Hjem
HMS-portalen

Det psykologiske fakultet prøver ut nytt HMS-avvikssystem

Ansatte og studenter ved Det psykologiske fakultet skal prøve ut det nye HMS-avvikssystemet våren 2021.

Bildet viser startsiden på UiBhjelp
Ansatte og studenter ved Det psykologiske fakultet skal melde fra om HMS-avvik via UiBhjelp.
Foto/ill.:
UiB

Hovedinnhold

Prosjektet «Nytt HMS-avvikssystem» har etablert en ny løsning for melding og oppfølging av HMS-avvik i UiBhjelp.

I løpet av mars vil operatører få opplæring. Fra 18. mars kan studenter og ansatte ved fakultetet melde fra om HMS-avvik i UiBhjelp, via knappen «Melde avvik» som er tilgjengelig fra startsiden

HMS-avvikssystemet skal bidra til at UiB ivaretar et fullt forsvarlig arbeids- og læringsmiljø for ansatte og studenter og legger til rette for organisasjonslæring.

Før den nye løsningen skal tas i bruk ved UiB skal piloten ved fakultet evalueres. 

Lurer du på hva HMS-avvik er?

UiBs definisjon av HMS-avvik er «uønskede hendelser og forhold som har ført til eller kan føre til skade på mennesker, miljø og materiell».

Dette er igjen inndelt i HMS-avvikskategorier

  • brudd på HMS-lovgivning og HMS-retningslinjer/-prosedyrer
  • brudd på «Styringssystem for sikring av bygg og verdier»
  • innbrudd og uvedkommende i/ved bygg
  • personskade som medførte medisinsk behandling
  • arbeidsrelatert sykdom 
  • mindre personskade 
  • større bygningsmessige skader 
  • skade/tap av fysiske verdier som følge av brann, tyveri, hærverk, lekkasjer eller ekstremvær
  • skadelig utslipp til miljø
  • uønsket hendelse med kjemikalier/gass, biologiske faktorer og strålekilder
  • vold og trusler fra tredjepart

Ved personskader med risiko for smitte og alvorlige personskader skal du melde fra til lokal linjeleder eller infosenter ved fakultet, slik at strakstiltak kan iverksettes. Deretter skal vanlig melderutine følges.

Hva skal ikke meldes som HMS-avvik?

Fordi personvern og taushetsplikt skal ivaretas på forsvarlig måte, er det noen forhold som ikke skal meldes som HMS-avvik.

Følgende forhold må meldes og følges opp etter gjeldende retningslinjer:

Bygningsdrift og reparasjoner: Behovsmelding til EiA i Lydia 

Saker knyttet til bygningsdrift og reparasjoner på materiell/bygg meldes som behovsmelding til Eiendomsavdelingen i Lydia.

Større skader på materiell og bygg, og systemsvikt meldes som HMS-avvik.

Lime inn eksempler fra opplæringen.

Behovsmelding EiA (Lydia)HMS-avvik
Blokkerte rømningsveier, pga feil på dørBlokkerte rømningsveier og rot foran dør
Feil på brannalarmFeil på brannalarm
Lerret falt ned ved tavleLerret falt ned og traff ansatt i holdet
Farlig rekkverk - for lavtFarlig rekkverk - for lavt (dersom meldt flere ganger i Lydia uten at det er fulgt opp)
Glatt i trappen - driftspersonale må strøFall i glatt trapp - mulig personskade, driftspersonale må strø
Mangler såpe, sprit eller tørkepapir 

Slik melder du HMS-avvik i UiBhjelp 

HMS-avvik registreres i meldeskjema «Melding av HMS-avvik» i UiBhjelp.

  • Velg skjemaet «Melding av HMS-avvik» i UiBhjelp og fyll ut feltene
  • Obligatoriske felt i meldeskjemaet er merket med *.
  • Det finnes hjelpeinformasjon knyttet til hvert felt.
  • Du får bekreftelse på e-post når HMS-avviket er registrert og når den ferdigstilles. Du kan også underveis gi mer informasjon i saken.
  • Under knappen "Mine henvendelser" i UiBhjelp finner du saken din.

Slik melder du personskade som medførte medisinsk behandling og arbeidsrelatert sykdom

Ved personskader som medførte medisinsk behandling og arbeidsrelatert sykdom skal det fylles ut et eget meldeskjema. Disse opplysningene regnes som sensitiv informasjon og vil være skjermet for alle utenom Bedriftshelsetjenesten.

  • Velg skjemaet «Melding av personskade/arbeidsrelatert sykdom» i UiBhjelp, autentiser deg på nytt og fyll ut feltene
  • Obligatoriske felt i meldeskjemaet er merket med *.
  • Det finnes hjelpeinformasjon knyttet til hvert felt.
  • Når skjema er sendt inn får du en forvaltningsmelding med saksnummer i ePhorte på e-post.
  • Saken din vil bli fulgt opp av en operatør i UiBhjelp.
  • Under knappen "Mine henvendelser" i UiBhjelp finner du saken din.

Melding til NAV/Statens pensjonskasse

  • Arbeidsgiver fyller ut skjema sammen med ansatt/student om yrkesskade/yrkessykdom til NAV for ansatt eller for student. Melding bør sendes snarest og senest innen tre dager.
  • Arbeidsgiver fyller ut skjema sammen med innmelder ved yrkesskade/yrkessykdom som kan gi rett til erstatning til Statens pensjonskasse for ansatte som er innmeldt der.

Refusjon for studenter

Studenter kan søke Sammen helsefond om refusjon av utgifter til psykolog, tannskade som følge av en ulykke.

Melding på vegne av andre

Eksterne kan ikke melde i UiBhjelp selv, fordi det krever innlogging med brukernavn og passord.

Hvis du melder om et avvik på vegne av andre, for eksempel besøkende eller gjesteforskere, må du spesifisere dette i avviksmeldingen.

NB: Personskade som medførte medisinsk behandling/arbeidsrelatert sykdom må meldes av den enkelte ansatte eller student selv.

Oppfølging av HMS-avvik

Det er din leder og operatør i UiBhjelp som mottar HMS-avviket og er ansvarlig for oppfølging og iverksetting av tiltak.

Hvem blir orientert om HMS-avviket? 

  • Overordnet nivå (fakultet/avdeling)
  • HR-avdelingen og Eiendomsavdelingen
  • Bedriftshelsetjenesten blir orientert om og har innsyn i alle HMS-avvik som omfatter personskade som medførte medisinsk behandling og arbeidsrelatert sykdom.
  • Universitetets hovedverneombud.
  • Verneombud og hovedverneombud.