Hjem
Ansattsider

Kvalitetssystem for ph.d.-utdanningen ved UiB

Ph.d.-utdanningen ved Universitetet i Bergen har et eget kvalitetssystem. Denne siden skal være en veileder i det praktiske og systematiske kvalitetsarbeidet på alle nivå.

Hovedinnhold

Kvalitetssystemet for ph.d.-utdanningen ble vedtatt av universitetsstyret i 2017, se sak 129/17.

Elementene i kvalitetssystemet for ph.d.-utdanningen følger en syklisk prosess, og har som formål å sikre en kontinuerlig utvikling av kvaliteten over tid, samt å sørge for at ph.d.-utdanningen følger gjeldende krav i lover og forskrift. Svikt i kvaliteten skal fanges opp og møtes med tiltak for oppfølging og forbedring. Tiltak som blir iverksatt skal dokumenteres.

Kvalitetsarbeidet ved UiB sin ph.d.-utdanning kan illustreres som en syklisk prosess der fasene planlegge, utføre, evaluere, måle, vurdere og korrigere skal gjentas innenfor alle aktiviteter og på alle nivå for å sikre en kontinuerlig kvalitetsutvikling. 

Roller og ansvar i kvalitetsarbeidet

Universitetsstyret har det overordnede ansvaret for ph.d.-utdanningen ved UiB og blir forelagt seg den årlige ph.d.-utdanningsmeldingen. På bakgrunn av denne, kan de vurdere om det skal innføres tiltak overfor enkelte fakultet eller for UiB sin ph.d.-utdanning som helhet. Universitetsledelsen gjennomfører egne dialogmøter om ph.d.-utdanningen med hvert enkelt fakultet.

Styret for de fakultetsvise ph.d.-programmene skal gjennomgå emner, emneporteføljen og rammene for opplæringsdelen, og vurdere behov for endringer. Styret skal også gjennomgå fakultetets ph.d.-utdanningsmelding. På bakgrunn av kandidatundersøkelsen skal programstyrene vurdere strukturelle tiltak overfor utfordringer som kommer frem. Det samme gjelder for den mer omfattende evalueringen av det fakultetsvise ph.d.-programmet som helhet.

Grunnenhetene har ansvar for gjennomføring og eventuelle tiltak på individnivå, som fremdriftsrapportering, midtveisevaluering og oppfølgings- eller medarbeidersamtale.  

Forsknings- og innovasjonsavdelingen har det koordinerende ansvaret for kvalitetsarbeidet ved ph.d.-utdanningen ved UiB.

Se skjematisk oversikt over struktur, myndighet og kvalitetssikringsoppgaver for ph.d.-utdanningen. 

Systembeskrivelse

Det systematiske kvalitetsarbeidet ved ph.d.-utdanningen til UiB består av elementer som gjennomføres fra flere ganger årlig til hvert sjette år.  

Årlige prosesser

En rekke av elementene i kvalitetssystemet gjennomføres hvert år. Dette er både elementer som direkte omhandler individuelle kandidaters ph.d.-løp som fremdriftsrapportering og midtveisevaluering, til elementer som omhandler det mer strukturelle med ph.d.-utdanningen som ph.d.-utdanningsmeldingen, kandidatundersøkelsen og evaluering av rammene for opplæringsdelen.

Sykliske prosesser

En rekke av elementene i kvalitetssystemet gjennomføres med ulikt mellomrom, fra hvert andre til hvert sjette år. Dette inkluderer elementer som emneevaluering, programevaluering og dialogmøter. Det er i tillegg to elementer i kvalitetssystemet til ph.d.-utdanningen som ennå ikke er iverksatt, alumni-undersøkelse og forsinkelses- og frafallsundersøkelse. Undersøkelsene planlegges gjennomført i løpet av de kommende årene.  

En beskrivelse av hvert av elementene i kvalitetssystemet:

1. Ph.d.-utdanningsmeldingen

Ph.d.-utdanningsmeldingen skrives hvert år, både på fakultetene og sentralt, og gir en oversikt over tilstanden for ph.d.-utdanningen ved UiB. Hvert fakultet er ansvarlig for å skrive en ph.d.-utdanningsmelding for sitt ph.d.-program. Forsknings- og innovasjonsavdelingen skriver en ph.d.-utdanningsmelding for hele ph.d.-utdanningen ved universitetet som bygger på fakultetenes meldinger.

