Hjem
Ansattsider
Campus og bygg

Tjeneste- og leveranseomfang for Eiendomsavdelingen

Her finner du en detaljert beskrivelse av tjenestene Eiendomsavdelingen leverer.

Hovedinnhold

1 – Avfallshåndtering

Definisjon av tjenesten

Avfallshåndtering innebærer tømming og avhending av daglig avfall samt el-avfall og spesialavfall fra UiBs arealer.

Krav til tjenesten

  • Følge fastsatte lover og regler for miljøhåndtering og kildesortering.
  • Alt avfall på UiB skal kildesorteres.
  • EIA skal sørge for tilgang til avfallscontainere.
  • Følge INSTA 800 for rengjøring av miljøstasjoner og avfallsrom.
  • Utplassering, vedlikehold og merking av miljøstasjoner, samt informasjon om riktig bruk.

Krav til bruker

  • Følge retningslinjer for kildesortering og informasjonsskilt over miljøstasjonene.
  • Redusere bruk av engangsartikler og ellers følge fastsatte retningslinjer/tiltak.
  • Bruker skal selv følge opp rutiner for spesialavfall.
  • Melde inn behov, skader, mangler og avvik ved behovsmelding i LYDIA, for eksempel skade på en miljøstasjon og feilsortering. Bruker skal varsle EIA hvis avfall lukter og frekvens for tømming bør økes.

Inkludert i tjenesten

1.1 Avfalls- og kildehåndtering:

  • Innsamling og bortkjøring av avfall fra daglig drift. Tømming og renhold av miljøstasjoner og containere, samt informasjon om riktig bruk.
  • 1.2 El-avfall: Tømming av el-avfall fra fastsatte oppsamlingspunkter.

Ikke inkludert i tjenesten

  • Bruker skal selv håndtere tømming/fjerning av spesialavfall inkl. merking/deklarering, se rutiner for spesialavfall.
  • Bruker skal selv anskaffe makulerings-maskin og beholdere ved behov. Avfall fra makulert papir skal leveres som papiravfall
  • Bestillingsoppdrag: Ved behov utover ordinær avfallshåndtering (f.eks. møbler) skal bruker bestille bortkjøring gjennom behovsmelding i LYDIA.
  • Bestille retur av emballasje ved større innkjøp.

Standard servicenivå

  • Restavfall tømmes etter frekvens:
    Kjøkken/fellesarealer/korridorer: 5 ganger per uke
  • Glass og metall: etter behov (kriteriene er volum, lukt)
  • Plast: etter behov (kriteriene er volum, lukt)
  • Annet avfall tømmes etter behov (kriteriene er volum, lukt)

Lokale avvik

  • I bygg som har renhold i helgene tømmes også restavfall.

2 – Areal/prosjekt

Definisjon av tjenesten

Tjenesten inkluderer administrasjon av brukers behov for areal, bistand og koordinering i forbindelse med endring av areal, rehabilitering, nybygg og leiekontrakter.

Krav til tjenesten

  • EIA skal forsøke å løse arealbehov innenfor eksisterende eiendomsmasse.
  • EIA skal ta imot og behandle meldinger om behov om endringer eller nytt areal i prosjekt@eia.uib.no.
  • EIA skal til enhver tid ha tegninger og oversikt over areal for bruker i LYDIA.
  • For hastesaker kan EIA kontaktes gjennom EIAs resepsjon, telefon 55584900.

Krav til bruker

  • Melde inn alle planlagte endringer i areal til prosjekt@eia.uib.no. Bruker skal bekrefte å ha midler til å dekke: Internhusleie for arealene, brukerutstyr og eventuell oppussing, ved behov for nytt areal.
  • Bidra til å utarbeide romprogram for arealene.
  • Disponere areal i henhold til internhusleieavtale.
  • Ta hensyn til forvaltningsplan for vernet areal, se link til forvaltningsplaner for vernede areal.
  • Ikke gjøre henvendelser til leiemarkedet. Dette håndteres av EIA.

Inkludert i tjenesten

2.1 Administrasjon av areal:

  • EIA kaller inn til årlig dialogmøte med hvert fakultet og gir bistand til å løse arealbehov innenfor UiBs bygninger eller ved søk i leiemarkedet.

2.2 Eiendomsforvaltning:

  • Ansvar for forvaltning, drift, vedlikehold, utskifting og utvikling av UiBs areal i henhold til Masterplan, se Masterplan Areal.
  • Ledelse, planlegging og organisering av UiB sine leieforhold, både interne og eksterne.
  • Vurdere og gjennomføre arealdisponering i henhold til innmeldte arealbehov fra brukere.
  • Godkjenne omdisponering av møterom og undervisningsrom (auditorier, seminarrom, PC-stuer med mer).

2.3 Forvalte leieforhold:

  • Leie ut UiBs areal innenfor internhusleieavtalene, være UiBs avtalepart og fungere som et bindeledd mellom UiB og bruker.
  • Leie ut arealer til eksterne. Slik utleie er ikke en del av UiBs internhusleie, men reguleres av husleieloven i Norges lover.
  • Inngå leieavtaler på vegne av UiB og være bindeledd mot gårdeiere i eksterne leieforhold.

2.4 Bygningsmessige prosjekter:

  • EIA planlegger og har det prosjektadministrative ansvaret ved modernisering, ombygging, rehabilitering og utbedring.
  • EIA medvirker i prosjekter hvor Statsbygg bygger / administrerer.

Ikke inkludert i tjenesten

  • Bygningsmessige prosjekter:
    Bruker skal selv dekke kostnader for endring av areal, ombygging og oppgradering av eget areal.
  • Ved inngåelse av nye eksterne leieforhold skal bruker dekke alle engangskostnader til brukerutstyr, deriblant møbler og inventar, flytting, kabling for IT/telefon, mm. Listen er ikke uttømmende. Etter overtakelse skal leier gi melding til EIA om eventuelle mangler så snart disse oppdages.

Standard servicenivå

  • Innmeldte saker besvares fortløpende.

