Hjem

Ansattsider

PROSJEKT TJENESTEUTVIKLING

Ti spørsmål og svar

Administrasjonen ved UiB pakker snart flyttekassene og gjør seg klar for sin største endring på lenge. Prosjekt Tjenesteutvikling (PT) vil prege de neste årene, men hva er det egentlig og hva har det å si for deg som ansatt? Her er ti kjappe spørsmål og svar.

Nygårdsgaten 5
Bildet er en illustrasjon av hvordan hovedinngangen i Nygårdsgaten 5 kan se ut i fremtiden. Foto: Artec

I løpet av de tre neste årene skal UiB gjennom store endringer. Navnet har skiftet fra NG5-prosjektet til Fremtidens administrasjon til nå å hete prosjekt Tjenesteutvikling. Innholdet har også endret seg. Satt på spissen kunne det i starten kanskje fremstå som en oppussing av kontorlokaler og dreie seg om hvor folk skulle jobbe, mens det nå er liten tvil om at det også handler om hvordan folk skal jobbe.

For mange ansatte er det stor spenning knyttet til hvordan arbeidshverdagen og ikke minst arbeidsplassen vil bli. Vi ba assisterende universitetsdirektør Tore Tungodden prøve å svare kort og enkelt på ti kjappe spørsmål:

- Går det an å si kort hva prosjekt tjenesteutvikling er?

- Fornyelse og utvikling av de administrative tjenestene er en viktig forutsetning for at universitetet skal realisere sine faglige mål. UiB kan dokumentere gode resultater innenfor flere områder av den administrative virksomheten, men universitetets faglige virksomhet er i kontinuerlig endring og utfordrer administrasjonen til å videreutvikle sine basistjenester og tilrettelegge for nye og innovative tjenester tilpasset endrede faglige behov. «Prosjekt Tjenesteutvikling» har en visjon om å legge til rette for å utvikle en helhetlig administrasjon for UIB. Dette skal skje ved å gjennomføre konkrete delprosjekter tilpasset faglige behov, utvikle en felles metodisk tilnærming til tjenesteutvikling og gjennom fysisk samlokalisering og digitale løsninger gjøre de administrative tjenestene enda mer tilgjengelig for ansatte og studenter.

- Beklager, men det ble verken kort eller enkelt. La oss prøve igjen, litt mer konkret denne gangen. Blir det førstemann til mølla om morgenen for å få en kontorplass?

- Nei, vi kan garantere at alle ansatte skal få en fast arbeidsplass.

- Blir det krav til clean desk?

- Nei, vi kommer definitivt ikke til å bruke konseptet «clean desk»

- Det blir snakket om «aktivitetsbaserte arbeidsplasser». Hva er det?

- Aktivitetsbaserte arbeidsplasser er en mye brukt betegnelse på løsninger som skal gi de ansatte større fleksibilitet med hensyn til hvor og hvordan de vil jobbe. Vi ønsker å utvikle en egen «UiB-løsning» tilpasset ansattes behov og hensyn til hvordan vi ønsker å utvikle tjenester og samhandling.
- Hva ligger egentlig i det?
- Ting som gode stillerom og møterom, i tillegg til ulike soner som passer til ulikt arbeid. For eksempel har mange arbeidsoppgaver som veksler mellom behov for konsentrasjon og behov for ideutveksling og kreativitet. En aktivitetsbasert arbeidsplass bør legge til rette for begge deler slik at ansatte kan tilpasse arbeidsform til oppgave.

- Har ansatte noen reell påvirkning i disse prosessene, både når det gjelder arbeidsplass og organisering?

- Ja, de ansatte vil bli invitert inn på en rekke arenaer for å drøfte både tjenesteutvikling, organisering og hvordan våre ambisjoner for å utvikle en helhetlig administrasjon for UiB skal påvirke den fysiske utformingen av arbeidsplassene.
- Men er ikke mye allerede bestemt?
- Nei, det eneste som er bestemt er at vi skal samle sentraladministrasjonen i ett bygg. Nå starter det spennende arbeidet med å utvikle tjenester og organisasjon som skal fylle bygget med innhold og etter hvert legge grunnlaget for å bestemme de fysiske løsningene. Her trenger vi gode ideer og innspill fra de ansatte. Det er helt reelt.
- Hvordan skal det skje?
- Medvirkning vil skje på ulike nivå. Først gjennom en kartlegging blant alle ansatte som skal gi prosjektet et viktig kunnskapsgrunnlag for å drøfte tjenester, organisering og fysisk utforming, Videre gjennom medvirkning fra tillitsvalgte og hovedverneombud i styringsgruppe og byggeprosjektet der både tillitsvalgte og vernetjenesten er representert. 

I byggeprosjektet oppretter vi nå et brukerutvalg som også vil følge hele prosessen med bygget. Veldig mange ansatte vil også bli involvert i ulike delprosjekter som skal danner grunnlaget for utviklingen av nye tjenester.

- Mange har fått med seg at arealnormen til staten setter rammer? Hvor trange er de rammene?

- For framtidige statlige kontorlokaler og for kontordelen i bygg til virksomheter med arealkrevende formål fastsettes en arealnorm på 23 kvadratmeter bruttoarel per ansatt.

- Hva kan man gjøre innenfor de rammene?

- Vi har stor tro på at bygget vil gi tilstrekkelig arealmessig fleksibilitet til at vi kan få til veldig gode løsninger for arbeidsplassene til de ansatte, og også for fellesløsninger som møterom, sosiale soner og kantine som vil komme alle ansatte til gode.

- Det blir snakket om at digitalisering og skybaserte løsninger skal bidra til samarbeid. Men hvordan skal folk lære seg dette? Blir det gitt god opplæring?

- Det er viktig å utvikle alle ansatte sin digitale kompetanse og det må tiden fremover skje på en langt mer systematisk måte enn i dag. Dette er derfor et tema vi kommer til å bruke ressurser på i prosjektet og i tett dialog med de ansatte.

- Hvordan ser fremdriften ut?

- Tidlig i desember sender vi ut kartlegging til alle ansatte. Deretter går vi en i en fase der vi i noen måneder arbeider med tema som tjenesteutvikling, samhandling og organisering.

Parallelt med dette arbeider vi med et konsept for byggeprosjektet som i vår skal danne grunnlag for dialog med de enkelte avdelingene om den mer konkrete utformingen av deres fysiske areal. Vi planlegger utflytting av Nygårdsgaten 5 i slutten av 2019 og planlegger byggetid på 15 måneder og estimerer innflytting våren 2022.

- Hvorfor gjør UiB dette her?

- UiB har en svært dyktig administrasjon, men vi opplever store strukturelle endringer som vil påvirke både ressurser og tjenesteområder. Samtidig er den faglige virksomheten også i kontinuerlig endring og dette stiller også nye krav til den administrative delen av virksomheten. Administrativt ønsker vi å være i forkant av utviklingen og innrette vår aktivitet slik at vi kan møte nye og endrede behov.

Jeg har stor tro på at Nygårdsgaten 5 blir et fantastisk bygg med tipp topp moderne fasiliteter. Men det er viktig at prosjektet også handler om hvordan vi skal jobbe sammen og hvordan vi skal samarbeide godt også med de som fysisk sitter andre steder.

Vi håper at de ansatte vil oppleve at de gjennom dette prosjektet kan være aktivt med i arbeidet med å utforme sin fremtidige arbeidshverdag, hvordan de arbeider, hvem de arbeider sammen med og hvilke fysiske rammer som skal være på plass for å gi økt trivsel på arbeidsplassen.