Hjem
Ansattsider
Digitale disputaser

Disputas og prøveforelesninger under koronasituasjonen

Regler og retningslinjer for disputaser og prøveforelesninger under koronasituasjonen.

digitale disputaser
Utbruddet av COVID-19 har store konsekvenser for all virksomhet ved UiB, også ph.d.-utdanningens prøveforelesninger og disputaser.
Foto/ill.:
Torhild Dahl, UiB

Utbruddet av COVID-19 har store konsekvenser for all virksomhet ved UiB, også ph.d.-utdanningens prøveforelesninger og disputas (heretter kalt doktorgradsprøven). Avholdelse av doktorgradsprøve som et fysisk arrangement, er underlagt bestemmelser på nasjonalt og kommunalt nivå, og for UiB som helhet: https://www.uib.no/korona 

Selv om bestemmelser tilsier at det kan være mulig å avholde fysiske doktorgradsprøver, er det opp til fakultetene å avgjøre om doktorgradsprøven skal avholdes heldigitalt eller som et arrangement der de fleste er fysisk samlet. 

Doktorgradsprøve som et fysisk arrangement

Selv om bestemmelser tilsier at det kan være mulig å avholde fysiske doktorgradsprøver, er det opp til fakultetene å avgjøre om doktorgradsprøven skal avholdes heldigitalt eller som et arrangement der de fleste er fysisk samlet. Avgjørelsen om fysisk arrangement tas på bakgrunn av en risikovurdering av smittesituasjonen og hvorvidt man har bemanningskapasitet tilgjengelig.

Fakultetene må sikre at kommunale og UiB sine smittevernsregler blir fulgt under eventuelle fysiske arrangement: https://www.uib.no/korona   

De tilstedeværende UiB-ansatte og ph.d.-kandidater må gjennomgå og bestå e-læringskurset i smittevern før de ankommer prøvelokalet. Det er ikke obligatorisk for publikum å gjennomgå e-læringskurset, men fakultetet må likevel sørge for at disse får tilstrekkelig informasjon om gjeldende smittevernsrutiner ved opphold på campus.    

Hvis fakultetet skulle planlegge bevertning, er det viktig at man overholder UiB sine retningslinjer for dette: https://www.uib.no/hms-portalen/135821/tilgang-til-campus#bespisning

Ved eventuell gjennomføring av doktorgradsprøve i auditorium gjelder ellers det følgende: 

  • Arrangøren må føre oversikt over hvem som er tilstede under den offentlige doktorgradsprøven. Arrangøren skal informere de som er til stede om at det nedtegnes en slik oversikt. Oversikten oppbevares på en forsvarlig måte og slettes etter 10 dager.
  • I ph.d.-forskriften står det at disputasen skal være offentlig. Dersom doktorgradsprøven gjennomføres i et egnet rom der publikum som ønsker tilgang, får dette, vil det oppfylle kravet til en offentlig doktorgradsprøve. Det vil i slike tilfeller ikke være et krav om å strømme disputasen ut på internett
  • Det må fremdeles legges til rette for at personer som har en formell rolle i doktorgradsprøven kan delta via internettoverføring. Dette vil være mest aktuelt for utenbys opponenter
  • Under disputas må det være mulig for publikum å stille spørsmål, jfr. ordningen med regelen om opposisjon ex. auditorio. Dette kravet oppfylles dersom publikum som ønsker tilgang til disputasen, får dette
  • Avhandlingen skal være tilgjengelig to uker før disputas. Hvis disputasen skal foregå med et større publikum, vil det være tilstrekkelig om avhandlingen blir gjort tilgjengelig i fysisk format på Universitetsbiblioteket og i salen under disputasen
  • I tilfeller der doktorgradsprøven skal gjennomføres i et rom med begrenset kapasitet for publikum, må fakultetet sørge for at doktorgradsprøven strømmes i tillegg. Dette begrunnes i kravet om at forsvaret skal være offentlig. I tilfeller der doktorgradsprøven strømmes i tillegg, må man følge retningslinjer for dette, blant annet gjeldende opposisjon ex auditorio, som vist lenger ned på siden
  • Hvis det planlegges en disputas med et begrenset publikum, oppfordrer UiB kandidater til å gjøre avhandlingen sin tilgjengelig i digitalt format, og da fortrinnsvis i BORA
  • Hvis doktorgradsprøven blir gjennomført med opponenter på internettoverføring eller med strømming fra disputaslokalet, anbefales det å sette seg inn i rådene som gjelder heldigitale doktorgradsprøver