Lokale avvik

---

3 – Brannvern

Definisjon av tjenesten

Tjenesten omfatter rådgivning og støtte innen brannvern, samt vedlikehold av branntekniske installasjoner og utstyr.

Krav til tjenesten

  • EIA har ansvar for brannvernarbeidet ved UiB, se retningslinjer for brannvern.
  • Alle areal ved UiB skal være sikret mot brann og branntilløp.
  • EIA har ansvar for kontroll og vedlikehold av utstyr (brannalarmanlegg, sprinkleranlegg, gasslukkeanlegg, nødlys, markeringslys, håndslukkerutstyr, brannslanger etc) inkl dokumentasjon.
  • EIA v/vekter er tilgjengelig 24 timer i døgnet, 365 dager i året. Vekter- og beredskapstelefon er 55 58 80 81 (for Vivarium og Bygg for biologiske basalfag gjelder 55 97 20 04 (Hospitaldrift sikkerhet)).
  • EIA skal rykke ut på brannalarmer, slukke/bistå brannvesen ved brann, samt skrive rapport.
  • EIA skal kunne gjennomføre skadebegrensede tiltak (restverdiredning) i forbindelse med brann- og vannlekkasjer og tilkalle håndverktjeneste ved behov, samt bistå som ressurs ved gjennomføring av brannøvelser.

Krav til bruker

  • Linjeleder har hovedansvar for internkontroll for brannvern. Internkontroll brannvern skal integreres i det forebyggende daglige HMS-arbeidet, se retningslinjer for brannvern.
  • Bruker skal melde inn ordinære behov, skader, feil, avvik ved behovsmelding i LYDIA
  • Større skader, branntilløp, brann og eksplosjon skal meldes nødetater og EIA v/vekter. Vekter- og beredskapstelefon er 55 58 80 81. Deretter skal hendelsen registreres i HMS-avvikssystemet, se innmelding av HMS-avvik.
  • Feilmeldinger tilknyttet brannalarmer meldes fortløpende til EIA v/vekter. Vekter- og beredskapstelefon er 55 58 80 81.
  • Bruker skal gjøre seg kjent med rømningsveier, branninstrukser, plassering og bruk av slokkeutstyr og bruk av manuell brannmelder. Bruker skal ikke tildekke eller flytte brannslokningsutstyr, sette selvlukkende dører i åpen stilling, eller blokkere rømningsveier i areal, se Branninstruks for studenter og ansatte.
  • Bruker skal ha en Brukers representant for brann, med stedfortreder for hvert bygg og minst en plassansvarlig med stedfortreder per etasje, se Branninstruks for Brukers representant og Branninstruks for plassansvarlig. Bruker skal melde fra til EIA hvem som er brukerrepresentanter og plassansvarlige (brannorganiseringen) til enhver tid.
  • Til enhver tid følge interne retningslinjer, instrukser og relevant brannvernlovgivning, se relevante instrukser, lovverk og informasjon i HMS-portalen.

Inkludert i tjenesten

3.1 Rådgivning og støtte:

  • EIA leverer rådgivning, opplæring og støtte innenfor brannvern, samt øvelser og utarbeiding og kontroll av planverk (rutiner, sjekklister, tiltakskort med mer) ved behov.
  • EIA bistår med brannkurs hvert semester. EIA bistår i øvelsesplanlegging og gjennomføring der bruker har behov for dette.
  • EIA fører oversikt over mottaksbygg ved evakuering, brukerrepresentanter og plassansvarlige i HMS-portal på hjemmesidene. 

3.2 Branntekniske installasjoner og utstyr:

  • EIA gjennomfører ettersyn av rømningsveier, slokkeutstyr, branndører og brannalarmanlegg.
  • I arealer EIA leier har byggeier ansvar for overnevnte (i noen tilfeller kan det være overført til bruker, ref. lokal avtale).
  • Ved behov for utskiftninger og oppgradering av brannvernutstyr bekostes dette av EIA.

Ikke inkludert i tjenesten

---

Standard servicenivå

  • Regelmessig tilsyn med UiBs areal gjennom hele døgnet.
  • Sikring av skadested og skadebegrensende tiltak utføres hele døgnet.
  • Brannalarmer: Svar 24/7: alle telefoner via vekter- og beredskapstelefon skal svares på innen 30 sekunder.
  • Ved akutte behov er responstid innen 15 minutter (fra mottatt anrop til fremme ved hendelse). Gjelder hendelser som: Brannalarmer. Bistå brannvesen ved brann. Skadebegrensende tiltak i forbindelse med brann- og vannlekkasjer. Øvrige krisesituasjoner som ikke faller inn under kategori varsling av nødetater og fare for liv/helse
  • Spørsmål knyttet til rådgivning og støtte skal senest besvares innen utgangen av påfølgende arbeidsdag
  • Behovsmeldinger skal senest besvares innen utgangen av påfølgende arbeidsdag
  • Alle branntekniske innretninger skal være kontrollert og dokumentert én gang i året 
  • Driftsområdene utfører visuell kontroll av brannsikring daglig, og grundigere kontroller ved faste intervaller. Kontrollene loggføres.

Lokale avvik

  • Hansahallene (eksternt leieforhold):EIA har ansvar for ettersyn av branntekniske installasjoner og utstyr jf. D.3.2 ovenfor.

4 – Brukertjenester

Definisjon av tjenesten

Brukertjenester omfatter resepsjon hos EIA, behovsmeldinger direkte eller til behovs- og avvikssystemet LYDIA, utleie av undervisningsrom, kantiner og hytter.

Krav til tjenesten

  • EIA skal ta imot og behandle meldinger om behov og mangler som gjelder bygninger og rom via LYDIA.
  • EIAs resepsjon besvarer telefon 55584900 og e-post post.eia@uib.no fortløpende og snarest mulig.

Krav til bruker

  • Varsle om skader, feil og mangler på bygning, tekniske anlegg eller uteområder med behovsmelding i LYDIA. Hvis hastesaker som vannledningsbrudd, strømbrudd og andre akutte forhold skal bruker varsle snarest på døgnbemannet vakttelefon 55588081.
  • Bestille undervisningsrom på ansattsidene minimum 3 dager i forkant, se link for informasjon om leie av undervisningsrom.

