Referat fra Prosjektgruppens møte 9. februar 2015

Prosjektgruppen 09.02.15

Til stede: Jarl Giske, Eli N. Høie, Grete K. Ersland, Elisabeth M. Lysebo, Terje Erstad, Knut Børve, Oddfrid K. Førland, Andrea Grimnes, Terje Restad, Kjell Jørgen Hole, Berit Storaker

Andre: Kristin Sofie Farkas

Forfall: Arne Mykkeltveit

Referent: Kristine Breivik

Agenda:

·         Gjennomgang av rapportene

·         De foreløpige anbefalingene

1)      Innledning

Jarl ønsket velkommen til møtet, og takket gruppene for fantastisk innsats med å fullføre rapportene som nå danner et godt utgangspunkt for iverksetting av tiltak på kort og lang sikt. Han ønsket Elisabeth velkommen i ny rolle, nå også som den som vil få ansvaret for implementering av alle de gode forslagene. Faktisk gjennomføring og evaluering underveis er viktig for at prosjektet skal oppnå våre felles målsetninger, og han inviterte arbeidsgruppene til å spille en rolle i evalueringen.

Jarl refererte også de første kommentarene fra instituttledergruppens møte tidligere på dagen. Ledergruppen var i sin diskusjon særlig opptatte av at valgt modell må sikre:

·         TILHØRIGHET

·         LEDERSTØTTE

·         KOMPETANSE

De uttalte at personal kan samles, dersom dette fører til:

·         Økt kompetanse og mindre sårbarhet

·         At faglig-strategisk ledelse styrkes

Deler av ledergruppen uttalte at de er skeptisk til tre-cluster, fordi den ikke vil oppleves som forskernær for de som sitter lengre fra sentrum i clusteret. Klar linjeledelse er en forutsetning.

Det ble også argumentert for at man kanskje bør vente med økonomi fordi det på det feltet er større nærhetsbehov og lokal støtte er viktig for å kunne gjøre strategiske-økonomiske prioriteringer ved instituttene. Det ble fremhevet at gode møtestrukturer kan sikre samarbeid mellom personal og økonomi, og at en omstilling innen økonomi eventuelt kan komme i en neste fase. Det ble etterlyst en grundigere analyse av hva det sentrale prosjektet (BOA-teamet) vil bety for tilgang til forskningsstøtte for våre forskere/institutter.

Instituttledergruppen var enige om at det er svært viktig at dersom dette blir en omstilling, så må legges opp til en veldig ryddig og ordentlig prosess for å gjennomføre de omdisponeringene som må til.

2)      Rapportene fra arbeidsgruppene

Gruppelederne Oddfrid, Terje og Andrea presenterte rapportene, og prosjektgruppen stilte avklarende spørsmål. Deres presentasjoner legges ut på nettsiden.

Note: Rapportene og sammendrag av disse ble lagt ut på nettsidene mandag ettermiddag.

3)      Fri diskusjon

Prosjektgruppen diskuterte arbeidsgruppenes rapporter, og la spesielt vekt på følgende tema:

·         Generelt om utfordringer i dag

·         Målet om økt uttelling BOA: Hvordan skal vi klare å komme på offensiven?

·         Generelt om organisering

·         Rekrutteringsseksjon (personal)

·         Sentralisering

·         Distribuert modell (3-cluster)

4)      Oppsummering av diskusjonen

Generelt:

Prosjektgruppen er veldig fornøyd med rapportene, de gir en meget god beskrivelse av styrker og svakheter innenfor fakultetets samlede administrasjon og danner et svært godt grunnlag for iverksetting av de konkrete forbedringstiltakene. Mange av tiltakene er forbedringstiltak som er uavhengige av modell for organisering, og vi har nå fått en svært god arbeidsliste å jobbe videre med. Ansvaret for implementering og prioritering ligger hos fakultetsdirektøren. Det er en viktig forutsetning for å lykkes at vi nå faktisk mobilisere ressurser til gjennomføring, og at vi følger opp og kontrollerer at gjennomføringen faktisk er foretatt og at tiltakene får de ønskede effekter.

