Hjem
Støtte til eksternfinansierte prosjekter (BOA)

Nyheter BOA-økonomi

Hold deg løpende oppdatert på BOA nyheter innen økonomiområdet her! Ønsker du informasjon via mail når vi legger ut nyheter? Da kan du melde deg på e-post listen: http://mailman.uib.no/listinfo/boa-info. (Du kan når som helst melde deg av listen igjen).

27.01.2020

2020 rutine for håndtering av PES- og POS-midler i PA

Rutinen for 2020 finner dere her: https://www.uib.no/boa/103484/nfr-samleside-økonomi

Kort om rutinen:

  • Både PES- og POS-midler skal håndteres av fakultetene. Hvert fakultet oppretter et PA prosjekt, og PES- og POS-midler skal føres på samme PA prosjekt.
17.06.2019

Preaward søknader ved endring av status fra "Kontrakt signert" til "Godkjent"

Vi opplever at flere har glemt å legge inn kostnadsoverhead og inntektsoverhead på prosjektnivå når en søknad endres fra status "Kontrakt signert" til et godkjent prosjekt.

Fra 11.juni 2019:  Alle søknader i preaward som prøver å endre status til "Godkjent", der det ikke er lagt inn overhead satser på prosjektnivå,  vil få feilmeldingen "Mangler overhead".

For å kunne gå videre: gå til prosjekt oppsett -> klassifiseringer -> legg til "overhead inntekt" og "overhead kostnad" under klassekategori. Deretter velge overhead satser under "kode".

Klikk her for skjermdumper som viser hvor du skal legge inn overhead på prosjektnivå.

10.05.2019

2019 rutine for håndtering av PES- og POS-midler i PA.

Den nye rutinen finner dere her: https://www.uib.no/boa/97622/prosjektetableringsst%C3%B8tte-pes-og-posisjoneringsmidler-pos-horisont-2020

Kort om rutinen:

- PES-midler skal håndteres av fakultetene. Rammebevilgning til fakultetene vil basere på antall søknader registrert som sendt i Preaward.

- Ubrukte PES-midler ved utgangen av 2020 skal tilfalle instituttene med forbehold om at midlene brukes til H2020/Horisont Europa aktiviteter.

- POS-midler skal føres på det sentrale PA prosjekt 814175. Aktivitetsnumre kostnadene skal føres på vil bli oppgitt i tildelingsbrevene.

26.04.2019

 Ny versjon av dokument "Eksempler på klassifisering og forvaltning av BOA" fra KD

Lenke til siste versjon av "Eksempel klassifisering av oppdrags- og bidragsprosjekter" fra KD er oppdatert.

https://www.uib.no/foransatte/102866/boa-lover-og-regler

09.04.2019

Endret rutine for avslutning av prosjekter i PA

Den nye rutinen finner dere her: https://www.uib.no/foransatte/99889/kontroll-og-avslutning-av-prosjekter-i-pa-modulen

Kort om endringene:

- krav om å sende inn inntektsfordelingsskjema ved samarbeidsprosjekt er fjernet.

- valg om å overføre restsaldo til 700900 er fjernet.

- prosjektøkonomer skal lukke prosjekter selv.

- skjemaene sendes inn via Issue Tracker, ikke internpost.

Små justeringer er gjort i prosjektavslutningsskjemaer ihht. rutine endringen.

NB! Samtidig be vi om at alle nullstille saldoen til prosjekt 700900 innen 31.08.2019.

02.01.2019

H2020 / FP7 timeliste for 2019

Da er Mal for timeliste oppdatert for 2019 og tilgjengelig på ansattsidene /nb/boa  

- enten under Kontakt og Skjema / Skjema /nb/foransatte/73123/skjemaoversikt

- eller under H2020 samleside økonomi og administrasjon / Drift /nb/foransatte/103913/%C3%B8konomi-og-administrasjon-i-driftsfasen-h2020

Vær oppmerksom på følgende:

-Timelisten kan også benyttes for FP7 prosjekt

-GA no (Grant Agreement number som gitt i kontrakten) må fylles inn i selve timelisten som følge av kommentar fra EU revisjon i 2018

-For PI’s i ERC grants; Det er et krav at PI skal jobbe minimum 50% av arbeidstiden i ERC prosjektet i et EU land eller Assosiert land (som f.eks. Norge). Timelisten inneholder nå en egen kolonne der PI kan fylle inn hvor mange av de registrerte timene han/hun arbeidet i EU/Assosiert land

06.12.2018

Informasjon om godkjenning og basisbudsjettering av prosjekter i PA

Det er nå åpnet for at økonomikonsulent-rollen kan godkjenne og basisbudsjettere prosjekter i PA.