Inkludert i tjenesten

4.1 Resepsjon:

  • Betjent resepsjon har åpningstid hverdager 08.00-15.45 (mellom 15. mai og 15.september stenger resepsjon kl. 15.00).

4.2 LYDIA:

  • EIA skal arkivere saker i LYDIA og vedlikeholde, utvikle og oppdatere programvaren.

4.3 Utleie av undervisningsrom:

  • Studentorganisasjoner og VilVite har anledning til å søke om å leie undervisningsrom via ansattsidene på UiB.no og via bolig@uib.no eller housing@uib.no.

4.4 Utleie av kantiner:

  • Studenter og ansatte kan søke om å leie kantiner til selskap og andre arrangementer via UiBhjelp. Se eget reglement og lister over tilgjengelige kantiner.

4.5 Utleie av velferdshytter:

  • Ansatte kan søke om å leie fullt utstyrte hytter på Ustaoset og Utne. Se UiBhjelp.  

Ikke inkludert i tjenesten

---

Standard servicenivå

  • Innmeldte saker i LYDIA besvares senest i løpet av neste virkedag. Hastesaker som vannledningsbrudd, strømbrudd og andre akutte forhold som meldes til vakttelefon håndteres og formidles videre omgående.
  • Se eget reglement for leie av kantiner.
  • Vedr. Velferdshytter, se informasjon om velferdshytter.
  • Hytter blir tildelt etter søknad og ved trekning.

Lokale avvik

---

5 – Drift og vedlikehold av bygg og tekniske anlegg

Definisjon av tjenesten

EIA skal gjennom drifts- og vedlikeholdstjenester sørge for at UiBs arealer opprettholder teknisk tilstand, funksjon og verdi innenfor de rammer som er gitt for økonomi og andre ressurser.

Krav til tjenesten

  • Drift og vedlikehold utføres i den grad som er nødvendig for at UiBs arealer opprettholder funksjon, teknisk tilstand og verdi, med servicenivå beskrevet i denne avtalen.
  • Daglig drift ivaretas av EIA ved driftsområdene innenfor tidsrommet 07.00 - 14.30 på hverdager. Utover dette gjennom døgnbemannet vakttelefon 55588081 (for Vivarium og Bygg for biologiske basalfag gjelder 55972004, og på Marineholmen 91786384 (UiB-vakt)).
  • EIA skal ha serviceinnstilt og kvalifisert personell som løser oppgavene til beste for bruker, innenfor fastsatt servicenivå og tildelte rammer for økonomi, bemanning med mer.
  • Forvalte vernede areal og interiør i tråd med gjeldende vernebestemmelser.
  • Følge gjeldende retningslinjer for HMS ved utførelse av drift og vedlikehold. EIA har ansvar for at UiBs arealer og tekniske anlegg skal være sikre for bruker, og at bygningsdeler ikke påfører bruker skader.
  • Utarbeide vedlikeholdsplan for de enkelte arealer og lage tilstandsrapport ved behov.
  • Bidra med å finne gode løsninger (gi råd) innenfor EIAs ansvarsområde.
  • EIA skal bidra til å opprettholde Miljøfyrtårn-sertifiseringen til UiB.

Krav til bruker

  • Gi driftspersonell tilgang til arealer som driftes og vedlikeholdes av EIA.
  • Bruker kan melde om behov og skal varsle/rapportere skader, feil og mangler på bygning, tekniske anlegg eller uteområder gjennom behovsmelding i LYDIA.
  • Holde arealene ryddige og sørge for at brukerutstyr, som for eksempel stoler og kopper, ryddes tilbake hvis de er flyttet på.
  • Private eiendeler skal ikke lagres i fellesarealer.
  • Sykler skal parkeres i tilrettelagt sykkelrom og ikke inne i bygget.
  • Røykeforbud utendørs skal overholdes og skilting om røykesoner skal følges.
  • Følge instrukser for heiser og øvrige tekniske anlegg.
  • Unngå skader, for eksempel på heisdører ved uforsiktig bruk av transportvogner.
  • Bruke arealene på en slik måte at disse ikke forringes. Bruker skal gjøre seg kjent med forvaltningsplaner dersom arbeidsplass/studiested er i et fredet/vernet areal. For eksempel kan ikke bruker henge opp bilder i et vernet rom.
  • Planlegge bruk av arealer i ferier og melde fra til EIA om dette, slik at EIA kan redusere energibruk i arealene.
  • Holde vask/avløp fri for gjenstander som kan tette avløp.
  • Ha ansvar for forsvarlig bruk og oppbevaring av kjemikalier, samt følge fastsatte retningslinjer for håndtering av kjemikalier.
  • Bruk av skjøteledning skal unngås.
  • Sørge for at arealene holdes ryddige, slik at det er fri tilkomst til tekniske anlegg. Bruker skal ikke plassere møbler slik at de sperrer for ventilasjon og temperatursirkulasjon i rom.
  • Overholde lover og regler knyttet til arkivloven.

Inkludert i tjenesten

5.1 Innvendig vedlikehold:

  • Drift og vedlikehold av innvendige fellesarealer som for eksempel gulv, tak, trapper, vegger, glassruter, innerdører inkludert adgangskontroll og elektrisk betjente dører, kjøreramper, tavler, samt ev. fast eller felles innredning.

5.2 Utvendig vedlikehold:

  • Drift og vedlikehold av utvendige arealer som for eksempel fasader og overflater, kjøreramper, trapper, elektrisk betjente dører og porter inkl. adgangskontrollsystem, skorstein, balkonger, tak, taknedløp og vinduer.

5.3 Vann og avløp:

  • Drift og vedlikehold av vannforsyning og avløpssystem innenfor UiBs eiendomsgrenser. Vann og avløp leveres med den kvalitet og stabilitet som tilbys fra offentlig nett.

