Hjem
Ansattsider
Universitetsliv

UiB-administrasjonen skal slankes og effektiviseres

Universitetene får strammere budsjetter i årene fremover. Samtidig er oppgavene større og ambisjonene høyere enn noensinne. Nå starter arbeidet med å effektivisere organisasjonen.

Portrett av Kjell Bernstrøm
MED TRO PÅ FREMTIDEN: UiB-direktør Kjell Bernstrøm vil bruke innstrammingene i budsjettet til å bygge en organisasjon som i større grad tar i bruk ny teknologi for å løse fremtidens utfordringer.
Foto/ill.:
Thor Brødreskift

– Vi kan ikke være et universitet i verdensklasse uten en god administrasjon i ryggen. Vi må derfor ha større bevissthet om ressursbruk og hvor effektivt vi arbeider, sier universitetsdirektør Kjell Bernstrøm.

Han har satt i gang et prosjekt som skal styrke og effektivisere alle universitetets administrative ledd ytterligere. For å gjennomføre arbeidet er det nedsatt en styringsgruppe ledet av prorektor Anne Lise Fimreite. Gruppen er bredt sammensatt og gjenspeiler Universitetet i Bergen (UiB). Se fakta om #ORG2022 for mer informasjon.

– Jeg vil ha hele organisasjonen med på laget. Vi skal se på hvordan vi samarbeider mellom sentraladministrasjonen, fakultetene og instituttene samt på arbeidsprosesser, struktur og tjenester, i og mellom leddene i organisasjonen vår, sier Bernstrøm.

Tre grunner

Det er tre hovedgrunner til at det nå er behov for å gå gjennom administrasjonen og stramme inn på driften: Regjeringens mål om å effektivisere offentlig sektor, rektoratets valgplattform der ett av punktene var å videreutvikle universitetsadministrasjonen og, sist men ikke minst, den nye UiB-strategien og ambisjonen som ligger i den.

– En viktig del av UiB-kulturen er at administrasjonen opplever å ha det samme samfunnsoppdraget som universitetets kjernevirksomhet – forskning, undervisning, formidling og innovasjon. Vi jobber hele tiden for å ha en organisasjon som er best tilpasset å møte organisasjonens behov og utfordringer. Slik skal vi nå våre felles mål, sier Bernstrøm.

Regjeringens prioriteringer har allerede påvirket UiBs budsjetter.

– Den sittende regjeringen har hatt som målsetting å avbyråkratisere og å forbedre offentlig forvaltning. Handlingsrommet til UiBs administrasjon har gradvis blitt strammet inn med et par prosenter de siste par årene. For 2017 estimerer vi samlet 75 med millioner kroner mindre å rutte med, sier universitetsdirektøren.

Mulig ansettelsesstopp

Ett tiltak kan være å vurdere ansettelsesstopp og skape et indre arbeidsmarked for å unngå vekst i antall ansatte. I dag er det vel 1000årsverk i UiBs administrasjon. Årlig slutter flere titalls personer.

– UiBs organisasjon og tjenester må betraktes som en helhet, og målet er å få til et reelt og effektivt samarbeid. Er du ansatt på universitetet, må det være lettere å få prøve seg i ulike deler av administrasjonen. Det kan innebære muligheter for kompetanse- og karriereutvikling for den enkelte.

Han understreker at det ikke er aktuelt med oppsigelser.

– Vi er ikke i nærheten av en situasjon der det vil være snakk om oppsigelser. Eventuell nedbemanning kan skje naturlig når medarbeidere begynner i jobber utenfor UiB eller blir pensjonert.

Samtidig understreker han at han ønsker å satse på kompetansen som allerede er ved universitetet.

Tillit viktig

Styringsgruppen skal også se på hvordan arbeidsprosesser og -metoder kan gjøres enklere eller smartere.  Å lette på fullmaktsordningen kan være ett slikt tiltak. Bernstrøm mener at dagens system med mange godkjenningsledd tyder på en organisasjon med for mange kontrollinstanser.

– Vi må se på rutiner og arbeidsoppgaver som enten kan gjøres enklere eller som rett og slett er unødvendige. Dette vil finansiere kutt og samtidig gi oss ressurser til nysatsinger, sier direktøren.

Et grønnere universitet

I likhet med resten av samfunnet merker universitetet at hverdagen blir mer og mer digital.

– Vi må ta i bruk den nye teknologien og mulighetene den gir. Den åpner for andre eller nye typer arbeidsmetoder, mener Bernstrøm.

Teknologi kan for eksempel erstatte flyreiser, ifølge universitetsdirektøren.

– Hvor mye reiser vi med fly på et år? Er det mulig å reise rimeligere eller færre ganger? Kan møtene i stedet tas på Skype?

Må gjøres nå

Uansett hvilke tiltak som tas, mener Bernstrøm at UiBs administrasjon er godt rustet til å foreta nødvendige effektiviserings- og innsparingstiltak.

– UiB har en robust økonomi. Vi har et totalbudsjett på 4,3 milliarder kroner. Nå sitter vi selv med hånden på rattet. Derfor er det viktig at vi gjennomfører tiltakene mens vi har god økonomi, og kan innrette dem slik at de ikke får dramatiske konsekvenser, sier han.