Hjem
HR-avdelingen

Praktisk informasjon for ledere

Ledere har et viktig ansvar for å følge opp ansatte i disse tider og legge til rette for et godt digitalt arbeidsmiljø

I kraft av lederrollen har du også et ansvar for oppfølging av dine ansatte og opprettholdelse av en dialog om arbeidsoppgaver som skal løses.

Enkelte vil gjerne være usikre på hvor hyppig dialog man skal ha i denne perioden -og hva som forventes av den ansatte i denne situasjonen. Mange vil ha barn hjemme som krever tilsyn, noe som er spesielt utfordrende for de som er aleneforsørgere eller har partner i samfunnskritiske yrker. Likevel er der mange som både kan og vil, og som leder er det viktig at du danner deg en oversikt over situasjonen til dine ansatte.

 Vi har heldigvis flere digitale løsninger som kan avhjelpe situasjonen, og som leder er det viktig at du er kjent med disse.

Internasjonalt ansatte

Som leder er det viktig du er ekstra oppmerksom på internasjonalt ansatte, da disse befinner seg i en ekstra sårbar situasjon. Vi oppfordrer derfor ledere å foreta en vurdering av hvem de vil kontakte og i hvilken rekkefølge.

Ta kontakt med internasjonalt senter ved spørsmål.

Rekruttering

Digital rekruttering og gjennomføring av intervjuer i teams. Hvordan gjennomføre dette på en god og trygg måte. Se oppdatert veiledning for hvoran gjennomføre digitale intervju her.

Se også veiledning for digitale prøveforelesninger her

Se lederhåndboken for mer informasjon.

Mottak av nyansatte (onboarding)

UiB har i lengre tid arbeidet med utformingen av en ny felles prosess for mottak av nyansatte (onboarding). Se anbefalte stegene i en slik prosess her. 

Her finner du også mal for onboardingplan. Denne er sentral i gjennomføringen av en god mottaksprosess. 

Hvordan tar vi imot nyansatte når vi ikke kan møte dem fysisk?

Vi anbefaler ledere om å gjennomføre aktivitetene digitalt i for eksempel Teams eller på Skype.

Det er viktig for UiB at disse aktivitetene blir gjennomført, da nyansatte vil oppleve den nåværende situasjonen som særlig utfordrende. Å være ny på en arbeidsplass er utfordrende og stressende i en normal situasjon, og vi må anta at de vil oppleve den nåværende situasjonen som en ekstra utfordring sett opp mot deres opplevde behov for å komme i gang, lære og danne nettverk.

Vi anbefaler at den nyansatte får oppnevnt en kontaktperson blant sin nærmeste kollegaer (fadder), og at det også ved digital onboarding blir lagt til rette for et kollegialt samarbeid rundt mottak av den nytilsatte. Vi viser også til «Hvordan legge til rette for et godt digitalt arbeidsmiljø».

Nyansatte som ikke har startet ennå

Vi antar at disse er ekstra sårbare, og det er derfor ekstra viktig å signalisere at UiB ikke kan forvente en ordinær lærings- og ytelsesfremgang.

Mange vil hverken ha fått PC eller e-post fra UiB. Men de fleste vil ha tilgang til en datamaskin, og utover eventuelle faglige egenaktiviteter lese seg opp på diverse informasjon om UiB.

For norskspråklige har vi laget denne websiden hvor nyansatte vil finne en mengde nyttig informasjon samt et e-læringskurs for nyansatte: Se vår nettside for nyansatte.

Avslutning av arbeidsforhold

Dersom et arbeidsforhold skal avsluttes er våre råd som følger:

  1. Lag en tentativ plan for avslutning som inkluderer følgende hensyn:
    1. Hva kan gjøres digitalt gjennom møter i Teams / Skype? Vi anbefaler som et minimum en samtale som adresserer den spesielle situasjonen vi befinner oss i som institusjon, og de praktiske konsekvensene dette får for den ansatte og vedkommende sin avslutningen.
    2. Hvilke aktiviteter kan gjennomføres av deg som leder, uavhengig av fysisk tilstedeværelse? Sluttattest m.m.?
    3. Hvilke aktiviteter må utsettes? Sammenkomst? Andre ting?
    4. Avslutning / terminering av diverse tilganger (ID-kort, e-post m.m.), abonnementer etc.
    5. Innlevering av utstyr (PC, mobiltelefon, annet materiell tilhørende UiB)
  2. Gjennomfør en samtale med den ansatte om din skisse til plan og be om kommentarer til denne.
  3. Gjennomfør plan i tråd med det dere er blitt enige om.

Se lederhåndboken her for mer informasjon.

Se sjekkliste for avslutning av et arbeidsforhold her

Digitale møter

Det er også viktig å tenke struktur rundt ditt digitale møte. Nedenfor finner du noen konkrete tips:

1. Forberedelse før møtet

  • Send ut tydelig agenda, med beskrivelse på hva medarbeidere skal forberede før møtet.
  • Be om innspill til agendaen.
  • Sjekk lyd- og lysforhold.

2. Under møtet

  • Start møtet med noen minutters uformell prat. Tips: Logg deg inn fem minutter før møtet starter og vær tilgjengelig for uformell prat.
  • Del dokumenter på skjerm, og ha gjerne felles virtuell tavle som alle kan skrive inn i.
  • Gå igjennom hensikt og agendaen for møtet.
  • Husk å involvere alle som deltar.
  • Hold deg til agendaen.
  • Plasér temaer som ikke har noe med møtet på en egen liste til senere diskusjon.
  • Oppsummere gjerne hvert agendapunkt underveis.
  • Oppsummere hva som er oppfølgingspunktene og hvem som er ansvarlig.
  • Hold tiden.

Etter møtet

  • Send ut eller legg oppfølgingspunktene fra møtet på et felles arbeidsområde (Teams)
  • Følg opp etter oppsatte frister.