5.4 Drift og vedlikehold av LYDIA:

  • Holde oversikt og oppdatere LYDIA med innhold, for eksempel byggtegninger, brukermanualer for bygg og anlegg, instruksjoner og tekniske dokumenter.

5.5 Heis:

  • Drift og vedlikehold av heiser inkludert feilretting, pålagte kontroller og evakuering.

5.6 Skilting og merking:

  • Oppdatering og fornying av skilt og merking, som for eksempel informasjonsskilt og avdelingsskilt.

5.7 Bygningsvern:

  • Kontakt med vernemyndighet

5.8 Elektro:

  • Drift og vedlikehold av elektrisk anlegg, lys og armatur

5.9 Inneklima:

  • Drifte, vedlikeholde og oppgradere tekniske anlegg energieffektivt i henhold til levert funksjon og til UiBs miljøprofil, som varme- og kjøleanlegg, ventilasjon, fastmontert utstyr for befuktning og avfuktning.

Ikke inkludert i tjenesten

  • Innvendig slitasjevedlikehold (maling, gulvbelegg, møblering osv.) i leierettsarealet er ikke inkludert i internhusleien
  • Drift og vedlikehold av virksomhetsrelatert utstyr i leierettsarealet som laboratorieutstyr, klinikkutstyr etc.
  • Brukerutstyr som f.eks. arbeidslamper, kjøleskap, oppvaskmaskin, planter med mer, dersom ikke annet er avtalt.
  • Bruker har ansvar for alle kostnader ved innvendige endringer av UiBs areal, som for eksempel ved oppdeling av rom, maling av vegger, legging av nytt gulv med mer. Bruker skal melde inn alle ønskede og planlagte endringer til EIA.
  • Forbruksgass/gass på flasker og gassteknisk utstyr i leierettsarealet.
  • Drivstoff
  • Vannkvalitet ut over kommunal standard
  • Lerret, AV-utstyr (for eksempel prosjektor og høyttaleranlegg), porttelefon (ITA)
  • Bruker skal selv skrive ut navnelapp til kontorskilt ved hjelp av UiBs skiltdatabase.
  • Bruker må selv drifte og vedlikeholde eget anskaffet brukerutstyr (og erstatte dette hvis ødelagt), for eksempel kontorlamper.
  • Bruker har ansvar for kostnad ved endringer av tekniske anlegg, for eksempel ved oppdeling av rom.

Standard servicenivå

  • EIA sørger for at arealet er tilgjengelig og i drift for bruker, unntatt ved uønskede hendelser og byggeprosjekter/vedlikehold.
  • Skader, avvik og mangler som er kritiske utbedres umiddelbart.
  •  Meldinger i Lydia om skader, avvik og mangler som ikke er kritiske besvares normalt, innen utløpet av påfølgende arbeidsdag.
  • Inneklima skal som hovedregel ligge innenfor kravene spesifisert i Arbeidstilsynets veiledning nr. 444 for klima og luftkvalitet på arbeidsplassen. Avvik kan forekomme i eldre og vernede bygninger.
  • Daglig tilsyn og inspeksjonsrunder av arealer.
  • Jevnlige statusmøter med fakultetsledelse om planer for vedlikehold og byggeprosjekter.
  • Kvalitet på vann er kommunal standard.
  • Det varsles fortløpende om arbeid som medfører ulempe for bruker, som for eksempel støy, vannstengning. EIA har kontaktlister for varsling for hvert enkelt bygg.
  • EIA arbeider systematisk med ENØK og tilrettelegger for kildesortering i henhold til UiBs Miljøfyrtårnsertifisering.

Lokale avvik

  • Lokale avvik beskrives i lokale avtaler.
  • Rentvann er en del av byggets infrastruktur i noen laboratoriebygg (Odontologibygget, Thormøhlensgate 53A og B, Thormøhlensgate 55, Bygg for biologiske basalfag). Evt. utvidelser av eksisterende anlegg er brukers ansvar og kostnad.
  • Følgetjenester i skjermede arealer er brukers ansvar. EIA har varslingsplikt for arbeider i skjermede arealer.

6 – Energi

Definisjon av tjenesten

UiB benytter strøm, fjernvarme og bioolje til energiforsyning i sine bygg. I tillegg benyttes varmepumper til å redusere energiforbruk til oppvarming, sjøvann benyttes som energikilde for både kjøling og oppvarming, og solceller installeres på stadig flere bygg.

Krav til tjenesten

  • EIA varsler fakultetsledelse fortløpende om planlagt avbrudd/arbeid som kan være til ulempe for bruker, som for eksempel strømstans grunnet vedlikehold.
  • UiB skal minimere sin miljøbelastning som følge av energiforbruk. Regnskogfondet har kvalitetssikret miljøkravene til biooljen som leveres til EIAs bygg.
  • EIA jobber kontinuerlig med å redusere energiforbruket i egne bygg iht. UiBs mål for ytre miljø.

Krav til bruker

  • Planlegge bruk av arealer i ferier, og melde fra til EIA når areal ikke er i bruk.
  • Begrense eget energiforbruk og ta initiativ til energisparende tiltak for å bidra til at UiB når sine klimamål.
  • Bruker skal ikke benytte seg av løse ovner, da slike forstyrrer balansen i de tekniske anleggene.
  • Brukere skal melde fra om inneklimarelaterte behov, f.eks. endret innetemperatur, ved hjelp av behovsmelding i UiBhjelp.
  • Bruker skal ved innkjøp av eget utstyr velge energivennlige løsninger. Bruker skal redusere sitt energiforbruk, eksempelvis lukke avtrekksskap.
  • Følge retningslinjer for hvilket elektrisk utstyr som kan benyttes og anskaffes på eget ansvar, samt vedlikeholde eget utstyr.
  • Følge regler for bruk av areal både i og utenfor arbeidstid. Dette gjelder for eksempel lukking av vinduer og dører og slukking av lys. Hvis bruker endrer innstilling for temperatur, skal bruker tilbakestille til opprinnelig temperatur før rommet forlates.
  • Bruker kan ikke utføre endringer på tekniske anlegg (for eksempel tildekking av ventilasjonsrister, ombygging av rom).
  • Ved varsling av planlagt arbeid/avbrudd er fakultetsledelsen ansvarlig for varsling internt i egen organisasjon.

