Hjem
Ansattsider

Etablering av et fagspesialist team

HR-portalen (Paga) erstattes av SAP ved nyttår. I forbindelse med dette skal det etableres et fagspesialist team innen lønn og lønnsnær HR.

Som en del av BOTT-samarbeidet skal UiB ta i bruk SAP som personal- og lønnsdatasystem fra 1. januar 2021. 

Det skal etableres et fagspesialist team innen lønn og lønnsnær HR ved Økonomiavdelingen, der ansatte i fagteamet vil sitte delvis sentralt og delvis ved fakultetene. Teamet skal bestå av ansatte som har erfaring innen fagfeltet HR (lønnsnær HR) og økonomi (variabel lønn). 

Bemanning av teamet skal skje i tråd med UiBs omstillingsavtale for å sikre medbestemmelse og at de ansatte sine rettigheter og plikter blir ivaretatt. 

Berørte enheter og ansatte med berørte roller i HR-portalen vil holdes orientert om prosessen. 

Kartlegging 

Det er behov for å få oversikt på størrelsen av fagtemaet (antall ansatte) og innhente informasjon om hvor mye de ulike enhetene bruker HR-portalen (Paga) i dag. Når man har fått en oversikt på dette, vil man kunne se hvor stor del fakultetene vil bidra i fagteamet.  

Det vil derfor gjennomføres en kartlegging av ansatte sine oppgaver i HR-portalen. Ansatte med berørte roller i HR-portalen (Paga) vil motta en spørreundersøkelse på e-post, som det er obligatorisk å svare på.  

Undersøkelsen gjennomføres i verktøyet SurveyXact og sendes ut til ansatte pr. e-post i uke 42.

I tillegg vil det gjennomføres gruppe- og dybdeintervjuer for å kvalitetssikre svarene som innhentes i undersøkelsen. 

Fremdriftsplan 

Tentativ fremdriftsplan:

September  

  • Prosessen forankres i ledelsen  
  • Informasjons- og drøftingsplan fremlegges Forhandlingsutvalget 

Oktober 

  • Digitalt allmøte med informasjon til ansatte med berørte roller i HR-portalen (Paga) 12. oktober
  • Gjennomføring av spørreundersøkelse, sendes ut etter allmøte med en ukes svarfrist
  • Gruppe-/dybdeintervjuer for å avstemme kartleggingen 
  • Utarbeide bemanningsplan 

November 

  • Gjennomføring av kartleggingssamtaler
  • Digitalt allmøte med informasjon til ansatte med roller i HR-portalen (Paga)  

Desember  

  • Bemanning av fagteamet 
  • Opplæring av fagteam

Prosjektorganisering

Det er oppnevnt en styringsgruppe, prosjektgruppe og en ressursgruppe som skal utarbeide forslag til detaljert organisatorisk løsning (2020/9481).

Styringsgruppen

  • Heidi Annette Espedal, avdelingsdirektør MED - leder 
  • Sonja Irene Dyrkorn, avdelingsdirektør HR
  • Per Arne Foshaug, avdelingsdirektør ØKA
  • Rannveig Myklebust, administrasjonssjef SV
  • June-Vibecke Indrevik, universitetets hovedverneombud
  • Linda Emdal, Parat 
  • Jan Georg Tangenes, Akademikerne
Prosjektgruppen
  • Gunnar Larsen, seksjonssjef MN - leder
  • Janne Marie Solheimslid, seksjonssjef HR
  • Tone Elin Skaugvold, seksjonssjef ØKA
  • Bjørn Arild Petersen, seksjonssjef SV

Ressursgruppen

  • Kathrine Brosvik Thorsen, seniorrådgiver HR
  • Ivar Stenersen, rådgiver ØKA
  • Olaug Eiksund, seniorrådgiver HR
  • Synne Alne, seniorkonsulent HR

Presentasjoner

Omstilling BOTT Lønn - organisatorisk løsning for lønnsnær HR (presentasjon allmøte 12. oktober)

Bemanning fagspesialistteam SAP og kartleggingssamtaler (presentasjon allmøte 17. november)

Fagspesialistteamet (presentasjon allmøte 17. november)