Veiledning for ledere som skal godkjenne i selvbetjeningsportalen

I selvbetjeningsportalen skal leder med kostnadsgodkjenner rolle godkjenne oppgaver som medfører utbetalinger, mens leder med personalgodkjenner rolle godkjenner andre oppgaver. 

Ved UiB varierer det mellom fakultetene om instituttleder eller administrasjonssjef har lederrrollen personalgodkjenner i SAP. Den av disse som ikke har lederrollen har normalt stedfortrederrolle, og kan gjøre de samme oppgavene. Tilsvarende gjelder i administrative enheter: En person har lederrollen, og en eller flere kan være stedfortredere. Dette for å ivareta personalgodkjenner rollen.  

Det finnes en innkurv både i DFØ-appen og i selvbetjeningsportalen der man kan godkjenne:

• Reiseregninger og reiseforskudd 
• Timer som medfører utbetalinger (f.eks overtid og reisetid) 
• Timelister på EU prosjekter (foreløpig bruker UiB manuelle timeliser, se nedenfor)
• Heldagsfravær slik som fleksidager, ferie, permisjoner inntil 14 dager. 
• Utgifter og refusjoner. 
• Arbeidskontrakter

I tillegg er det noen oppgaver du kun kan gjøre i selvbetjeningsportalen: 

• Godkjenne overføring av reise-/overtidstimer 
• Legge inn eller endre stedfortreder 
• Ta ut rapporter 

Se liste over brukerveiledninger for ledere (dfo.no).  

Godkjenne timelister i EU-prosjekter

Leder med kostnadsgodkjennerrolle har ansvar for at instituttets prosjektansatte på EU-prosjekter fyller ut manuelle timelister, får dem signert og arkivert. Ved signatur av timeliste bekrefter leder at timene er reelle og har sjekket de opp mot fraværsregisteret i SAP. Man kan ikke føre timer på dager hvor man har ferie eller har annet fravær. Timelister skal signeres av den ansatte og leder med kostnadsgodkjenner rolle (BDM) hver mnd. Se nærmere informasjon på prosjektøkonomi sidene.

Administrere stedfortreder 

Når leder utpeker stedfortreder, må denne registreres i selvbetjeningsportalen av leder. Det må angis om oppgavene skal vises direkte i stedfortreders innkurv (planlagt) eller om stedfortreder må søke fram oppgavene (ikke planlagt). Begge kan behandle oppgavene.

De som skal være stedfortredere må ha delegert fullmakt. Dette administreres via fakultetene, som melder inn til økonomiavdelingen.

NB! Stedfortreder administreres selv av den enkelte som har lederrolle. Det kan ikke meldes inn for sentral registrering. Les veiledning for å registrere stedfortreder i selvbetjeningsportalen (dfo.no). Tips: Søk på etternavn for å finne stedfortreder.

Lederinnsikt

Som leder får du tilgang til rapportløsningen lederinnsikt. Logg inn i i selvbetjeningsportalen, og se under fanen «lederoppgaver». Du må være tilkoblet jobbnettverket ditt eller VPN for å starte løsningen.

DFØ har utarbeidet brukerveiledning og opplæringsvideoer.

Innsikt for HR og lønn

Den som er stedfortreder kan også benytte rapportløsningen, men må logge på dfø-portalen (dfo.no) og velge "Innsikt for HR og lønn". Du må være tilkoblet jobbnettverket ditt eller VPN for å starte løsningen. DFØ har utarbeidet brukerveiledning og opplæringsvideoer.