Inkludert i tjenesten

6.1. Energiforsyning

Ikke inkludert i tjenesten

  • Forbruksgass/gass på flasker.
  • Drivstoff.
  • Oppgradering av leveringssikkerhet for f.eks. strøm eller kjøling for systemer som har strengere krav til oppetid enn det som kan leveres innenfor UiBs standard servicenivå, må bekostes av bruker.

Standard servicenivå

  • Strøm og fjernvarme leveres med den stabilitet som tilbys fra leverandør.
  • Der UiB har egne fjernvarme- og fjernkjøleanlegg eller varmepumper, er det reserveforsyning i form av elkjel, fjernvarme eller biooljekjel for varme, og kjølemaskiner for kjøling i tilfelle driftsavvik på UiBs anlegg.

Lokale avvik

  • I enkelte bygg er det felles avbruddsfri strømforsyning og/eller nødstrømanlegg.

7 – Flytting og post

Definisjon av tjenesten

EIA har ansvar for daglig håndtering, fordeling og distribusjon av post på UiB. EIA utfører mindre flytte- og transportoppdrag og gir råd i større flytteprosesser.

Krav til tjenesten

  • EIA kan bistå med rådgivning og transport i forbindelse med flytting iht. flytterutiner.
  • EIA utfører eksamensrelaterte transportoppgaver sammen med Studieadministrativ avdeling og IT-avdelingen hos UiB, herunder leveranser og rigging av UiB lokaler.
  • EIA er ansvarlig for posthåndtering på campus, samt fordeling og distribusjon til enheter.

Krav til bruker

  • Alle forespørsler om transportoppdrag meldes via LYDIA minimum 24 timer før oppdraget skal utføres.
  • Bruker skal via LYDIA bestille henting og tilkjøring av eksamenspapirer og besvarelser. Fristen for utføring av bestillingen er minimum ett døgn.
  • Flytting av større mengder gods (arkiv/ kartonger) internt i arealene er brukers eget ansvar.
  • Dersom bruker ønsker andre tjenester innenfor flytting enn det som EIA kan utføre, kan dette bestilles hos UiBs rammeleverandør for enhetens egen kostnad.

Inkludert i tjenesten

7.1 Transport av møbler, inventar og materiell:

  • Transport av mindre volumer materiell mellom ulike arealer på UiB. Flytting av møbler og inventar for inntil to til tre personer.

7.2 Transport av IKT materiell:

  • Transport av IKT materiell til brukere av UiBs areal.

7.3 Justering og tilpasning av møbler.

7.4 Skifte av enkelte kontormøbler og hyller:

  • Gjennomføres etter avtale med møbelgruppen ved EIA.

7.5 Utlån og transport av bord, stoler og talerstol til arrangement

7.6 Henting og utkjøring av eksamensmateriell:

  • Brukere kan via LYDIA bestille henting og tilkjøring av eksamenspapirer og besvarelse.

7.7 Rigging til eksamen:

  • Rigging til eksamen i egne eksamenslokaler på campus for Studieadministrativ avdeling og IT-avdelingen.

7.8 Posthåndtering:

  • Posthåndtering skjer etter fastlagte rutiner. Leveres og hentes på lokale poststeder.

7.9 Planlegging / rådgiving:

  • Planlegging og rådgivning ved spørsmål som gjelder større forsendelser samt utenlandske forsendelser.

Ikke inkludert i tjenesten

  • Flytting av private møbler og gods.
  • I forbindelse med flytteprosesser er det brukers eget ansvar å få brakt byggavfall, flytteavfall, samt annet avfall til egnet sted. Farlig avfall skal avhendes på korrekt måte av bruker.
  • Nyanskaffelser av møbler skal gjøres via rammeavtalepartnere med montering inkludert. EIA er ikke ansvarlig for denne type montering. Møbler som er kjøpt utenfor eksisterende rammeavtale monteres ikke.

Standard servicenivå

  • Brukere kan melde behov for flytte- og transportoppdrag i Lydia. Behovsmeldinger besvares senest innen utgangen av neste virkedag.
  • Posthåndtering iht. rutiner

Lokale avvik

---

8 – Møbler og inventar

Definisjon av tjenesten

Tjenesten inkluderer interiørkonsulenttjenester, som planlegging og anskaffelse av møbler, solskjerming, innvendig skjerming, samt gjenbruk av møbler.

Krav til tjenesten

  • Tilby personell med spesialkompetanse innen fagfeltet, om blant annet fargeanalyser, innredningsforslag og design av spesialmøbler.
  • Tilstrebe å svare og behandle saker fra bruker så raskt det lar seg gjøre i forhold til tildelte rammer for økonomi, bemanning med mer. EIA prioriterer de innmeldte sakene etter behov.
  • Legge brukers innmeldte behov til grunn for løsning, så lenge det lar seg utføre faglig og økonomisk.

Krav til bruker

  • Bruker har ansvar for møblering i egne arealer.
  • Tilstrebe at møbler og inventar harmonerer og skaper helhet i bygget. I vernede og fredede areal skal det tas spesielle hensyn, jamfør forvaltningsplan.
  • Behov for interiørkonsulenttjenester meldes i UiBhjelp.
  • Vurdere om møbler og inventar kan gjenbrukes, og melde inn ønske om gjenbruk/møbler til disposisjon i UiBhjelp.
  • Konferere med EIA om valg av innvendig solskjerming for å ivareta helheten i arealet.
  • Anvende møbler og inventar etter hensikt.
  • Skader, feil og mangler på møbler og inventar meldes via LYDIA. Dette gjelder også skader, feil og mangler i EIA sine undervisningsrom.

Inkludert i tjenesten

8.1 Interiørkonsulenttjeneste:

  • Befaring, møbleringsplan, spesifikasjon av møbler/interiør, farge- og materialvalg, prisoverslag, innhenting av tilbud. Innvendig solskjerming og innvendig skjerming (innsyn). Se informasjon om møbler og innvendig solskjerming. 
  • EIA har ansvar for dialog med Riksantikvaren om endring av fast interiør/inventar i vernede bygg. EIA har ansvar for restaurering av antikke møbler.

