Hjem
Ansattsider

Prosjekt for økonomi og lønn

Mottaksprosjektet for økonomi og lønn skal sørge for et godt mottak av DFØ sine løsninger og tjenester ved UiB, og sikre at organisasjonen får informasjon og opplæring i nye prosesser og rutiner.

Hovedinnhold

Dette innebærer forberedelse og innføring av felles rutiner og løsninger fra 1.januar 2021 innenfor følgende hovedprosesser: 

  • Økonomimodell og regnskap
  • Prosjektøkonomi
  • Budsjett
  • Behov til betaling
  • Fordring til innbetaling
  • Lønn og lønnsnær HR, inkludert tilsetting og arbeidskontrakt

Informasjon til alle ansatte om nytt system finner du her

Informasjon om opplæring, brukerveiledninger osv. til økonomisystemet, og lønn- og personalsystemet.

    Hva er siste nytt i prosjektet?

    • Omstilling innenfor Lønn og lønnsnær HR – eget prosjekt 

    • Arbeidet med utvikling av løsningene og standardisering av prosesser og rutiner er forsinket fra nasjonalt prosjekt og har ført til forsinkelser også for mottaksprosjektet ved UiB 

    • Det jobbes mye med datainnsamling og konvertering til både test- og produksjonsløsning.  Et arbeid involverer hele organisasjonen og som vil pågå frem til over nyttår 

    • Prosess-,rolle- og rutinebeskrivelser blir løpende publisert av BOTT  nettsiden BOTT-samarbeidet.no / opplæring.  Dette er informasjon som er tilgjengelig for alle ansatte. Her vil også informasjon og linker til kurs for den enkelte rolle bli lagt ut. 

    Hva betyr prosjektet for økonomi-, HR- og lønnsmedarbeidere?

    • Vi får standardiserte prosesser og rutiner som skal være felles i BOTT

    • Vi får nye løsninger innen økonomi- og lønnsområdet

    • Ny digital løsning for tilsetting og arbeidskontrakt (TOA) 

    Oversikt over hvilke systemer som skal skiftes ut:

    • Økonomisystem  (Unit4 ERP) - erstatter Oracle  

      • Inkludert prosjektøkonomi og ‘PreAward’  

    • Lønnssystem  (SAP) - erstatter PAGA og dagens HR-portal 

    • Bestillings- og fakturaløsning  (Unit4 ERP) - erstatter BasWare  

    • DAP (erstattes av TOA) 

    • Vi beholder rapportverktøyet Tableau. 

    Dette betyr at de fleste av oss som har oppgaver innenfor økonomi- og lønnsområdet må endre måten vi jobber på, og verktøyene vi jobber i. Alle vil få opplæring og tid til å sette seg inn i de nye oppgavene og systemene.    

    Hvem jobber i prosjektet?

    Mottaksprosjektet for UiB består av følgende:

    Faggrupper:

    Faggruppene er nasjonale grupper med ressurser fra alle de fire universitetene. Faggruppene jobber med å etablere felles praksis, løsninger og tjenester innenfor de definerte prosessene.  Alle faggruppene har, i samarbeid med DFØ, som mål å finne de beste, fremtidsrettede løsningene for alle fire universitet.  

    Ressursgrupper:

    I arbeidet med de ulike prosessene, er det i tillegg egne ressursgrupper innenfor hver av de ulike hovedprosessene, som faggruppemedlemmene har benyttet til faglige diskusjoner og intern forankring ved UiB. 

    Høsten 2020 er det opprettet en rekke flere grupper som arbeider aktivt i prosjektet.  Eksempler her er ressurs- og arbeidsgruppe som, sammen med alle økonomene ved UiB, tilpasser dagens økonomi-/prosjektøkonomimodell mot ny BOTT standard økonomi-/prosjektøkonomimodell.  Videre er det jevnlige møter mellom prosjektet og ledelsen ved fakultetene og avdelingene (fakultetskontakter). 

    Faseplan

    Fase 1    

    Forberedelse: Kartlegging, planlegging og forberedende arbeid

    • Opprette overordnet opplæringsplan
    • Opprette overordnet plan for sikker drift årsovergang 2020-2021 
    • Avklare integrasjonsbehov 
    Sep 2019 - feb 2020
    Fase 2  

    Organisasjonsforberedelse, opplæring og produksjon

    • Overføring av UiB data til DFØ sine løsninger
    • Opplæring for aktuelle saksbehandlere
    Mar 2020 - jun 2021
    Fase 3

    Oppfølging og videreutvikling 

    • Oppfølging av aktiviteter i regi av det nasjonale prosjektet
    • Oppfølging av mottaksprosjektene NTNU og UiT
    juli 2021 - jun 2022

    Om prosjekt BOTT Økonomi og lønn

    BOTT Økonomi og lønn er et prosjekt i BOTT-samarbeidet, der fokus er å få løst tjenester knyttet til økonomi- og lønnsområdet gjennom en felles anskaffelse. Gjennom dette arbeidet har BOTT inngått samarbeid med Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Det er videre vedtatt at de to første universitetene som skal ta i bruk tjenestene fra DFØ, er UiO og UiB, med planlagt oppstart 01.01.2021.

    Prosjekt BOTT Økonomi og lønn startet gjennomføringsfasen i januar 2019, der det arbeides med standardisering av prosesser og rutiner, samt utvikling og testing av de løsninger og tjenester som skal leveres av DFØ.

    Strategi for prosjektet:

    • BOTT skal forenkle, fornye og forbedre det administrative støtteapparatet.​
    • Med digitalisering som pådriver skal BOTT oppnå effektive tjenester og frigjøring av ressurser​
    • Vi skal realisere strategien gjennom samarbeid om felles anskaffelse av nye løsninger innen økonomi og HR, samt arbeid med felles praksis, organisering og styrking av vår omstillingsevne.​

    Felles resultatmål for prosjektet:

    Felles resultatmål for prosjektet
    Foto/ill.:
    BOTT