvis finansiert av bevilgninger. Bidragsfinansiert aktivitet skal alltid ha faglig interesse og bokføres i egne prosjektregnskap

Kontraktsfasen:
Sikre at kontrakt er ihht til reler for bidragsprosjekter, at prosjekt er av faglig interesse og at rettigheter til eierskap og publisering ligger hos UiB.
Vurder om prosjektet er mva-pliktig.
  
Driftsfasen:
Alle bidragsprosjekt skal opprettes i PA-prosjektmodul på korrekt prosjekt-mal for bidragsprosjekt. Valgt mal vil i tillegg til valgt finansieringskilde avgjøre hvordan prosjektets kostnader og inntekter rapporteres i finansregnskapet.  Budsjett og regnskap skal vise alle direkte og indirekte kostnader, og ellers ta høyde for bidragsyters spesifikke krav til opplysninger om budsjettering og regnskapsførsel.

 Eksempel på bidragsmilder:

• Tilskudd fra NFR
• Tilskudd fra statlige etater
• Tilskudd fra kommunale og fylkeskommunale
• Tilskudd fra organisasjoner
• Tilskudd fra næringsliv/private
• Tilskudd fra stiftelser
• Midler fra EU
• Tilskudd fra andre
• Gaver

Utrag fra Veileder til BOA reglement: 
"Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter institusjonen utfører mot betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) når det foreligger et kav om motytelse fra institusjonen når avtale/kontrakt inngås."Med motytelse menes at risiko* og kontroll over en eiendel overføres fra institusjonen til motparten(e) i avtaleforholdet, med andre ord at det foreligger en transaksjon mellom partene i avtaleforholdet. 
(* Gevinst og tapspotensiale)

Kontrakstfasen:
For å sikre korrekt og entydig klassifiseringer er det viktig at man sjekker mot utlysning, og kontrollerer at følgende punkter er tydelig i kontrakt før den signeres:

• At det foregår en omsetning mellom partene
• At oppdragsgiver dekker alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og at det i  tillegg er beregnet en rimelig fortjeneste på oppdraget, jfr. EØS- regelverket som skal hindre ulovlig konkurransevridende offentlig støtte.
• At det er avklart om oppdraget er mva pliktig og om avtalt pris er eksl el. inkl. mva.
  Vederlaget fra oppdragsgiver er normalt ansett som omsetning i henhold til Merverdiavgiftsloven, og det må derfor i hvert tilfelle vurderes om vederlaget er avgiftspliktig, fritatt eller unntatt merverdiavgift.

Oppdragsprosjekter kan f.eks være:

• Midler som er utlyst ved konkurranse/anbud med flere deltakere klassifiseres som oppdragsfinansiert aktivitet når det foreligger et krav om motytelse fra institusjonen når avtale/kontrakt inngås.
• Konsulentoppdrag
• Analyseoppdrag
   
• Merk! Oppdrag kan ikke klassifiseres som bidragsfinansiert aktivitet ut i fra en vurdering av prosjektets faglige interesse.

Driftsfasen:
Oppdragsfinansiert aktivitet skal organiseres som prosjekter i prosjektmodulen (PA), og det skal utarbeides egne avtaler, periodiserte prosjektbudsjett og -regnskap for disse. Budsjett og regnskap skal vise alle direkte og indirekte kostnader, og ellers ta høyde for oppdragsgivers spesifikke krav til budsjettering og rapportering
 
Oppdragsprosjekter skal opprettes på egen prosjekt-mal som sikrer korrekt kontering og rapportering av oppdragsinntekter i finnansregnskapet. (M.a. automatisk kostnader og inntekter fra PA-prosjektet til samleprosjekt 100005 Oppdrag i GL, uavhengig av finansieringskilde som senere velges for oppdragsgiver).

Oppdragsprosjekter vil kreve tett økonomioppfølging for å unngå overforbruk / subsidiering fra UIB.

Utrag fra Veileder til BOA reglement: 
"Midler som tilflyter institusjonen i den hensikt å styrke den økonomisk klassifiseres som gave. Det må ikke være slike bindinger på gaven slik at den kan anses som betaling for en ytelse til giveren"

Driftsfasen:
Prosjektet skal opprettes i PA-prosjektmodul, på prosjekt-mal "m.bidrag annet" og giver knyttes til finansierngskilde "Gaver"

 "Aktivitet som etter sin art og omfang ikke naturlig kan klassifiseres som oppdragsfinansiert aktivitet kan i de fleste tilfeller klassifiseres som salg. Dette vil gjelde aktiviteter av mindre omfang der det forekommer transaksjoner, men der det ikke er naturlig eller hensiktsmessig å etablere den formelle dokumentasjonen som kreves for oppdragsfinansiert aktivitet." ..(Veileder til BOA reglement.)

For salg skal kunden dekke alle direkte og indirekte kostnader som aktiviteten fører med seg og det skal beregnes en rimelig fortjeneste, jfr. EØS- regelverket som skal hindre ulovlig konkurransevridende offentlig støtte.

Eksempel på salg:

• Konsulentoppdrag
• Analyseoppdra.
• Laboratorietjenester
• Pasientinntekter
• Konferanseavgift
• Leieinntekter
• Gevinst ved salg av eiendom, anlegg og maskiner
• Honorar fra foredragsvirksomhet

Salg er normalt avgiftspliktig omsetning, i henhold til lov om merverdiavgift, med mindre tjenesten omfattes av unntak eller fritak i henhold til loven.

Salg skal håndteres i Oracle GL. Inntektsføres på salgsstedets annum eller på hensiktsmessig analysenummer (e.l. GL-prosjekt), på art 30xx – 32xx og 36xx.

Med bevilgning forstås tildelinger fra departementer som blir stilt til disposisjon for institusjonen uten konkurranse.

Bevilgning omfatter ikke departementers eller offentlige etaters kjøp av varer og tjenester til sitt eget formål (hvor det da vil foreligge et krav om motytelse).

Eksempel på bevilgning:

• Tildelinger fra Kunnskapsdepartementet til statlige universiteter og høyskoler gjennom tildelingsbrev
• Tildelinger fra andre departement
• SAK-midler videreformidlet gjennom en annen institusjon.

Bokføres i Oracle GL på art 39xx.

Bevilgningmidler benyttes m.a. som egenfinansiering på BOA-prosjekter, og synliggøres da på PA-prosjekter som egenfinansiering på kunde 2 UiB. Bevilgning som øremerkes til bruk på PA-prosjekter kan avsettes på prosjekt 700910 på prosjekteiers stedkode. Se Rutine for egenfinansiering.