8.2 Bestillinger av møbler og inventar:

  • Bestillinger i Basware PM og varemottak der EIA dekker kostnaden, typisk i større prosjekter og fellesarealer.

8.3 Møblering av undervisningsrom:

  • Ansvar for møblering av undervisningsrom som administreres av EIA.

8.4 Gjenbruk av møbler:

  • EIA bidrar til internt gjenbruk via eget møbellager og gjennom avtale med eksternt gjenbruksfirma.

8.5 Universell utforming:

  • Tilrettelegging/tilpassing av møbler for brukere med individuelle helsemessige behov.

Ikke inkludert i tjenesten

  • Kostnad ved supplering av møbler/inventar/innvendig solskjerming/innvendig skjerming etter ferdigstilte EIA-prosjekter.
  • Koordinering og kostnad av AV- og IT-løsninger som blant annet supplerende strøm- og datapunkter.
  • Bruker skal utføre bestillinger av møbler og inventar i Basware PM og varemottak der det er bruker selv som har ønsket endring og skal dekke kostnaden.
  • Møblering av undervisningsrom som administreres av bruker.
  • Kostnad til møbler for bruker med individuelle helsemessige behov (universell utforming).
  • Ved inngåelse av leieforhold med eksterne skal bruker dekke alle engangskostnader til brukerutstyr, deriblant møbler og inventar, flytting, kabling for IT/telefon, mm. Listen er ikke uttømmende. Etter overtakelse skal bruker gi melding til EIA om eventuelle mangler så snart disse oppdages.

Standard servicenivå

  • Kvalitet på møbler og inventar er tilpasset offentlig bruk.
  • Veiledning til møbelkjøp i vernede bygg.

Lokale avvik

---

9 – Parkering og transport

Definisjon av tjenesten

EIA drifter campusbuss for brukerne, samt drifter og vedlikeholder UiBs parkeringsplasser og sykkelparkering.

Krav til tjenesten

  • Tilby transportordning mellom de ulike campusområdene (campusbuss).
  • Etablere og vedlikeholde sykkelparkering.
  • Sørge for at det gis oppdatert informasjon om UiBs parkeringsordning. Se informasjon om parkering for universitetet.
  • Sørge for skilting ved innkjørselen til hvert parkeringsområde med gjeldende parkeringsbestemmelser.
  • Administrere avtale om parkeringskontroll.
  • Tildeling av parkeringstillatelser til ansatte og studenter, tjenestebiler og servicebiler.

Krav til bruker

  • Orientere seg om skilting og følge de retningslinjer som gjelder for de enkelte parkerings- og sykkelområdene.
  • Søke om garasjeplass og parkeringstillatelse i tråd med gjeldende regelverk.

Inkludert i tjenesten

9.1 Campusbuss:

  • EIA drifter campusbuss som er tilgjengelig for ansatte og studenter. Campusbussen kjører mellom Nygårdshøyden og Årstadvollen, se rutetider og stoppesteder her
  • Flytting av større grupper med campusbuss kan tilbys ved ledig kapasitet - bestilles via LYDIA.
  • Ved behov og kapasitet kan EIA utføre spesielle transportoppdrag, eller videreformidle kontakt med rammeavtalepartner.

9.2 Sykkelparkering:

  • EIA etablerer, drifter og vedlikeholder sykkelparkeringer.

9.3 Bilparkering:

  • EIA gjør tilgjengelig, drifter og skilter parkeringsområder etter UiBs gjeldende regelverk. Utleie av garasjeplasser etter søknad

Ikke inkludert i tjenesten

---

Standard servicenivå

---

Lokale avvik

---

10 – Renhold

Definisjon av tjenesten

EIA er ansvarlig for renholdstjenesten ved UiBs lokaler. Dette inkluderer daglig og periodisk overflaterenhold av UiBs arealer.

Krav til tjenesten

  • EIA skal sørge for godt renhold og legge til rette for et rent arbeidsmiljø.
  • Regelmessig renhold utføres ukedager innenfor klokken 06.00 til klokken 22.00 og etter definerte frekvenser for ulike typer rom/areal.
  • Utføre periodisk renhold etter fast frekvens med varsling i forkant. Periodisk renhold forsøkes utført i perioder med lavere brukeraktivitet (for eksempel ved sommerferie, påske og jul).
  • Renholdsoperatører og renholdsledere har fagbrev.
  • Sørge for kurs i NS-INSTA 800 for renholderne.

Krav til bruker

  • Sørge for at areal brukes etter hensikten.
  • Melde fra om skader, feil, mangler og avvik i forhold til renhold gjennom LYDIA
  • Rydde og frigjøre arealer (skrivebord, gulv, vinduskanter) i forkant av renhold.
  • Holde orden på innredning og inventar som arbeidsbord, papir, hyller og vinduskarmer. 
  • Sørge for renhold av brukerutstyr (for eksempel kaffetrakter, kjøleskap).
  • Tømme kartonger for returpapir og papp i riktig container i nærmeste avfallsrom.
  • Benytte miljøstasjoner.
  • Dekke til og rydde arealer i forkant av varslet periodisk rengjøring.

