Hjem
HMS-portalen

Gjennomføring av ARK

Gjennomføring av ARK deles inn i fem faser: Forberedelse og forankring, kartlegging, tiltaksutvikling, implementering av tiltak og evaluering.

Bruk av ARK vil i tillegg til å kartlegge arbeidsmiljøet ved en lokal enhet, gi et fakultet/avdelingsperspektiv på psykososiale, organisatoriske og ledelsesmessige forhold som har betydning for arbeidsmiljøet, og UiB vil over tid få et grunnlag for iverksetting av tiltak på institusjonsnivå.

HMS-møte - et kartleggingsverktøy for utvikling av det psykososiale arbeidsmiljøet ved UiB, skal fortsatt gjennomføres årlig ved alle lokale enheter. Bruken av ARK kan inngå i HMS-møtet det året ARK gjennomføres, men resultater fra ARK kan om ønskelig også inngå i påfølgende HMS-møter som grunnlag for gjennomgang og utvikling av tiltak. 

 

Fase 1. Forberedelse og forankring

Gjøre fakultet/avdeling/institutt klar for å gjennomføre og nyttiggjøre seg av ARK.

  • Forankring i ledelsen, involvering av hovedverneombud/verneombud, beslutte leder for lokal gjennomføring, samt prosessveileder ved behov.
  • Ta kontakt med Tone Bergan, Personal- og organisasjonsavdelingen om gjennomføringsprosess.
  • Kommunikasjon og informasjon om gjennomføringen av ARK overfor alle ansatte (allmøter)
  • Risikovurdering: Er det spesielle utfordringer som må tas hensyn til? Gjennomgå tidligere arbeidsmiljøkartlegginger og HMS-dokumentasjon.
  • FaktaARK I: Spørsmål om organisatoriske forhold av betydning for arbeidsmiljøet, fylles ut av leder og verneombud sammen.

Fase 2. Kartlegging

  • Elektronisk spørreundersøkelse (KIWEST) sendes på e-post til alle ansatte, den er åpen i tre uker med inntil to purringer.
  • Forberede tilbakemeldingsmøte: Ledelse og verneombud. Her kan prosessveileder involveres.
    • Gå gjennom FaktaARK I, resultater fra spørreundersøkelsen, risikovurdere og drøfte aktuelle problemstillinger.
    • Definere roller, leder, tilbakemelder.
    • Finne fram til hensiktsmessig gruppesammensetning.
    • Skisse til plan for utvikling og iverksetting av tiltak.
    • Klargjøre rammene for tilbakemeldingsmøtet.
  • Gjennomføre tilbakemeldingsmøtet
    • Alle ansatte skal inviteres.
    • Gjennomgang av rapport fra den elektroniske spørreskjemaundersøkelsen (Rapport KIWEST).
    • Gruppearbeid med tolkning og refleksjon over det som er presentert fra Rapport KIWEST og hva som anses som viktigste funn og områder for bevaring/forbedring fremover.

Fase 3. Tiltaksutvikling

Leder har ansvar for at ansatte og verneombud involveres i arbeid med utvikling og iverksetting av tiltak.

Gode tiltak er:

  • Realistiske
  • Konkrete
  • Viktige

Fase 4. Implementering av tiltak

For å sikre at tiltakene følges opp, skal de prioriteres og føres inn i enhetens lokale HMS-handlingsplan, og rapporteres i tråd med årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet (Internkontroll).

Ledelsen har ansvar for at tiltakene blir iverksatt og følges opp.

Fase 5. Evaluering

Selve ARK-prosessen bør evalueres gjennom hele prosessen og etter at prosjektet er avsluttet for å kaste lys over hva som har fungert for hvem under hvilke omstendigheter.

  • Målene som ble satt i forankringsfasen bør være utgangspunkt for evalueringen.
  • FaktaARK II: Spørsmål om tilbakemeldingsprosess, tiltaksutvikling og iverksetting, fylles ut av leder og verneombud sammen.