Prosjekt for økonomi og lønn

• Omstilling innenfor Lønn og lønnsnær HR – eget prosjekt 

• Arbeidet med utvikling av løsningene og standardisering av prosesser og rutiner er forsinket fra nasjonalt prosjekt og har ført til forsinkelser også for mottaksprosjektet ved UiB 

• Det jobbes mye med datainnsamling og konvertering til både test- og produksjonsløsning.  Et arbeid involverer hele organisasjonen og som vil pågå frem til over nyttår 

• Prosess-,rolle- og rutinebeskrivelser blir løpende publisert av BOTT  nettsiden BOTT-samarbeidet.no / opplæring.  Dette er informasjon som er tilgjengelig for alle ansatte. Her vil også informasjon og linker til kurs for den enkelte rolle bli lagt ut. 

HR-portalen blir erstattet med:

• Selvbetjeningsløsning på nett
• App (DFØ-appen)
• Betalmeg – Selvbetjening for honorarmottakere (opprette reiseregning, utgiftsrefusjon og honorarskjema) 

I DFØ-appen skal ansatte f.eks. kunne

• registrere reiseregning, arbeidstid, ferie og fravær, refusjon av utlegg
• sjekke tidssaldo, lønnsslipp
• utføre oppgaver som ansatt og som godkjenner

Dette må du som ansatte gjøre i HR-portalen før vi får ny selvbetjeningsportal (SAP)

Fra 2021 bytter UiB lønnssystem fra PAGA til SAP. Ansatte skal fra nyttår begynne å bruke selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen, og HR-portalen utgår. For å få en smidig overgang til nytt system må du som ansatt gjøre noen forberedelser:

Lønnsslipper

Lønnsslipper fra 2020 eller tidligere blir dessverre ikke tilgjengelig i den nye selvbetjeningsportalen fra DFØ. Du kan heller ikke logge inn i HR-portalen etter nyttår.

Ved behov må du derfor ta ut gamle lønnsslipper før nyttår.

Slik går du frem i HR-portalen for å laste ned lønnslipper: 

• Trykk "Min mappe", deretter "Lønnsutbetaling".
• Du kan merke en og en måned i kolonnen for lønnsutbetaling, og trykke på arksymbolet til høyre i kolonnen for LØNNSSLIPP.
• Da får du vist en komplett lønnsslipp som du enten kan lagre som PDF eller skrive ut.

Ferie

Du må registrere all avviklet og planlagt ferie i 2020 så snart som mulig.

Dersom du vil søke om å overføre ferie (inntil 14 dager) må du gjøre dette så snart som mulig.  Siste frist for feriegodkjenning fra leder er 22.12.2020. Hvis du har registrert ferieønsker for 2021 må du registrere dette på nytt i selvbetjeningsportalen etter nyttår.

MinTid

Ved overgang til SAP må alle saldoer i forhold til tid-registrering være korrekte. Siste frist for å registrere tid er 28.12.2020. Det vil IKKE være anledning å korrigere saldo i 2021, grunnet overgang til nytt system.

Ved årsskiftet vil all plusstid og ekstratid over 50 timer bli strøket, og saldo slik den da står vil bli konvertert over til SAP. Reisetid vil bli konvertert uavkortet over til SAP.

Utbetalinger via Min Tid

Etter 30.11.2020 skal du ikke registreres noe i Min Tid som medfører utbetaling. Dette gjelder blant annet overtid, timelønn, beredskapsvakter, tokt mm. Alle slike registreringer fom. 01.12.2020. SKAL registres i HR-portalen, siste frist godkjent hos leder 16.12.2020. Godkjente skjema fra HR-Portalen etter 16. desember vil bli manuelt registrert i SAP.

Fravær og permisjoner

• Du kan fortsatt søke om permisjon/forlengelse av permisjon i HR-portalen. Skjema må være behandlet av lønnsmedarbeider (FLA) og sendt til Seksjon for lønn innen 22.12.2020. Seksjon for lønn vil sørge for å følge dette opp ved overgang til nytt lønnssystem.
• Serviceteamet for fravær og foreldrepermisjoner vil følge opp foreldrepermisjoner. 
• Sykmeldinger sender du inn fortløpende.
• Annet fravær med lønn som velferdspermisjon, lesedager mm. som gjelder for 2021 skal ikke registreres før etter oppstart av nytt lønnssystem.

