Hjem

Ansattsider

BOTT-samarbeidet

Standardiseringsarbeidet i BOTT økonomi og lønn er nå i gang

Det skal etableres en felles løsning for økonomi og lønn ved de fire universitetene i BOTT-samarbeidet. Målet er å få standardiserte rutiner og felles praksis, som støttes av digitale løsninger og tjenester fra DFØ. 

Arbeidet med å standardisere krever involvering og medvirkning fra alle de fire universitetene. Dette er en forutsetning for at vi skal få gode løsninger og tjenester fra Direktoratet for økonomistyring (DFØ).  

Hvorfor skal vi bli mer like? 

Prosjektleder for standardiseringsprosjektet, Aud Magna Gabrielsen, forklarer hvorfor universitetene arbeider med å bli mer like: 

– Våre ulike fagmiljøer er universitetenes egenart. Behovene for administrasjon og effektive tjenester for våre ansatte og fagspesialister innen økonomi og lønn er like. Ved at vi etablerer felles rutiner og tjenester, vil våre ansatte oppleve lik administrativ praksis på tvers av universitetene.  

For vitenskapelige ansatte som jobber med prosjekter, vil vi nå få en felles digital løsning for prosjektstøtte, hvor planlegging- og søknadsfasen i prosjektet er integrert mot verktøy for økonomioppfølging.  

Administrativt ansatte vil oppleve at flere prosesser og arbeidsverktøy blir digitale, og dermed mer effektive. Eksempelvis vil vi få en ny digital løsning for inngåelse av avtale og utbetaling av timelønn og honorar.  

Gabrielsen påpeker at standardiseringsarbeidet også er viktig for at DFØ skal kunne utvikle systemene. Det er derfor et tett samarbeid mellom de to delprosjektene standardisering og utvikling, og de følger hverandre parallelt.  

På hvilke områder skal vi bli mer like? 

Vi har som mål å få lik praksis og rutiner på flere områder innen økonomi og lønn, hvor det i dag er variasjoner mellom universitetene. Noen eksempler på dette er: 

  • Lik praksis og rutine for registrering og oppfølging av fleksitidsordning. 

  • Like selvbetjeningsløsninger for reiseoppgjør for ansatte på tjenestereiser. 

  • Like rutiner for håndtering av økonomisk støtte til vitenskapelige ansatte med forskningstermin. 

  • Vi får også like løsninger for bestilling av varer og tjenester.   

Samarbeid og arbeidsfordeling  

Alle de fire universitetene bidrar aktivt i arbeidet med å etablere felles praksis, løsninger og tjenester. Alle deltar i arbeidsgrupper som har som mål å finne de beste, fremtidsrettede løsningene for alle fire universitet. 

- De som deltar i arbeidsgruppene, er ikke representant for «sitt» universitet, men fellesskapet i BOTT, og har tett forankring med ledelsen, forteller Gabrielsen.  

Ny hverdag for mange 

Til tross for at prosjektlederen er trygg på at dette er et skritt inn i fremtiden, ser hun også at det kan være utfordrende for universitetene. 

– Våre medarbeidere er løsningsorienterte og vant til å yte god service, og har også i dag mange gode løsninger og tjenester som er utviklet over tid i det enkelte universitet. Det kan derfor være krevende for alle og enhver å måtte gi litt slipp på dette, før vi har kommet så langt at vi har fått testet ut forslagene til fellesløsningen, sier Aud Magna Gabrielsen.  

Veien videre 

Arbeidet med felles standard og rutiner vil starte nå i 2019, slik at UiB og UiO tar ny løsning i bruk fra 2021. UiT og NTNU innfører ny løsning fra 2022. 

Les mer på BOTT-samarbeidet sine nettsider.