Ph.d.-utdanningsmeldingene gir et grunnlag for å vurdere om det skal innføres tiltak ovenfor enkelte fakultet eller for UiB sin ph.d.-utdanning som helhet. Universitetsstyret og ph.d.-programstyrene har ansvar for oppfølging av henholdsvis den sentrale og de fakultetsvise ph.d.-utdanningsmeldingene. Som et ledd i oppfølging av fakultetenes ph.d.-utdanningsmeldinger gjennomføres det dialogmøter mellom sentral og lokal ledelse med ansvar for ph.d.-utdanningen.

Ph.d.-utdanningsmeldingen 2020
Ph.d.-utdanningsmeldingen 2019
Ph.d.-utdanningsmeldingen 2018

2. Fremdriftsrapportering

Fremdriftsrapporteringen er en årlig rapport fra kandidat og veileder som gir en oversikt over fremdriften i kandidatens ph.d.-løp, og skal avdekke eventuelle forsinkelser med tanke på den planlagte fremdriften. Dersom rapporten viser at kandidaten har problemer i ph.d.-løpet sitt, skal det iverksettes tiltak. Se her for mer informasjon om fremfriftsrapporteringen og hvilke spørsmål som blir spurt. 

Forsknings- og innovasjonsavdelingen tilrettelegger for undersøkelsen, i samarbeid med IT-avdelingen. Kandidatenes og veiledernes besvarelser samles i en database, og blir gjort tilgjengelig for ledelsen ved fakultetene og instituttene.

Ansvarlig for oppfølging er det organ som fakultetet vedtar.

3. Midtveisevaluering

Alle ph.d.-kandidater skal gjennomføre en midtveisevaluering halvveis i ph.d.-løpet. Midtveisevalueringen skal være en oppsummering av fremdriften så langt, og er ment å avdekke eventuelle forsinkelser med tanke på planlagt fremdrift. I evalueringen kan det inkluderes fagpersoner som ikke er veiledere, og det bør gis tilbakemelding og innspill til kandidaten som kan heve kvaliteten på arbeidet. Dersom midtveisevalueringen avdekker problemer i ph.d.-løpet, skal det iverksettes tiltak.

Ansvarlig for oppfølging er det organ fakultetet vedtar.

4. Medarbeider- og oppfølgingssamtaler

Medarbeidersamtale

Alle ph.d.-kandidater som er ansatt ved UiB skal ha en årlig medarbeidersamtale.

Medarbeidersamtalen er beskrevet i UiB sin ansatthåndbok. Det er utarbeidet en egen mal for gjennomføring av medarbeidersamtale for stipendiater

Leder i samarbeid med verneombud, skal årlig rapportere i linjen om omfang av avholdte medarbeidersamtaler ved enheten. Dette er en del av UiBs HMS-årsrapport (internkontroll) som igjen legges fram for Arbeidsmiljøutvalget og Universitetsstyret (ref. UiBs lederhåndbok). 

Oppfølgingssamtaler

Alle ph.d.-kandidater som ikke har et arbeidsforhold ved UiB skal få et tilbud om en årlig oppfølgingssamtale. Oppfølgingssamtalen skal være en arena for diskusjon av kandidatens faglige arbeidssituasjon i den kommende perioden. 

Ansvar for å gjennomføre oppfølgingssamtalen ligger hos den faglige ledelsen ved instituttet eller senteret til ph.d.-kandidaten. Det er utarbeidet retningslinjer for gjennomføring av oppfølgingssamtalene og et skjema som kan brukes som utgangspunkt for samtalen

Oppfølgingssamtalen er et tilbud, og det er ikke obligatorisk for ph.d.-kandidatene å takke ja til tilbudet. Det vil være naturlig at fremdriftsrapporten brukes som et av flere grunnlag for disse samtalene. Oppfølgingssamtaler, og i hvilken grad de er blitt tilbudt til ph.d.-kandidatene, bør omtales i den årlige ph.d.-utdanningsmeldingen. 

Medarbeider- og oppfølgingssamtaler ble lagt til kvalitetssystemet februar 2022. 

