Nye maler i Elements

• Vi skiller mellom maler og innhold (standardtekster med mer). Man oppretter dokumentet med standard mal i Elements, åpner det i Word og setter inn en eventuell standardtekst med verktøyet «Skrivehjelp» (se egen faktaboks for mer informasjon).
  
  Se listen nedenfor med alle de gamle malene og hvilken vurdering som er blitt gjort. Ta kontakt hvis den er feil!
   

• Feltene med referanse og dato er flyttet til brevhodet. Vår saksreferanse vises nå uten saksbehandlers initialer. Saksbehandlerens navn står fortsatt i bunnteksten.

• Teksten «Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen håndskrevne signaturer.» vises bare dersom … dokumentet faktisk er elektronisk godkjent, det vil si har en fullført godkjenningsflyt.

• Feltene for avsender og for medunderskriver står på samme linje.

• Det er gjort flere endringer som ikke er synlige umiddelbart. For eksempel skal det ikke lenger forekomme sideskift midt i elementer som henger sammen (som avslutningshilsen og avsenderens navn og tittel).

• Noe av innholdet er plassert i tekstbokser. Hvis du åpner en mal og ikke ser noe brevhodet eller avsenderfelt i Word, gå til Alternativer, så Avansert og under avsnittet «Vis dokumentinnhold» hak av for «Vis tegninger og tekstbokser på skjermen» og velg OK.

• Tilbudsbrev til personer i utlandet genereres også ved hjelp av Skrivehjelp. For arbeidsavtaler ble samme endring gjort sommeren 2022.

Dokumentmaler med samme stilsett kan forhåpentligvis snart tilgjengeliggjøres i Word for alle UiB-brukere (på samme måte som malene for PowerPoint-presentasjoner), slik at alle ansatte enkelt kan lage dokumenter som følger UiBs grafiske profil, også utenfor Elements.

Det er inntil videre ingen egne maler for brev og notater for rektor, universitetsdirektøren, universitetsledelsen eller Universitetsmuseet i Bergen. Som standard flettes navnet på den administrative enheten som saksbehandleren tilhører, inn i brevhodet og i adressefeltet i bunnteksten. I disse malene har enhetsnavn (som ikke finnes i Elements) vært forhåndsutfylt. Det er fortsatt behov for å kunne skrive brev og notater som er stilet med universitets ledelse som avsender, ikke saksbehandlerens enhet.

Vi vil få på plass en løsning som ivaretar dette behovet, samtidig som antallet maler som må vedlikeholdes, forblir begrenset. Inntil videre kan den enkelte relativt enkelt stile brevet selv:

1. Opprett dokumentet med standard mal for brev eller notat og åpne det i Word.
2. I verktøylinjen velg Sett inn, så Bokmerke.
3. I dialogvinduet som åpnes, velg bokmerket ADMBETEGNELSE og velg Slett. Gjenta det samme med bokmerket ADMBETEGNELSE2. Lukk dialogvinduet.
4. Dobbeltklikk på brevhodet/toppteksten slik at den kommer i fokus, og rediger enhetsnavnet manuelt.
5. Dobbeltklikk på bunnteksten slik at den kommer i fokus, og slett linjen med enhetsnavn under overskriften «Postadresse».
6. Dobbeltklikk på hoveddelen av dokumentet slik at den kommer i fokus.

Det finnes to maler for saksframlegg, en på bokmål og en på nynorsk, ikke lenger en mal per styre eller utvalg. Disse malene er stilet for universitetsstyret. Det er beskrevet i dem hva en må gjøre for å tilpasse dem et annet styre eller utvalg. Navn og tittel for avsender er blankt.

Når situasjonen har stabilisert seg, vil det lages et eget malsett for utvalg (kontra styre). Ønske om å ha forhåndsutfylt avsender kan løses med bokmerker. Dette vil skje i dialog med utvalgssekretærene.

Kopi av alle tidligere maler er tilgjengelig her, sortert i mapper.

Ta kontakt ved ønske om å legge til eller endre standardtekster i Skrivehjelp.

Ta kontakt dersom du bruker en av malene vi har antatt ikke lenger er i bruk, så finner vi en løsning.