Det er viktig at godkjenning og endring i avtalebeløp skjer på bakgrunn av signert kontrakt eller tildelingsbrev, og at dette blir lastet opp i PA.

Lederrapporten er oppdatert slik at BDM kan kontrollere nye prosjekter i Tableau (PA Portefølje leder).

https://prudens.uhad.no/#/site/UiB/views/Portefljerapportleder/Kontrollnyeprosjekter?:iid=1

Vi vil i neste uke gå ut med den nye rutinen til alle fakultetene.

Se link hvis dere lurer på hvordan man godkjenner og basisbudsjetterer:

http://ekstern.filer.uib.no/okonomi/Brukerdokumentasjon/BOA/Kontorsjefens_avsjekkpunkter.pdf

28.09.2018

Uni Research AS fusjonerer med Norce Norwegian Research Centre AS fra 01.10.18

Økonomiavdelingen kommer til å endre kundenummer 18949 Uni Research AS til Norce Norwegian Research Centre AS etter at modulene er lukket for september 2018.

Prosjektøkonomer trenger ikke å gjøre noe i PA for prosjekter som i dag ligger med kunde Uni Research AS. PA vil oppdateres til Norce  etter at Økonomiavdelingen har endret navnet på kunden.

29.06.2018

Rutine for føring av konferanser på BOA prosjekter

Oppdatert versjon av rutine for konferanseløsning er nå tilgjengelig.

https://wiki.uib.no/okonomi/index.php/BOA_dokumentbank

23.03.2018

PES midler for 2018  - Ny rutine

UiB søker årlig om en PES2020 rammebevilgning fra Forskningsrådet til fordeling på UiB. PES2020 er en strategisk finansiering som bidrar til å avlaste kostnader for forskere som søker EU finansiering og til generell kompetanseheving om deltakelse i H2020.

Les den nye rutinen her:

http://www.uib.no/foransatte/103484/nfr-samleside-%C3%B8konomi

14.03.2018

H2020 - Nye versjoner av Avstemmingsskjema og Lønnsavregning publisert på BOA sidene (Støtte til eksternfinansiert forskning)
I tillegg har vi også publisert Mal for beregning av avskrivninger, samt dokumentasjon fra kurs 13.3.18 - Skjema for intern revideringsprosess av Form C publisert og presentasjonen fra kurset. Alt kan lastes ned fra H2020 samleside økonomi og administrasjon

http://www.uib.no/boa/103903/h2020-samleside-%C3%B8konomi-og-administrasjon, under Drift/Rapportering.

Skjemaene er også inkludert under Skjemaoversikt http://www.uib.no/foransatte/73123/skjemaoversikt

09.02.2018

Fellesregistreringen i merverdiavgiftsregisteret mellom UiB og Uni Research AS
Fellesregistreringen i merverdiavgiftsregisteret mellom UiB og Uni Research AS opphører 28.02.2018. Dette skjer som følge av endrede eierforhold ved etablering av Norwegian Research Centre AS (Norce).Fra 01.03.2018 er UiB og Uni Research AS egne avgiftssubjekter. Dvs. at det ved fakturering må gjøres en vurdering, på lik linje med andre eksterne kunder, om inntektene er omsetning iht. mva-loven, og eventuelt om omsetningen er avgiftspliktig, fritatt for mva eller unntatt mva. Se ansattsidene: http://www.uib.no/foransatte/30634/merverdiavgift   

02.02.2018

H2020 - Ny mal for timeliste for 2018 publisert
I malen for timeliste for 2018 er det nå inkludert et ekstra ark som gjør automatiske overføringer til timelistene slik at man slipper å taste inn samme informasjon hver måned (organisasjon, navn, etc). Arket summerer også automatisk timer per prosjekt og WP/task per måned og totalt. Malen kan lastes ned fra BOA-sidene, under Kontakt og skjema/skjema eller Prosjektfaser/Drift.