5. Kandidatundersøkelsen

Kandidatundersøkelsen sendes til alle kandidater like etter fullført grad, og sendes ut i etterkant av promosjonene tre ganger i året. Ved slutten av året blir det utarbeidet en samlerapport. Kandidatundersøkelsen gir kandidatene mulighet til å vurdere ph.d.-programmet og dets ulike elementer. Innspillene som kommer inn gjennom undersøkelsen kan brukes til å heve kvaliteten på programmet.

Forsknings- og innovasjonsavdelingen er ansvarlig for å gjennomføre undersøkelsen, analysere og distribuere den til fakultetene. Ph.d.-programstyrene på fakultetene er ansvarlig for å vedta oppfølging dersom det fremkommer forhold som krever at det settes inn tiltak.

6. Programevaluering

Gjennom programevalueringen skal man få et eksternt og overordnet blikk på ph.d.-programmet. Evalueringen skal som hovedregel gjennomføres av en ekstern komité som skal se på helheten i fakultetets ph.d.-program: informasjon til potensielle søkere, opptak, tiltak underveis og kvaliteten på den fullførte forskningen, eksemplifisert ved vurdering av avhandlingsarbeidet og bedømmelsen av dette. Evalueringen skal gi råd om forbedringspotensial, både med tanke på gjennomstrømming og kvalitet. Ph.d.-programmene ved UiB skal gjennomføre en programevaluering minst hvert sjette år.

Fakultetsadministrasjonen tilrettelegger for programevalueringen og programstyret har ansvar for å vedta oppfølging.

Retningslinjer for programevaluering av ph.d.-programmene ved UiB.

7. Dialogmøter mellom sentralnivået og fakultetenes faglig ledelse

Det arrangeres dialogmøter mellom sentralnivå og fakultetene for å sørge for at det er mekanismer for tilbakemelding fra universitetsledelsen til fakultet. Slike dialogmøter er en god arena for å gå gjennom sentrale elementer ved fakultetenes ph.d.-utdanninger. Møtene gir også fakultetene en anledning til å komme med tilbakemelding til og ønsker for arbeidet som gjøres ved UiB sentralt. Møtene gjennomføres hvert andre år mellom sentralnivået og ledelsen på fakultetet med ansvar for ph.d.-utdanningen.

Forsknings- og innovasjonsavdelingen er ansvarlig for å tilrettelegge for møtene. I etterkant av dialogmøtene skriver Forskning- og innovasjonsavdelingen et forenklet sammendrag som tar sikte på å løfte felles problemstillinger slik at dette kan inngå i kvalitetsutviklingen.

8. Evaluering av emner

Emneevalueringer viser kandidatenes evaluering av enkeltemner på ph.d.-nivå som tilbys i programmet. Kvaliteten og behovet for endringer eller nedleggelse av emnet skal vurderes hvert tredje år.

Viktige punkter for emneevaluering er:

  • For alle faste ph.d.-emner skal det gjennomføres en egenvurdering årlig eller etter hver gang emnet er gjennomført dersom emnet ikke avholdes årlig.
  • Alle faste ph.d.-emner skal evalueres minst hvert 3. år eller hver tredje gang emnet er gjennomført dersom emnet ikke avholdes årlig.
  • For emner som i utgangspunktet kun er planlagt avholdt én gang, bør det gjennomføres en egenvurdering, og det kan gjennomføres en emneevaluering. Fakultetet avgjør om egenvurdering og/eller emneevaluering skal gjennomføres.
  • Egenvurderinger og emneevalueringer skal lagres i Studiekvalitetsbasen, UiBs sentrale arkivfor utdanningsmeldinger, evalueringer og andre rapporter knyttet til studiekvalitet.

Emneansvarlig har ansvar for å evaluere emnet, gjennomføre en årlig egenevaluering, at det gjennomføres kandidatevaluering, og for å analysere og følge opp resultatene, inklusivt å utarbeide forslag til forbedringstiltak. Emneansvarlig skal utarbeide en rapport fra emneevalueringen. Rapporten sendes til programstyret for gjennomgang, eventuelt med kopi til institutt og forskerskole. Rapporten offentliggjøres i Studiekvalitetsbasen, sammen med hovedresultater fra evalueringene tilkandidatene, og en plan for hvordan rapporten skal føles opp. Programstyret må følge opp emner som ikke fungerer.