Doktorgradsprøve som et heldigitalt arrangement

Ved gjennomføring av doktorgradsprøven som et heldigitalt arrangement, gjelder følgende:

  • Det må være mulig for publikum å følge disputasen som strømming i sanntid av lyd og video. Dette begrunnes i kravet om at forsvaret skal være offentlig
  • Det skal informeres om disputasen på rutinemessig vis. Det må informeres til fagmiljøet og andre interesserte om lenker til strømmetjenesten og avhandlingen
  • I følge ph.d.-forskriften skal avhandlingen være tilgjengelig senest to uker før disputas. Imidlertid kan det være begrensninger på digital tilgjengeliggjøring, som er knyttet til forlags og kandidatens rettigheter. Under «Tilgjengeliggjøring og opphavsrettigheter» lenger ned på siden, finner man informasjon om hvilke begrensninger og muligheter som finnes for digital tilgjengeliggjøring
  • Under disputas må det være mulig for publikum å stille spørsmål, jfr. ordningen med regelen om opposisjon ex. auditorio. Råd for praktisk gjennomføring av dette finnes under "Publikum" lenger ned på siden
  • Hvis det ikke er mulig å få til strømming av disputas eller spørsmål fra publikum, må fakultetet søke om dispensasjon fra kravet om et offentlig forsvar i det enkelte tilfelle. Henvendelser om dette gjøres til ph.d.-koordinator ved Forsknings- og innovasjonsavdelingen: Yngve Brynjulfsen (yngve.brynjulfsen@uib.no)
  • Det fremkommer ikke av ph.d.-forskriften at prøveforelesningen skal være offentlig. Det er likevel sedvane at denne er åpen for publikum. Vi anmoder derfor fakultetene om at publikum også skal kunne følge prøveforelesning via videooverføring
  • UiB legger opp til at heldigitale doktorgradsprøver skal foregå ved bruk av Zoom Webinar. IT-avdelingen har utarbeidet en brukermanual for digitale doktorgradsprøver. Hvis man skulle ha ytterligere behov for hjelp kan IT-avdelingen kontaktes, ved Trond Gravvold (trond.gravvold@uib.no) eller Frode Lillestøl (frode.lillestol@uib.no). 

Huskeliste for gjennomføring av digital doktorgradsprøve:

  • I forkant av doktorgradsprøven bør det gjennomføres en test av den valgte tekniske løsningen. Denne testen bør gjennomføres med kandidaten, komiteen, disputasleder og veilederteamet
  • Sende ut invitasjon og lenke til strømming. Invitasjonen bør inneholde informasjon om at det vil bli gjort opptak som slettes i etterkant
  • I kunngjøringen og pressemeldingen for disputas bør administrasjonen lenke til kandidatens avhandling i BORA
  • Ha tilgjengelig IT-avdelingen sin brukermanual for digitale doktorgradsprøver 

Kandidat og komité:

  • Sende egen lenke til deltakerne
  • Delta med fullt navn
  • Alle bruker kamera dersom tilgjengelig
  • Husk å slå av lyd når man ikke snakker
  • Informasjon om hvordan man tegner seg for å stille spørsmål

Publikum:

  • Sende egen lenke til publikum
  • Informere om hvordan man tegner seg for å stille spørsmål
  • Ved ex auditorio kan spørsmålsstilleren bruke Q&A-funksjonen overfor administrator og disputasleder. Bruk av chat frarådes
  • Spørsmålsstilleren må oppgi fullt navn
  • Vi anbefaler at spørsmål først blir skissert skriftlig, slik at man kan se at dette er en person som er faglig interessert i disputasen, og ikke en sabotør
  • Når tiden har kommet for å stille spørsmålet, anbefaler vi at vedkommende kan stille spørsmålet muntlig, men med kamera deaktivert

Generelt:

