HMS-runde

En HMS-runde er en fysisk gjennomgang av lokaler, utstyr og arbeidsmetoder for å kartlegge fare for sykdom og skade på personell, miljø og materiell og vurdere behov for tiltak. Forhold som har betydning for brannvern og ytre miljø (t.d. farlig avfall og utslipp) skal også vurderes.

HMS-runde er best egnet til å kartlegge fysiske, kjemiske og en del ergonomiske forhold på arbeidsplassen. Eksempler på slike forhold kan være feil og mangler på møbler og utstyr, sjenerende støy, mangelfull belysning, redusert luftkvalitet, varme, dårlig orden og renhold eller blokkerte rømningsveier.

Dersom HMS-runden skal bli effektiv og være et nyttig hjelpemiddel i kartleggings- og utviklingsarbeidet stilles det krav til forberedelse, struktur ved gjennomføring og etterarbeid. Ved gjennomføring av ny HMS-runde er det nyttig å bruke resultatene fra forrige HMS-runde og andre HMS-kartlegginger i planleggingen.

Det skal minimum gjennomføres en HMS-runde hvert år ved alle enheter. Minimumskravene er ikke tilstrekkelige ved:

• Byggesaker (nybygg, ombygging, rehabilitering)
• Anskaffelse av større maskiner og utstyr
• Melding om avvik, ulykker og nestenulykker
• Graviditet (laboratoriet)

Spesielle utfordringer som avdekkes under kartleggingen medfører et skjerpet krav til formalisert risikovurdering.

Ved behov for tiltak er det viktig å skille mellom akutte forhold/strakstiltak, forhold som krever ytterligere utredning, men gjennomførbart innenfor eksisterende rammer og tiltak på lengre sikt (for eksempel overføres til kommende budsjettår, søknad om ekstramidler etc.).

Vurder og prioriter tiltak. Sett opp tiltak i HMS-handlingsplanen med kort beskrivelse, tidsfrist, kostand og ansvarlig.

• Mal for lokal HMS-handlingsplan

Sjekklistene kan være til hjelp når en HMS-runde skal gjennomføres og dekker en del aktuelle arbeidsområder og arbeidsmiljøfaktorer på for eksempel kontor, laboratorier og verksteder, personal- og grupperom samt tilrettelegging av arbeidet. Sjekklister til bruk ved gjennomføring av HMS-runder kan tjene flere formål:

• som hjelpemiddel til å undersøke HMS-forhold på en systematisk måte
• til å vurdere HMS-tilstanden og utviklingsmuligheter innenfor et avgrenset område
• til å dokumentere avvik fra ønsket tilstand og behov for forbedringstiltak
• som dokumentasjon på gjennomført HMS-runde

Ingen sjekklister dekker alle forhold av betydning for HMS på arbeidsplassen. En god sjekkliste er tilpasset din arbeidsplass og dekker ditt behov.

• Sjekkliste HMS-runde kontorarbeidsplasser
• Sjekkliste HMS-runden laboratorium, klinikk og verksted
• Sjekkliste HMS-runde personalrom, møterom og grupperom

Gjennomføring av HMS-runde på kontor, kontor-landskap og laboratorier/verksted/klinikk kan være en utfordring nå mens korona-pandemien pågår, men med enkle tilpasninger vil det la seg gjennomføre.

Som for alt annet er det de enkle smittevernreglene som gjelder:

• Hold deg hjemme om du er syk eller har symptomer
• Hold tilstrekkelig avstand. Minst 1 meter, helst 2 meter
• Vask hendene, eller benytt desinfeksjonsmiddel
• God hostehygiene

HMS-runde på kontor (enkelt-kontor og flermanns-kontor) og landskap med ansatte tilhørende samme enhet:

1. Leder/leders representant eller verneombud sender ut sjekkliste for HMS-runde til alle på sin enhet.
   • Sjekkliste på HMS-portalen
   • Kontakt Seksjon for HMS og beredskap for å få tilgang til et skjema i Skjemaker. Dette forutsetter en viss erfaring med Skjemaker og Excell.
2. Ansatte som ønsker en HMS-runde fyller ut sjekklisten og sender den til leder. For de som benytter skjemaker-sjekkliste vil dette gå automatisk.
3. Ansatte som ikke ser behov for en HMS-runde høsten 2020 (og eventuelt våren 2021) lar være å svare på sjekklisten.
4. Leder/leders representant og verneombud tar et lite formøte enten i TEAMS eller fysisk på campus der de går gjennom de innsendte sjekklistene.
5. Leder/leders representant (eller verneombud) gir tilbakemelding til de ansatte som ønsker HMS-runde om tidspunkt og klokkeslett for HMS-runden.
6. På selve HMS-runden skal så få personer som mulig delta. Leder/leders representant, verneombud og den ansatte. Er det flermanns-kontor eller landskap anbefaler vi at bare de ansatte som har meldt inn er til stede i rommet under selve HMS-runden.
   • For Leder og Verneombud:
     1. Hold avstand
     2. Sprit av hender mellom hvert kontor
     3. Opphold dere så kort tid i de ulike kontorene som mulig. Diskuter bare innmeldte behov.
7. Etter HMS-runden gjennomfører leder/leders representant og verneombud et etter-møte i TEAMS eller fysisk på campus der de går gjennom innspill på HMS-runden.
8. Leder setter opp en prioritert tiltaksliste og gir beskjed til de som er ansvarlig for at tiltakene gjennomføres.