Leder for programstyret har det overordnete ansvaret for å lage en plan for emneevaluering slik at alle emner har gjennomført en grundigere evaluering, inkludert kandidatevaluering, i løpet av en treårsperiode.

Retningslinjer for evaluering av emner.

9. Evaluering av emneporteføljen

Det skal gjennomføres en evaluering av fakultetets portefølje av ph.d.-kurs hvert tredje år for å sikre at fakultetets ph.d.-emner dekker behovene for opplæring i de fagfelt som kandidatene tilhører. Hvis fakultetet selv ikke kan tilby ph.d.-emner innen enkelte av de fagfelt som kandidaten tilhører, skal det vurderes omtilsvarende opplæring ved andre institusjoner er tilgjengelig, og om forholdene er lagt til rette forgjennomføring av slike emner.

Programstyret har ansvar for at det gjennomføres en evaluering av emneporteføljen. Basert på evalueringen av fakultetets portefølje av ph.d.-kurs må programstyret vurdere omfakultetet skal opprette nye, eller legge ned emner. Evalueringen av emneporteføljen skal lagres i ePhorte.

Retningslinjer for evaluering av emneporteføljen og rammene for opplæringsdelen.

10. Evaluering av rammene for opplæringsdelen

Det skal gjennomføres en evaluering av rammene for opplæringsdelen hvert tredje år for å sikre at rammene for opplæringsdelen er tilpasset ph.d.-programmets læringsutbyttebeskrivelse og reglene om at “opplæringsdelen skal gi trening i faglig formidling og innføring i forskningsetikk, vitenskapsteori og vitenskapsmetode” i ph.d.-forskriften og “opplæringsdelen skal gi stipendiaten kunnskap, ferdigheter og kompetanse i tråd med kvalifikasjonsrammeverket, og særlig rette seg mot dokumentasjon av refleksjon og resultater i kunstnerisk utviklingsarbeid, metodikk, prosjektutvikling og etikk, samt trening i formidling” i ph.d.-forskriften i kunstnerisk utviklingsarbeid.

Programstyret har ansvar for at det gjennomføres en evaluering av rammene for opplæringsdelen. Dersom det fremkommer avvik eller at opplæringsdelen ikke er tilpasset ph.d.-programmets læringsutbyttebeskrivelse bør det utarbeides en oppfølgingsplan. Evalueringen av rammene foropplæringsdelen lagres i ePhorte.

Retningslinjer for evaluering av emneporteføljen og rammene for opplæringsdelen.

11. Alumni-undersøkelse - kommer

Alumni-undersøkelser kan være nyttig for å vurdere hvordan ph.d.-utdanningen gir kompetanse og ferdigheter for kandidatenes senere arbeidskarriere. En slik undersøkelse kan brukes for å innhente informasjon fra UiB sine ph.d.-alumner om karrieren etter oppnådd grad. Undersøkelsens besvarelser kan gi indikasjoner på hva som kan forbedres i ph.d.-programmene, med tanke på kandidatenes karriere etter oppnådd grad. Undersøkelsen er tiltenkt å bli gjennomført hvert tredje år.

Forsknings- og innovasjonsavdelingen har ansvar for å gjennomføre undersøkelsen. Fakultetsadministrasjonen skal foreta en analyse med tanke på eventuelle tiltak.

Den første alumni-undersøkelse for ph.d.-utdanningen er planlagt i 2022.

12. Forsinkelses- og frafallsundersøkelse - kommer

Ved å gjennomføre en forsinkelses- og frafallsundersøkelse kan man innhente informasjon fra kandidater som er forsinket eller skrevet ut av løpet. Besvarelsene i en slik undersøkelse kan gi en oversikt over elementer i ph.d.-utdanningen som oftest fører til forsinkelser eller frafall, og gir et grunnlag for å vurdere tiltak overfor disse utfordringene. Undersøkelsen er tiltenkt å gjennomføres hvert tredje år.

Forsknings- og innovasjonsavdelingen har ansvar for å tilrettelegge undersøkelsen. Fakultetsadministrasjonen skal foreta en analyse med tanke på eventuelle tiltak.

Den første forsinkelses- og frafallsundersøkelsen er planlagt i 2022 eller –23.