22.08.2017

Tertialavslutning PA
Modulene stenges 01.09.17 - se også frister for bilag og rapporter
Minner om "Sjekkliste for BOA prosjekter", og anbefaler at denne gjennomgås før PA modulen lukkes. Denne listen ligger alltid tilgjengelig på økonomiavdelingen sin side "Periode og regnskapsavslutning", og er ment til forløpende oppfølging av PA prosjektene.

27.06.2017

 

 

 

 

H2020 - ERC; PI dokumentasjon på arbeidstid i EU/assosiert medlemsland

I versjon 4.0 av Annotated Model Grant Agreement, datert 21.04.17, blir det presisert at Principal Investigator må kunne dokumentere krav til arbeidstid i EU eller assosiert medlemsland, som gitt i arbeidsprogram/call, i form av en erklæring signert av PI og beneficiary (UiB).

Vi vil se på muligheten til å utarbeide en mal for en slik erklæring.

I den grad det er aktuelt vil PI’s som har arbeidstid ved andre institusjoner i tillegg til UiB, også måtte signere en erklæring sammen med UiB (beneficiary).

27.06.2017

 

 

 

 

 

 

 

 

H2020 - Bruk av leiestedsmodellen

I februar 2017 ble Model Grant Agreement nok en gang endret av EU. En av de mest vesentlige endringene i denne versjonen var introduksjon av artikkel 6.2.D.5 Costs for internally invoiced goods and services. EU gir nå anledning til bruk av enhetspris (unit cost) i forbindelse med internfakturering for bruk av infrastruktur. Man kan ikke inkludere overhead eller andre kostnader som ikke er godkjent i henhold til H2020 regelverket (ineligible costs) i enhetsprisen. Det vil si at vi kan benytte våre leiestedpriser som grunnlag, men med noen justeringer;

* Trekke ut kostnader for areal

* Trekke ut indirekte kostnader for teknikere

Det skal også dokumenteres at kostnadene som er benyttet til å kalkulere enhetsprisen er i samsvar med reelle regnskapsførte kostnader (regnskapsrapporter, faktura, dokumentasjon på andel av personell kostnader inkludert i enhetsprisen). Så vidt vi kan se blir dokumentasjonskrav oppfylt ved beregning og bruk av leiestedsmodellen, men vi vil komme tilbake med mer informasjon om nødvendig.

27.06.2017

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

H2020 - Presiseringer og endringer i beregning av lønnskostnad

Beregning av timepris

I juli 2017 endret EU Model Grant Agreement og inkluderte en metode for å beregne timepris per måned. På grunn av norske regler for feriepenger var det usikkert om metoden kunne benyttes ved UiB. Seksjon for prosjektøkonomi har sammen med revisor for UIB’s EU prosjekt, PWC, vurdert reglene for beregning av månedlig timepris i H2020 i henhold til Model Grant Agreement og Annotated Model Grant Agreement.

Etter en gjennomgang av regelverket er vi av den oppfatning at UiB kan legge til grunn beregning av månedlig timepris med bruk av standard produktive timer;

Timepris per måned = Lønn (+ sosiale kostnader) per måned / standard produktive timer pr måned

Følgende korrigeringer må imidlertid gjøres;

  • I den grad det foreligger lønnstillegg som gjelder for tidligere perioder/måneder inkluderes dette lønnstillegget i de månedene det treffer (inkludert juni).
     
  • Lønnsgrunnlaget for juni justeres for effekt av opptjente feriepenger og arbeidsgiveravgift knyttet til opptjente feriepenger (dette fordi opptjening av feriepenger vil skje over 11 måneder). I praksis vil dette bety at når man beregner timepris for juni (for de personer som får utbetalt feriepenger) benytter man timepris for mai med en justeringsfaktor på 89,29%.