Siste frist for leder å godkjenne bilag som skal utbetales i 2020 er 16.12. Etter dette må bilag registreres i nytt system etter nyttår.

• Vi får standardiserte prosesser og rutiner som skal være felles i BOTT

• Vi får nye løsninger innen økonomi- og lønnsområdet

• Ny digital løsning for tilsetting og arbeidskontrakt (TOA) 

Oversikt over hvilke systemer som skal skiftes ut:

• Økonomisystem  (Unit4 ERP) - erstatter Oracle  

  • Inkludert prosjektøkonomi og ‘PreAward’  

• Lønnssystem  (SAP) - erstatter PAGA og dagens HR-portal 

• Bestillings- og fakturaløsning  (Unit4 ERP) - erstatter BasWare  

• DAP (erstattes av TOA) 

• Vi beholder rapportverktøyet Tableau. 

Dette betyr at de fleste av oss som har oppgaver innenfor økonomi- og lønnsområdet må endre måten vi jobber på, og verktøyene vi jobber i. Alle vil få opplæring og tid til å sette seg inn i de nye oppgavene og systemene.    

Ansatte vil få tilbud om en innføring i bruk av selvbetjeningsportalen og DFØ appen i løpet av januar 2021. Dette blir gjennomført som webinar. I tillegg vil det tilgjengeliggjøres brukerveiledninger og introduksjonsvideoer i løpet av desember 2020.  

Saksbehandlere og fagbrukere vil få tilbud om digital opplæring i de nye verktøyene i løpet av høsten/vinteren 2020.  

Mottaksprosjektet for UiB består av følgende:

• Ingvild Instebø Larsen - Prosjektleder mottak økonomi og lønn
• Tone Elin Skaugvold - Teamleder lønn
• Lyder Jensen - Teamleder IT/systemforvaltning 
• Mira Kaur, prosjektstøtte 
• Silje Bjerkeng, kommunikasjon 
• Ivar Stenersen, Opplæring 

Faggrupper:

Faggruppene er nasjonale grupper med ressurser fra alle de fire universitetene. Faggruppene jobber med å etablere felles praksis, løsninger og tjenester innenfor de definerte prosessene.  Alle faggruppene har, i samarbeid med DFØ, som mål å finne de beste, fremtidsrettede løsningene for alle fire universitet.  

Ressursgrupper:

I arbeidet med de ulike prosessene, er det i tillegg egne ressursgrupper innenfor hver av de ulike hovedprosessene, som faggruppemedlemmene har benyttet til faglige diskusjoner og intern forankring ved UiB. 

Høsten 2020 er det opprettet en rekke flere grupper som arbeider aktivt i prosjektet.  Eksempler her er ressurs- og arbeidsgruppe som, sammen med alle økonomene ved UiB, tilpasser dagens økonomi-/prosjektøkonomimodell mot ny BOTT standard økonomi-/prosjektøkonomimodell.  Videre er det jevnlige møter mellom prosjektet og ledelsen ved fakultetene og avdelingene (fakultetskontakter). 

BOTT Økonomi og lønn er et prosjekt i BOTT-samarbeidet, der fokus er å få løst tjenester knyttet til økonomi- og lønnsområdet gjennom en felles anskaffelse. Gjennom dette arbeidet har BOTT inngått samarbeid med Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Det er videre vedtatt at de to første universitetene som skal ta i bruk tjenestene fra DFØ, er UiO og UiB, med planlagt oppstart 01.01.2021.

Prosjekt BOTT Økonomi og lønn startet gjennomføringsfasen i januar 2019, der det arbeides med standardisering av prosesser og rutiner, samt utvikling og testing av de løsninger og tjenester som skal leveres av DFØ.

Strategi for prosjektet:

• BOTT skal forenkle, fornye og forbedre det administrative støtteapparatet.​
• Med digitalisering som pådriver skal BOTT oppnå effektive tjenester og frigjøring av ressurser​
• Vi skal realisere strategien gjennom samarbeid om felles anskaffelse av nye løsninger innen økonomi og HR, samt arbeid med felles praksis, organisering og styrking av vår omstillingsevne.​

Felles resultatmål for prosjektet:

Foto/ill.:

BOTT