BOTT økonomi ved Det medisinske fakultet
Ved UiB skal det innføres et nytt økonomi- og lønnssystem. Det medisinske fakultet har startet et prosjekt for å se hvordan disse systemene kan innføres på en god måte. Dette skal sikre at fakultetet er optimalt rigget for å bli mer effektive og yte bedre service når vi tar i bruk de nye systemene.
Main content
IT-systemet er knyttet til økonomi og lønnsområdet og er et resultat av BOTT-samarbeidet mellom UiB, UiO, UiT og NTNU. Det nye IT-systemet vil påvirke hvordan vi arbeider og hvordan vi organiserer oss. For å sikre at fakultetet er optimalt rigget for mottak av nytt system har vi opprettet et prosjekt med en arbeidsgruppe og en styringsgruppe.
Målet er å finne en optimal måte å ta i bruk de nye systemene, samtidig som vi sikrer fakultetet en rasjonell og forsvarlig drift av økonomiområdet. Arbeidsgruppen skal blant annet kartlegge nå situasjon innenfor økonomiområdet og avslutningsvis skal prosjektet komme med en anbefaling for hvordan fakultetet fremover kan arbeide innenfor økonomifeltet i nytt system.
BOTT-prosjektet sin målsetting er å gi oss brukervennlige løsninger, større grad av selvbetjening og digitaliserte prosesser. Fakultetet ser frem til gevinstene bedre systemer vil kunne gi oss og ser videre behov og muligheter til å tenke nytt i forhold til hvordan vi organiserer arbeidet vårt.
Noen oppgaver vil endres, noen vil forsvinne og nye vil kunne komme til. Endringsperioden utfordre oss, men den gir oss også mulighet til utvikling og vekst. Mottaksprosjektet skal hjelpe oss til å sikre fremdrift, leveranser, involvering og gode arbeidsvilkår og verktøy.
Prosjektet er definert som et omstillingsprosjekt i henhold til Omstillingsavtalen ved UiB. Styringsgruppen vil etter planen levere sine anbefalinger til fakultetsledelsen i starten av desember 2020.
Gjennom høsten vil det bli avholdt flere informasjonsmøter med ansatte som er berørt av de endringer som kommer. Det vil også bli avholdt åpne allmøter for alle som måtte være interessert. Informasjon om møtene vil bli lagt ut på denne nettsiden og distribuert gjennom aktuelle kanaler.
- fakultetsdirektør Heidi Annette Espedal
Siste nytt i prosjektet
April:
- Fakultetsledelsen har vedtatt å utsette videre oppfølging av prosjektet til høsten 2021.
- Valg av organisasjonsmodell er fortsatt nullstilt. Fakultetsledelsen vil nå ta Arbeids- og styringsgruppens rapport opp til grundig diskusjon med instituttledergruppen før veien videre avklares.
Februar:
- Universitetet har nå tatt i bruk de nye IT-systemene gjennom BOTT samarbeidet. For å gi ro rundt implementering av disse systemene har fakultetsledelsen vedtatt å utsette videre arbeid i endringsprosjektet noe. Ny fremdriftsplan vil bli utarbeidet og gjenopptakelse av prosjektet vurderes fortløpende.
- BOTT økonomi prosjektet ved MED er satt på vent til over påske.
- Beslutning om valgt organisasjonsmodell er nullstilt.
- Arbeids- og styringsgruppens rapporter vil bli grundig diskutert med instituttledergruppen før veien videre avklares.
Januar:
- Fakultetsledelsen har mottatt sluttrapport fra arbeids- og styringsgruppen. Fakultetsledelsen har besluttet å følge styringsgruppens anbefalinger og starter nå prosessen med å organisere økonomitjenestene etter arbeidsgruppens forslag til modell 3. Modellen innebærer at alle økonomer for hele fakultetet samles under en felles personalledelse og at arbeidsledelse også ligger i seksjon for økonomi. I størst mulig grad der det er hensiktsmessig foreslås det at arbeidsplass for økonomene legges til instituttene.
- Vi går nå inn en fase for omstilling som vil følge omstillingsavtalen. Arbeidsgruppen starter arbeidet med utarbeidelse av bemanningsplaner, som videre vil bli drøftet i henhold til omstillingsavtalen.
Desember:
- Arbeidsgruppen leverte sin sluttrapport til styringsgruppen 01.12.2020.
- Styringsgruppen jobber nå med sine anbefalinger til fakultetsledelsen. Fakultetsledelsen vil så ta sin beslutning basert på arbeidet til arbeidsgruppen og styringsgruppen.
Oktober:
- Kartlegging av økonomer er gjennomført med utfylling av spørreskjema og gjennomføring av gruppesamtaler.
- Vi starter nå arbeidet med å se resultatene av kartleggingen opp mot de endringene vi ser at vil komme gjennom BOTT.
September:
- Vi starter kartleggingen av nå-situasjonen for økonomiarbeidet ved fakultetet i uke 38. Kartleggingen blir gjennomgått i eget møte med økonomene.
- Vi starter arbeidet med sammenstilling av data fra kartleggingen i uke 39.
- Vi fortsetter informasjonsinnhenting opp mot sentralt BOTT mottak og jobber med oversikt over de endringene som kommer.
August:
- Mandat og oppnevning av styringsgruppe og arbeidsgruppe er på plass.
- Arbeidsgruppen har startet sitt arbeid og ser frem til en spennende høst.
- Informasjonsmøter og allmøter er under planlegging og settes høyt på agendaen.
Informasjonsmøter
Det ble avholdt digitalt informasjonsmøte 22. januar kl. 14.00. Presentasjonen fra møtet finner du her.
Det ble avholdt digitalt informasjonsmøte 29. oktober kl. 09.30. Presentasjonen fra møtet finner du her.
Det ble avholdt digitalt informasjonsmøte 3. september 2020. Presentasjonen fra møtet finner du her.
Planlagt tidslinje
- Januar: Organisasjonsmodell er valgt og arbeidet med bemanningsplan starter. Orientering i utvalg og styrer.
- Februar/mars: Utarbeidelse av bemanningsplan.
- April/mai: Bemanningsplan drøftes i IDU, FU og fakultetsstyret. Innplasseringssamtaler starter i etterkant av dette. Standard for samarbeid, leveranser og service.