HMS-runde i landskap med ansatte som tilhører flere ulike enheter:

I landskap der flere ulike enheter er lokalisert har det i noen tilfeller vært praktisert at HMS-runden gjennomføres samme dag, sånn at de ulike innspillene blir diskutert i et felles etter-møte. Dette anbefaler vi ikke så lenge korona-pandemien pågår.

1. Ledere og verneombud for de ulike enhetene sender ut sjekkliste til alle i landskapet.
   1. Sjekkliste på HMS-portalen
   2. Kontakt Seksjon for HMS og beredskap for å få tilgang til et skjema i Skjemaker. Dette forutsetter en viss erfaring med Skjemaker og Excell.
2. Ansatte som ønsker en HMS-runde fyller ut sjekklisten og sender den til leder (evt verneombud). For de som benytter skjemaker-sjekkliste vil dette gå automatisk.
3. Ansatte som ikke ser behov for en HMS-runde høsten 2020 (og eventuelt våren 2021) lar være å svare på sjekklisten.
4. Leder/leders representant og verneombud for alle de ulike enhetene gjennomfører et lite formøte i TEAMS der de går gjennom de innsendte sjekklistene.
   1. Her avtaler man også tidspunktene for de ulike HMS-rundene sånn at det bare er en enhet som har HMS-runde på et gitt tidspunkt.
5. Leder/leders representant (eller verneombud) gir tilbakemelding til de ansatte på sin enhet som ønsker HMS-runde om tidspunkt og klokkeslett for HMS-runden.
6. På selve HMS-runden skal så få personer som mulig delta. I landskap anbefaler vi at bare de ansatte som har meldt inn behov for HMS-runde er til stede i lokalet under selve HMS-runden, i tillegg til leder/leders representant og verneombud.
   1. For Leder og Verneombud:
      1. Hold avstand
      2. Sprit av hender mellom hvert kontor
      3. Opphold dere så kort tid i de ulike kontorene som mulig. Diskuter bare innmeldte behov.
7. Etter HMS-runden gjennomfører ledere/leders representant og verneombud for de ulike enhetene et etter-møte i TEAMS der de går gjennom innspill på HMS-runden.
   1. Ledere setter opp en prioritert tiltaksliste og gir beskjed til de som er ansvarlig for at tiltakene gjennomføres.
   2. Dersom ansatte på ulike enheter har meldt inn samme behov så må det avklares hvem som tar ansvar for at dette blir utført.

HMS-runde på laboratoriet, verksted og klinikk

Som for HMS-runde på kontor og i landskap er det smittevernreglene som gjelder. Så få personer som mulig deltar på runden. Vi anbefaler leder, verneombud, romansvarlig og eventuelt en ansatt.

1. Leder/leders representant eller verneombud sender ut sjekkliste for HMS-runde til alle på sin enhet som har arbeidsplass på lab/verksted/klinikk.
   • Sjekkliste på HMS-portalen
   • Kontakt Seksjon for HMS og beredskap for å få tilgang til et skjema i Skjemaker. Dette forutsetter en viss erfaring med Skjemaker og Excell.
2. Ansatte som ønsker å melde fra om ulike HMS-forhold fyller ut sjekklisten og sender den til leder (evt verneombud). For de som benytter skjemaker-sjekkliste vil dette gå automatisk.
3. Leder/leders representant og verneombud tar et lite formøte enten i TEAMS eller fysisk på campus der de går gjennom de innsendte sjekklistene.
4. Leder/leders representant (eller verneombud) gir tilbakemelding til romansvarlig og eventuelt en ansatt som ønsker HMS-runde, om tidspunkt og klokkeslett for HMS-runden.
5. På selve HMS-runden skal så få personer som mulig delta. Leder/leders representant, verneombud, romansvarlig og eventuelt en ansatte.
   • For Leder og Verneombud:
     1. Hold avstand
     2. Sprit av hender mellom hvert rom
     3. Opphold dere så kort tid i de ulike rommene som mulig. Diskuter bare innmeldte behov.
6. Etter HMS-runden gjennomfører leder/leders representant og verneombud et etter-møte i TEAMS eller fysisk på campus der de går gjennom innspill på HMS-runden.
7. Leder setter opp en prioritert tiltaksliste og gir beskjed til de som er ansvarlig for at tiltakene gjennomføres.

HMS-runde for fellesområder, personalrom, møterom, etc

Høsten 2020-våren 2021 anbefaler vi at det bare er leder og verneombud som tar en HMS-runde på fellesområder.

1. Leder/leders representant eller verneombud sender ut sjekkliste for HMS-runde til alle på sin enhet.
   • Sjekkliste på HMS-portalen
   • Kontakt Seksjon for HMS og beredskap for å få tilgang til et skjema i Skjemaker. Dette forutsetter en viss erfaring med Skjemaker og Excell.
2. Ansatte som ønsker å melde fra om ulike HMS-forhold på fellesområdene fyller ut sjekklisten og sender den til leder/leders representant (evt verneombud). For de som benytter skjemaker-sjekkliste vil dette gå automatisk.
3. Leder/leders representant og verneombud tar et lite formøte enten i TEAMS eller fysisk på campus der de går gjennom de innsendte sjekklistene.
4. Etter HMS-runden gjennomfører leder/leders representant og verneombud et etter-møte i TEAMS eller fysisk på campus der de går gjennom innspill på HMS-runden.
5. Leder setter opp en prioritert tiltaksliste og gir beskjed til de som er ansvarlig for at tiltakene gjennomføres.