  • Minst to personer bør ha administrator-tilgang i tilfelle tekniske problemer.
  • Etter doktorgradsprøven må komiteen få diskutere i "enerom". Dette kan ordnes ved å opprette et ordinært møte i Zoom/Teams
  • Signering av protokoll:
    • Klargjør protokoll i forkant
    • Alle godkjenner via e-post
    • Når vi er tilbake til normalsituasjon og alle har tilgang til skriver sender alle involverte signerte dokumenter til ph.d.-koordinator
    • Bruk ellers digital signatur, for de som har mulighet for å bruke dette 
  • Ved planlegging frem i tid kan det være formålstjenlig å velge disputasledere som er teknisk komfortable med å lede en heldigital disputas

Om opptak og lagring

Dersom det er ønskelig å gjøre doktorgradsprøven tilgjengelig som videoopptak i ettertid, må man forholde seg til personvernforordningen (GDPR) og Åndsverkloven.

  • Dersom kandidaten selv ønsker å lagre og gjøre doktorgradsprøven offentlig tilgjengelig, må kandidaten be om samtykke og informere om retten til å reservere seg fra alle som er involverte i denne. For selve disputasen vil dette først og fremst gjelde disputasens leder og komité. Det er krav om at samtykket skal kunne dokumenteres. Kandidaten oppfordres derfor til å innhente skriftlig samtykke i forkant av opptaket. For prøveforelesningen oppfordres det til at kun selve forelesningen tas opp.
  • Dersom fakultetet ønsker å kunne dele opptak av prøveforelesning, for eksempel i forbindelse med undervisning, eller gjøre den tilgjengelig på nett, er det UiB som har ansvar for å informere om muligheten til å reservere seg mot bruk og deling av opptaket. UiB vil da også vurdere om det er nødvendig å innhente forhåndssamtykke fra kandidaten, jf. Åndsverkloven § 104. Samtykke er i utgangspunktet ikke nødvendig dersom opptaket har aktuell og allmenn interesse, personen på opptaket er mindre viktig enn opptakets hovedinnhold, eller opptaket gjengir hendelser som har allmenn interesse. I tillegg må det vurderes om nytteverdien til prøveforelesningene så stor at den veier opp for de eventuelle ulempene delingen medfører for kandidaten, jf. GDPR art. 6(1). Før opptaket deles, skal UiB sørge for at kandidaten får informasjon om hvilke formål opptaket skal brukes til og der det kommer tydelig frem hvordan kandidaten kan reservere seg mot at opptaket brukes som beskrevet.

I tilfelle tekniske avbrudd kan opptak av strømmingen være hensiktsmessig. Dette skal kun være til intern bruk og slettes etter doktorgradsprøven er godkjent. Dersom det gjøres opptak, må dette informeres om på forhånd. Av kapasitetshensyn kan det være hensiktsmessig at det kun er lyden av strømmingen som tas opp.

Det er uansett viktig å informere de involverte parter om det tekniske konseptet som er valgt, og om hvordan dette fungerer.

Digital tilgjengeliggjøring og opphavsrettigheter

Ved nettbaserte doktorgradsprøver oppfordrer UiB kandidater til å gjøre avhandlingen sin tilgjengelig i digitalt format, og da fortrinnsvis i Bergen Open Research Archive (BORA). Avhandlingsportalen er portalen for trykking og digital tilgjengeliggjøring av avhandlingen. Her kan man registrere hvorvidt man ønsker å gjøre avhandlingen tilgjengelig i BORA. Når det gjelder tidsskriftpubliserte artikler vil mange forlag være restriktive med å tillate åpen tilgjengeliggjøring av slike. I slike tilfeller kan det være mer hensiktsmessig å laste opp aksepterte versjoner av artikkelen. Under "Opphavsrettigheter og publisering" i Avhandlingsportalen finner man mer informasjon om hvilke muligheter man har for digital tilgjengeliggjøring. Kontaktpunkt for dette ved UiB er: bora@uib.no. I kunngjøringen og pressemeldingen for disputas bør administrasjonen lenke til kandidatens avhandling i BORA. 

Hvis det er restriksjoner på å legge hele avhandlingen ut i BORA, vil mange forlag kunne akseptere at avhandlingen blir sendt som fil til kolleger som spør om dette.

Informasjon om hva som tillates av tilgjengeliggjøring av publisert materiale er å finne i kontrakten, på tidsskriftets hjemmesider eller ved direkte henvendelse til forlaget det gjelder.