Inkludert i tjenesten

10.1 Regelmessig renhold:

  • EIA utfører regelmessig renhold av rom og arealer under 3 meters høyde:
  • Kontorer: rengjøring av frie flater
  • Toaletter, inkludert påfyll av såpe og papir
  • Hovedinnganger og vindfang, inkludert matter
  • Magasiner
  • Bibliotek
  • Laboratorium
  • Inngangspartier
  • AV-utstyr ved rengjøring på PC-rom
  • Rømningsveier
  • Undervisningsrom
  • Idrettshall
  • Klinikkrenhold
  • Kjøkken: rengjøring av frie flater, inkludert ta inn og ut av oppvaskmaskiner
  • Kantiner og storkjøkken
  • Vask av hybler
  • Garderober

10.2 Periodisk renhold:

  • EIA utfører periodisk renhold av rom og arealer (vurderes ut ifra behov og årlig budsjett):
  • Renhold over 3 meters høyde
  • Boning/voksing av gulv
  • Puss av innvendige glassdører- og vegger
  • Innvendig og utvendig vindusvask
  • Støvtørking av kunst og bilder
  • Rens av møbler, tepper og gardiner
  • Rengjøring av innvendige persienner
  • Støvsanering av hyller og bøker
  • Nedvask av storkjøkken
  • Nedvask av Fagertun barnehage
  • Utvask av hybler
  • Renhold av velferdshytter

10.3 Befaring og oppfølging:

  • EIA utfører befaring og oppfølging av rammeavtale og leverandører.

Ikke inkludert i tjenesten

EIA utfører ikke renhold av følgende utstyr, rom og Arealer:

  • Vaskemaskiner for laboratorieutstyr, autoklav og operasjonssaler, o.l.
  • PC-utstyr, bøker og private møbler
  • Kjøkkenutstyr som for eksempel kaffetrakter
  • Kaffeautomater, vanndispensere
  • Utstillinger og installasjoner
  • Fjerning av flekker som ikke lar seg fjerne ved vanlig renhold (sot- eller varmeskade fra ovn, merker etter vannskade eller råte/sopp, gamle flekker på tepper)
  • Vanning av planter
  • Rydding av bestikk, fat og kopper
  • Tømming av kartonger for returpapir og papp

10.4 Bestillingsoppdrag:

EIA kan utføre renhold av rom og areal ved bestilling:

  • Nedvask av kontor
  • Renhold etter arrangementer.
  • Nedvask etter utflytting av lokaler: Prosjektleder for rehabilitering/prosjekt er ansvarlig for at byggvask blir utført slik at arealene er rene før innflytting. Byggvask regnes som en del av prosjektet og bestilles derfor av prosjektleder.

Standard servicenivå

  • Renhold av arealer blir utført etter gjeldende versjon av NS INSTA 800.

Renhold av rom og arealer blir utført på følgende måte:

  • Kontorer blir rengjort en dag i uken.
  • Toaletter, fellesområder, hovedinnganger og sterkt trafikkerte områder rengjøres fem dager i uken.
  • Korridorer og møterom 3-5 dager i uken
  • Lesesaler 3-5 dager i uken
  • Øvrige arealer har fått frekvenser etter hvor stor belastning man regner med. Fellesarealer og toaletter på Studentsenteret 7 dager i uken. 
  • Toaletter rengjøres 7 dager i uken i eksamensperioder.

Lokale avvik

---

11 – Sikring

Definisjon av tjenesten

Tjenesten omfatter skallsikring, koordinering av objekt-/verdisikring, vektertjenester, adgangskontroll og rådgivning og støtte i sikkerhetsspørsmål.

Krav til tjenesten

  • EIA har ansvar for at det foreligger oppdaterte rammeavtaler som dekker vektertjenesten, alarmmottak og periodisk kontroll av innbruddsalarm- og adgangskontrollanlegg (minimum årlig).
  • Personell skal ha relevant erfaring og utdanning, f.eks. godkjent vekterutdanning.
  • EIA har ansvar for at det foreligger en oppdatert databehandleravtale innenfor de områder som inkluderes i tjenesteleveransen.
     
  • Tjenestene leveres normalt innenfor følgende tidsrom i ukedager avhengig av type leveranse:
  • Behovsmeldinger i LYDIA besvares senest innen utgangen av neste virkedag.
  • Rådgivning og støtte (inkludert skall- og objekt-/verdisikring): 08.00 - 15.45, Bruker kan kontakte EIA via: 55584900
  • Åpningstid kortsenter 09.00 - 14.00, kontaktinformasjon kortsenter er e-post: kortsenteret@uib.no og telefon 55 58 99 07
  • Vekter er tilgjengelig 24/7, 365, kontaktinformasjon er vekter- og beredskapstelefon 55 58 80 81.
     
  • Sikringsutstyr som tas i bruk på UiB skal følge anerkjente, norske og internasjonale standarder og lovverk. For eksempel NS-EN 1627, NS-EN 356, FG-standarder og personvernloven.
  • Risikovurderingsmetode skal følge norske, anerkjente standarder.

Krav til bruker

  • Bruker har ansvar for å sikre egne verdier.
  • Bruker skal melde inn ordinære behov, skader, feil, avvik i behovsmeldingssystemet LYDIA. Større skader meldes som avvik i HMS-avvikssystemet, se innmelding av HMS-avvik.
  • Innbrudd, tyveri, ran og uvedkommende i/ved bygg skal varsles til nødetater og/eller EIA v/vekter avhengig av alvorlighetsgrad. Deretter skal hendelsen registreres i HMS-avvikssystemet, se innmelding av HMS-avvik.
  • Feilmeldinger tilknyttet sikringsutstyr i skall- og verdisikring skal meldes fortløpende til EIA v/vekter, kontaktinformasjon er vekter- og beredskapstelefon 55 58 80 81.
  • Bruker skal følge foreliggende retningslinjer i regelsamling på UiBs hjemmesider, se link til regler.
  • Øverste Linjeleder skal kunne vise til gjennomføring av forenklet sikringsrisikoanalyse og etablere nødvendige sikringstiltak innenfor egen enhet iht. “Styringssystem for sikring av bygg og verdier”

Inkludert i tjenesten

11.1 Rådgivning og støtte:

  • EIA leverer rådgivning og støtte innenfor sikkerhetsspørsmål, opplæring og veiledning ved utarbeidelse av planverk. For eksempel ROS-analyser /sikringsrisikoanalyser med fokus på sikring av bygg og verdier.

11.2 Skallsikring:

  • EIA har ansvar for å anskaffe og bekoste nødvendig sikringsutstyr der dette i samråd med bruker anses nødvendig. Dette inkluderer drifts- og vedlikeholdskostnader og alarmoverføringer.