Vi gjør oppmerksom på at det er en liten risiko for at EU vil tolke regelverket og vår beregning av timepris på en annen måte, og at vi dermed kan få underkjent lønnskostnader i forbindelse med en EU revisjon.

Det vil også bli noe mer administrasjon ved metoden vi beregner timepris på enn om vi skulle ha benyttet lønnskostnader for et lukket finansielt år og EU sin fastsatte rate for produktive timer på 1720, men lønnskostnadene vi rapporterer til EU vil bli mer reelle.

Vi vil gjøre så godt vi kan for å utarbeide gode avstemmingsskjema som vil gjøre arbeidet med å beregne timepris så enkelt som mulig. Vi vil også sette pris på om vi får tilbakemeldinger på erfaringer rundt beregning av timepris. Det er mulig for UiB å bytte metode for hvert år (for alle H2020 prosjekt).

Rapportering av timer

I henhold til Annotated Model Grant Agreement versjon datert 24. april 2017 er det mulig å rapportere timer over antall produktive timer per måned så lenge man ikke rapporterer mer enn standard produktive timer for året, eller at lønnskostnadene som beregnes blir høyere enn det som er regnskapsført.

Adjustment Form C’s

På bakgrunn av endringer i Model Grant Agreement og Annotated Model Grant Agreement vil man kunne gjøre korrigeringer for rapporterte lønnskostnader i forbindelse med neste rapportering for det enkelte prosjekt. Slike endringer blir gjort i et Adjustment Form C. Seksjon for prosjektøkonomi har notert hvilke prosjekt som vil kunne gjøre korrigeringer for rapporterte lønnskostnader, og vil gi en påminnelse når prosjektene skal rapportere.

Nye versjoner av avstemmingsskjema

Det vil bli utarbeidet nye versjoner av avstemmingsskjema og lønnsavregning for H2020 prosjekt. De nye versjonene vil bli lagt ut på ansattsidene i løpet av kort tid.

27.06.2017











 

Ny rutine for avslutning av bidragsprosjekter (gjelder ikke valuta- og oppdragsprosjekter)

Fra og med 30.juni 2017 skal avslutning av bidragsprosjekter hvor avtalen i PA er opprettet i NOK fullføres av instituttene ved bruk av eOmpostering.

Det skal ikke fylles ut noe prosjektavslutningsskjema som sendes til økonomiavdelingen ved avslutning av overnevnte prosjekter.  Prosjektøkonom skal anvende prosjektavslutningsrapport i Tableau for å utføre nødvendige kontroller.  Rapporten skal brukes som vedlegg/dokumentasjon ved føring av restsaldo på prosjektavslutningsarter i eOmpostering. Alle avvikene i prosjektavslutningsrapport skal være mindre enn kr. 1,- før prosjektet kan lukkes av kontorsjef.

NB! Ved føring av restsaldo på prosjekter som er opprettet på «Bidrag Driftsmal» må man først sette både kostnad- og inntektsoverhead på den aktiviteten du skal føre på til 0 %, dette for å unngå at det genereres overhead på avslutningen. 

Rutinen for avslutning av oppdragsprosjekter og bidragsprosjekter, hvor avtalen i PA er opprettet i utenlandske valuta forblir uendret. Prosjektavslutningsskjema må fortsatt fylles ut, attesteres, anvises, lastes opp som vedlegg på prosjektet, opprette issue sak, og original skjema sendes til økonomiavdelingen for behandling

På Ansattsidene kan du lese mer om den nye rutinen for kontroll og avslutning av prosjekter i PA modulen
25.06.2017Har du prosjekter med sluttdato i juli, august? Før du tar ferie må du huske å sjekke om det er behov for å utvide transaksjonsdato for å få inn lønn eller reiseregninger etter prosjektets sluttdato.
For at lønn og reise skal kunne belastes prosjekte uten forsinkelser, må du utvide transaksjonsdato på prosjektnivå (PA meny: Prosjekt|Oppsett) og på aktivitetsnivå (PA meny:Økonomi|Aktiviteter).

