Hjem
Støtte til eksternfinansierte prosjekter (BOA)
BOA drift

Oppstartsmøte for BOA-prosjekt

Det anbefales å gjennomføre et internt oppstartmøte for alle eksternfinansierte prosjekt ved UiB. Et slikt oppstartsmøte skal sikre rask og god prosjektstart gjennom lokal forankring og tydelig ansvarsfordeling i prosjektet.

Hovedinnhold

Oppstartsmøtet skal gi både prosjektleder og støtteapparat en helhetlig forståelse av de viktigste oppgaver og leveranser i prosjektet, hvem som gjør hva, og det skal også planlegges for viktige avklaringer som må gjøres. Møtet skal initieres av fakultetet eller av instituttet. 

Det er et stort støtteapparat som skal koordineres knyttet til prosjektdrift, og en god oppstart avhenger av at alle involverte vet hva som skal gjøres og planlegger for dette. I forkant av oppstartsmøtet må det være avklart hvem som skal ha en rolle i prosjektet og i støtteteamet, og hvem som skal kontaktes for hva. Det er avgjørende at alle i støtteapparatet prioriterer å delta i oppstartsmøtet, og forstår viktigheten av sin rolle i prosjektet. 

Gjennom oppstartsmøtet skal instituttet sikre at prosjektleder får informasjon om UiB sine rutiner og krav, og at det er klart hvem som kan bistå med oppgaver i prosjektet; prosjektøkonom, kommunikasjonsrådgiver, forskningsrådgiver, HR-rådgiver, admin. sjef etc. I oppstartsmøtet vil det kun være tid for en overordnet orientering og diskusjon av oppgaver og roller, og dersom det er tema som må følges opp videre anbefales det at tematiske møter med relevant personale settes opp. Det er også utviklet et MSTeams basert prosjektstyringsverktøy ProsjektTeam for å sikre bedre oversikt og samkjøring av prosjektdrift. Dette verktøyet anbefales å tas i bruk og utbygges i forkant av, og under oppstartsmøtene

Oppstartsmøtenes innhold vil variere noe mellom finansieringskilder og ulike prosjekttyper, og det er utformet egne UiB maler for oppstartsmøter som kan benyttes, og evt tilpasset lokale forhold. Ulike prosjekttyper med egne maler for oppstartprosjekt vil bli lagt i  Teamet Utvidet rådgiverforum,  kanalen Oppstartsmøter. Alle forskningrådgiverne har tilgang til dette teamet. 

Informasjon om prosjekttildelinger kommer vanligvis direkte til prosjektleder fra finansieringskilde. Det er svært viktig at prosjektleder også informerer instituttet om tildelingen så raskt som mulig. Her bør instituttene lage egne rutiner for å sikre tidlig involvering.

Denne siden oppdateres av Vibeke Irgan