Beskrivelsene av ulike modeller danner et godt grunnlag for de videre diskusjoner, men fordi alle modeller har styrker og svakheter har prosjektgruppen foreløpig ikke trukket noen endelige konklusjoner. Personalfeltet skiller seg ut som et område hvor ny organisering synes å være en forutsetning for å oppnå de ønskede resultater om profesjonalisering og effektivisering. Det er tatt til ordet for at manglende robusthet og behovet for spisskompetanse, lederstøtte og styrkning av forskningsstøtten, taler for at man også gjør organiseringstiltak innen økonomi- og forskningsstøtte. For studiefeltet støtter prosjektgruppen arbeidsgruppens anbefaling om å videreutvikle feltet innen dagens modell, men er enige i at det ved en eventuell omorganisering av de to andre fagfeltene er svært viktig å sikre at dette ikke får negative konsekvenser for mulighetene til å fortsetter arbeidet med rendyrking og styrkning av den studieadministrative støtten.

Prosjektgruppen fremhever følgende mål som særskilt viktige:

·         Robusthet i alle delfunksjoner

·         Styrke lederstøtte

·         Bygge og dele spisskompetanse

·         Effektiv og enhetlig saksbehandling – unngå unødvendig dobbeltarbeid

·         Frigjøre ressurser til fremtidige utfordringer

Uavhengig av modellvalg mener prosjektgruppen det er viktig å legge til rette for:

·         et sømløst samarbeid på tvers av nivåene

·         at tilhørighet og linjeledelse ivaretas på en god måte

·         at det ikke oppstår et skille mellom administrative og vitenskapelige tilsatte

·         at våre administrativt ansatte kan identifisere seg med kjerneaktivitetene og fakultetets/instituttenes resultater

·         at kundeperspektivet står sentralt i alt administrativt arbeid

Spesielt om studie og forskerutdanning:

Studieadministrasjonene må være på instituttene og infosenteret. Arbeidsgruppen har fremmet viktige tiltak, hvorav flere har vært ønsket lenge. Noen eksempler på slike tiltak er:

·         Betinget opptak gjennomføres parallelt med tilsettingsprosessen for phd-kandidatene

·         Samarbeidet mellom studie- og personaladministrasjonen må styrkes

·         Eksamensrutinene må gjennomgås og ansvaret for papireksamen sentraliseres

·         Vår formidling via nettsidene må profesjonaliseres og fakultetet trenger en strategisk plan for sitt formidlings- og rekrutteringsarbeid. Fakultetet trenger også spisskompetanse innen feltet, og bedre web-verktøy (paraplyvisning)

·         Våre faglige ledere (og styrer/utvalg) må utfordres når det gjelder å ta i bruk digital eksamen, men i den forbindelse må også vurderingsform og læringsutbytte være sentrale tema

Prosjektgruppen slutter seg til arbeidsgruppens tiltakslister og vil ta disse videre til fakultetsledelsen.

Organisering innen økonomi, forskningsstøtte og personal:

Prosjektgruppen mener at 8+1 (institutter og fakultet) ikke gir tilstrekkelig kvalitet og robusthet i disse funksjonene, og vurderer videreføring av dagens modell som det dårligste alternativet.

Prosjektgruppen mener at også full sentralisering bør utredes, selv om ingen av arbeidsgruppene fremmer dette som aktuell modell. Gruppen mener at en slik utredning kan ha selvstendig verdi, og at den vil bedre beslutningsgrunnlaget når distribuert modell skal utredes videre (også ønskelig). Gruppene mener at det er svakheter ved begge disse modellene, men at de begge gir muligheter for robustgjøring og profesjonalisering.

I en utredning av modellene vil viktige spørsmål blant annet være:

·         Hva blir igjen på instituttnivå?

·         Hvor viktig er nærhet? Hvor mye og hvordan kan dette kompenseres?

·         Hvordan sikrer vi klar linjeledelse?

·         Hvordan sikrer vi dedikerte og motiverte medarbeidere med god tilknytning til grunnmiljøene?

Prosjektgruppen ønsker også å diskutere videre med instituttlederne og våre administrativt ansatte før den gir sine anbefalinger.

5)      Solstrand-programmet

Gruppelederne; Presenterer rapportene med utgangspunkt i dagens presentasjon

Jarl og Elisabeth; Presenterer Prosjektgruppens synspunkter og plan for videre behandling

·         Fordeler og ulemper ved ulike modeller

·         Utredning av sentralisering

·         Stegvis omorganisering?

·         Instituttledernes anbefalinger

De administrativt ansatte kommenterer rapportene og modellene i gruppearbeid.

Det vil også bli gjennomført rutineverksted, hvor arbeidsgruppenes konkrete forslag videreutvikles.

Bergen 9. februar 2015

Kristine Breivik 

Godkjent på sirkulasjon 10. februar 2015