15.06.2017 

 

Vi har åpnet opp for at åremålsstillinger som tilsettes på eksternfinansierte prosjekter, kan lønnes av grunnbevilgnings-midler:                   
Merk!
Ny løsning skal i første omgang kun brukes på prosjekter med sentral toppfinansiering, som NFR Toppforsk Fellesløftet III og EU Marie Curie prosjekterog gjelder rekrutteringsstillinger / åremålsstillinger (phd/postdok). Lønn / deler av lønn kan i slike tilfeller konteres direkte på aktuell 2 UiB aktivitet i PAGA. Lønn vil da automatisk bruke av avsatte midler prosjekt 700910, (overhead synliggjøres).Les mer om den nye løsningen, og hvordan lønn skal konteres.
30.03.2017

 

Ny rutine for støtte fra Olf Grolle Olsens legat til UiB hvor i opptatt arv etter M. Bødtker fra mars.2017.

Du finner rutinen her: https://wiki.uib.no/okonomi/index.php/BOA_dokumentbank

13.12.2016Nye mva koder
 

Kommende regelendringer fra 01.01.17 om hvordan vi skal rapportere omsetning til Skatteetaten gjør at vi har opprettet to nye mva-koder. Som følge av dette er det også endret bruk for mva-kode 00 og mva-kode 05. Endringen gjelder for fakturaer laget i kundemodulen (AR) og prosjektmodulen (PA), samt omsetning registrert med bankterminal eller kassesystem.

Mva-kodene er klar for bruk og vi oppfordrer alle til å begynne å bruke disse mva-kodene fra i dag.

OA brukere skal allerede ha fått informasjon om endring via mail 12.12.16Det er viktig at alle økonomer setter seg inn i endringene.
Merk at det i PA kan bli nødvendig med endringer for prosjekter hvor det er omsetning iht. Mva-loven. I hovedsak vil dette gjelde oppdragsprosjekter hvor det er:

  • omsetning unntatt mva. Mva-kode endres fra 00 til 06.
  • omsetning fritatt for mva og hvor det er eksport/utførsel av varer/tjenester. Mva-kode endres fra 05 til 52.

Vi ber dere derfor vennligst snarest om å gå gjennom deres oppdragsprosjekter (samt eventuelle bidragsprosjekter med mva.) Kontroller om prosjekter som pr i dag har mva kode 00 eller 05, har behov for å få endret mva-kode som følge av overnevnte endringer. Eventuelle endringer sendes BOA-gruppen via Issue tracker innen 20.12.16, og vi vil endre mva-koden på prosjektet for dere, samt sjekke at alle nødvendige parameter oppdateres i Forms.

Nyttige lenker i forbindelse med endring; Avgiftskoder ved UiBUiB-inntekter og merverdiavgiftArter og mva koder

29.11.2016

 

 

 

 

 

 

 

Forberedelse til årsavslutning BOA - 2016

Vi ønsker å poengtere et par oppgaver:

  • Prosjektavslutning og frist 12.12.2016 Vi har hatt dialog om prosjektavslutning av gamle prosjekter og det er essensielt at dere følger opp. Alle prosjektene må være avsluttet før årets slutt. Vi ber om at alle leverer inn avslutningsskjema så fort dere kan og senest innen fristen 12.12. Vi skal da få effektuert dette før jul, men det betinger at dere er tilstede og er tilgjengelig for spørsmål etter fristen. Skal dere ha ferieavvikling i ukene 50 og 51 så må dere gi oss informasjon om dette i issuene, slik at vi kan prioritere deres saker. Minner om at oppdragsprosjekter skal være fullfinansierte, og budsjettert med fortjeneste slik at de gjerne avsluttes med overskudd. Ved avslutning av oppdragsprosjekter må man ta en ekstra kontroll på at bokføringen er ihht. reglement for oppdragsprosjekter. Er det overforbruk på oppdragsprosjekter, må årsak til dette dokumenteres. Kontakt i slike tilfeller BOA gruppen sentralt for avklaring / korrekt håndtering av det enkelte prosjektet.
  • Utvide datoene på prosjektene som har sluttdato Huske å utvide transaksjonsdatoer på prosjekter som har sluttdato 31.12.2016 dersom lønn og andre belastninger skal skje i januar.

Romjulen – støtte på BOA ved ØKA Teknisk bistand via Issue Tracker.

 Tidligere BOA nyheter