11.3 Objekt-/verdisikring:

  • EIA har ansvar for å koordinere brukers bestilling av sikringsutstyr for sikring av objekt og verdier.I tillegg dekker EIA utgifter knyttet til alarmoverføringer som går til felles alarmanlegg for UIB.

11.4 Vektertjenester:

  • EIA har ansvar for å ha tilgjengelig vektere for hele UiB og forvalte tilhørende rammeavtale. Vekterne utfører tjenester som: vakthold, låserunder (dører og vinduer), betjening av alarmanlegg (brann og tyveri), assistanse ved inn- og utlåsing, rykke ut på innbrudds- og tyverialarmer, varsle nødetater ved behov, gjennomføre skadebegrensende tiltak, tilkalle relevante håndverktjenester, bortvisning av uønsket personell, parkeringskontroll, rapportering, betjening av sikkerhetskamera med mer.

11.5 Adgangskontroll:

  • Kortsenteret ved EIA har ansvar for produksjon, programmering og utlevering av adgangskort til brukere ved UiB. Videre programmerer kortsenteret åpne- og lukketider på dørene i universitetets arealer.

Ikke inkludert i tjenesten

  • Bruker har ansvar for å bestille og bekoste vakthold utover ordinær avtale. For eksempel i forbindelse med arrangementer.
  • Bruker skal ha utnevnt kortansvarlig ved hvert fakultet og avdeling. Dette er bindeledd opp mot kortsenteret ved EIA vedrørende tilganger (adgangskontroll).
  • Det er brukers ansvar å holde oversikt over at brukerne har de rette tilganger til enhver tid og at regelmessige gjennomganger gjøres. Tilganger og hvem som har bestillingsmyndighet skal dokumenteres skriftlig. Dette inkluderer fysiske så vel som elektroniske nøkler.
  • Ved ordinære kontor- og fellesareal meldes behov for fysiske nøkler i UiBhjelp (Lydia) til respektive driftsområde. Ved arealer hvor det er høyere klassifiserte verdier eller andre begrensede bruksområder, er det bruker selv som bestiller nøkler fra leverandør. 
  • Ved avslutning av arbeidsforhold, skal kort og/eller tilgang umiddelbart fjernes.

Standard servicenivå

  • Regelmessig tilsyn med UIBs arealer hele døgnet.
  • Adgangsforespørsler besvares i løpet av to arbeidsdager. Adgangskort produseres omgående.
  • Fysiske nøkler leveres normalt 1-2 arbeidsuker fra bestillingsdato.
  • Sikring av skadested og skadebegrensende tiltak utføres hele døgnet.
     
  • Teknisk service på alarm:
  • maks 4 timer responstid mellom 08.00 – 16.00
  • maks 8 timer utenom ordinær arbeidstid
     
  • Mottak av innbruddsalarmer 24 timer i døgnet, 7 dager i uken:
  • Alle telefoner via vekter- og beredskapstelefon skal responderes på innen 30 sekunder.
  • Ved akutte behov er responstid innen 15 minutter (fra mottatt anrop til fremme ved hendelse). Gjelder hendelser som: 
  • Noen sitter fast i heis
  • Vannlekkasjer/oversvømmelse av areal
  • Større/kritiske strømbrudd
  • Fallende elementer fra fasade
  • Øvrige krisesituasjoner som ikke faller   under kategori varsling av nødetater og fare for liv/helse.
     
  • Spørsmål knyttet til rådgivning og støtte (inkludert skall- og objekt-/verdisikring) skal besvares senest innen utgangen av påfølgende arbeidsdag
  • Behovsmeldinger i Lydia besvares senest innen utgangen av påfølgende arbeidsdag

Lokale avvik

  • Det legges vekt på rask respons, men avvik kan forekomme ved ferieavvikling etc.

12 – Uteområder og park

Definisjon av tjenesten

Omfatter drift og vedlikehold av uteområder, som inkluderer snømåking, strøing, vedlikehold av grøntarealer, utstyr på uteområder, ytre vedlikehold som for eksempel feiing, fjerning av tagging og graffiti og tømming av sandfangkummer.

Krav til tjenesten

  • Sikre trygg ferdsel på UiBs uteområder, og sørge for trivelige og brukervennlige parkområder til rekreasjon og glede for brukere.
  • Drifte fredete uteområder i tråd med vernebestemmelsene.
  • Sikre og vedlikeholde parkeringsanlegg og utendørs kunstverk.
  • Administrere og lede sommervikarene ved EIA.

Krav til bruker

  • Vise hensyn ved ferdsel gjennom og opphold på UiBs grøntanlegg.
  • Melde inn behov, skader, feil og mangler via LYDIA dersom uregelmessigheter oppdages. For eksempel skal bruker melde ifra i LYDIA om tagging på UiBs areal, slik at dette kan fjernes.

Inkludert i tjenesten

12.1 Snømåking og strøing:

  • Fjerning av snø og is ved brøyting, strøing og salting om vinteren.

12.2 Vedlikehold av grøntarealer:

  • Parkmessig skjøtsel av grøntanlegget med gressklipping, trepleie og gartnerarbeid.

12.3 Vedlikehold av fellesområder og benker:

  • Vedlikehold av gjerder, porter, benker, heller, trapper, veier og parkeringsareal.

12.4 Ytre renhold og vedlikehold:

  • Ytre renhold og vedlikehold ved feiing, renovasjon, fjerning av oppslag/plakater og søppelplukking.

12.5 Fjerning av tagging og graffiti.

12.6 Tømming av sandfangkummer.

Ikke inkludert i tjenesten

  • De botaniske samlingene i Muséhagen og Det norske arboretum og botanisk hage på Milde er ikke del av EIAs ansvarsområde.

Standard servicenivå

  • Sikre trygg ferdsel uansett årstid.
  • Sørge for godt vedlikeholdte uteområder, veier og gangarealer.
  • Brøyting og feiing av veier, plasser og gangarealer ved behov.
  • Løvhåndtering ved behov.
  • Snøfjerning ved behov.
  • Strøing når det er glatt.

Lokale avvik

---