Hjem
HR-avdelingen

Ditt ansattforhold

Her finner du praktisk informasjon angående ditt ansattforhold nå som vi er i en spesiell situasjon som følge av COVID-19.

Fleksibel arbeidstid 

Statens avtale om kjernetid fra 9-1430 har blitt satt ut av kraft for en periode på grunn av den spesielle situasjonen vi befinner oss i. Det betyr at ansatte kan arbeide til de tider det er praktisk mulig. Ansatte med fleksitid vil få autoregistrert normal arbeidstid fram til 15. september. NB! Den ansatte skal ikke registrere inn ordinær arbeidstid i denne perioden.

Dersom noen ansatte arbeider mer eller mindre enn dette,  kan pluss- eller minustid legges inn manuelt og vil overstyre autoregistering.

Dersom du fører fravær eller ferie, vil dette overstyre autoføringen.

Føring av tid som normalt fra 15. september – men kjernetiden er fortsatt opphevet

Fra 15. september avslutter UiB den automatiske tidsregistreringen i Min Tid. Det betyr at reglene for tidsregistrering gjelder som normalt, og at alle som har fleksitid igjen skal føre faktisk arbeidet tid. Merk at reglene om kjernetid fortsatt er opphevet i staten (lenke til avtale sentrale parter). Dette for å legge til rette for at ansatte kan arbeide hjemmefra og til ulike tider av dagen av hensyn til smittevern.

Det er viktig at leder og medarbeider i fellesskap sørger for å legge til rette for at opparbeidet plusstid kan avspaseres gjennom høsten. Gjennomgangen av pluss- og minustid på fleksitidssaldoen skjer som normalt ved årsskiftet. Vi minner om at plusstid ikke kan utbetales, og at det ikke er anledning til overføre timer ut over den vanlige grensen på 50 timer (til sammen for de to fleksitidssaldoene i Min tid).

Regler for fleksitid og brukerveiledning for Min tid er tilgjengelige i Medarbeiderhåndboken.

 

Ferie

Registrering og godkjenning av ferie skjer på vanlig måte, men frist for fastsetting er i år endret til 1. juni.

Arbeidsgiver minner om at fastsatt ferie skal avvikles som planlagt og at utgangspunktet er at hovedferien skal tas ut i perioden mellom semestrene. Avvik fra dette må avklares med din leder.

Omsorgsdager og velferdspermisjon 

Det er gjort endringer i reglene for omsorgspenger på for å ta høyde for smittetiltak, særlig ved stengte skoler og barnehager. Omsorgsdager gjelder som ellers foreldre med barn som fyller 12 år i 2020 og yngre barn (og evt. for de som har vedtak fra NAV med utvidet rettighet til omsorgsdager). Det er viktig at den ansatte registrerer fravær i HR-portalen.

Antall omsorgsdager: Arbeidstaker har fra 1. juli fått ny årskvote med omsorgsdager som kan brukes siste halvår. Samtidig settes det strek over omsorgsdager som ble gitt tidligere i år. Ble ikke de brukt opp, falt de bort 30. juni. For perioden 1. juli til 31. desember 2020 har altså arbeidstaker rett til samme antall dager med omsorgspenger som det vedkommende normalt har for et kalenderår når små barn eller barnepasser er syke. Kvotene er oppdatert i HR-portalen

Overføring av omsorgsdager: Det blir mulig å overføre omsorgsdager mellom foreldre i perioder skole eller barnehage er stengt på grunn av pandemien. Dette gjøres for å legge til rette for familier der en av foreldrene arbeider i samfunnskritiske funksjoner. Også her gjelder regelen om at kvoten med omsorgsdager nullstilles 1. juli. Dokumentasjon: Den som skal overføre dagene må melde fra om på eget skjema til NAV (nav.no). Når vedtak fra NAV foreligger må dette vises til arbeidsgiver som må formidler dette videre til økonomiavdelingen v/serviceteam slik at kvoten kan økes i systemet.

Registrering i HR-portalen: Benytt skjema for fravær og årsak Sykt barn/barnepasser (470) eller hvis det er direkte knyttet til pandemien er det fint om ny årsak Karantene/korona barn/barnepasser (479) benyttes. Hvis du har benyttet halve dager (50%) er det fint om dette samles opp og registreres som hele dager. Hvis du har avtalt med leder at du trenger å benytte f.eks. 20% av dagen i 5 dager, må dette samles opp og føres som 1 dag.

Omsorgsdager selv om skolen/barnehagen er åpnet: Arbeidstaker har rett til omsorgspenger dersom barnet må holdes hjemme på grunn av særlige smittevernhensyn hos barnet eller hos familiemedlem barnet bor med. I slike tilfeller gjelder dette selv om antall omsorgsdager er brukt opp. Dokumentasjon: Det særlige smittevernhensynet må bekreftes av lege, og arbeidstaker må levere bekreftelsen til arbeidsgiver. Legeerklæringen legges i Ephorte med kopi til økonomiavdelingen. De ansatte registrerer fravær på vanlig måte via fraværsskjema i HR-portalen, med ny årsak Karantene/korona barn/barnepasser (479). De som har levert slik legeattest kan se bort fra eventuelt varsel i skjemaet om at kvoten er overskredet. Kvoten til den ansatte vil bli korrigert.

Velferdspermisjon: Dersom det blir behov for flere omsorgsdager kan UiB, etter søknad, innvilge velferdspermisjon. I fraværsskjemaet har velferdspermisjon årsak Velferdspermisjon med lønn (510).

Ved behov for veiledning om omsorgsdager kan ansatte henvende seg til Serviceteam for fravær og foreldrepermisjoner.

Det finnes også utfyllende informasjon på nav.no 

 

Utvidet egenmelding

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) ber statlige arbeidsgivere vurdere om egen praksis og interne retningslinjer rundt bruk av egenmelding er tilpasset korona-pandemien.

Ved UiB er arbeidsgiver og tillitsvalgte, som følge av oppfordringen fra KMD, blitt enig om å utvide bruken av egenmeldinger til hele arbeidsgiverperioden på 16 kalenderdager. Det totale antall egenmeldingsdager i året vil fortsatt være 24.

Egenmeldt fraværet føres på ordinær måte via skjema for Fravær i HR-portalen, benytt årsak Syk v/egenmelding (120) ved annen sykdom enn korona, ved korona relatert fravær, benytt årsak Karantene/korona Egenmelding (129). Eventuelle varsler ved overskridelse av den opprinnelige grensen på 8 dager skal det sees bort fra.

Yrkesskadeforsikring

Som ansatt ved UiB har du yrkesskadeforsikring i Statens pensjonskasse. Forsikringen gir erstatning ved arbeidsulykke og yrkessykdom som påføres når du er i arbeid, på ditt arbeidssted og i arbeidstiden.

Hvis du er pålagt hjemmekontor i forbindelse med koronavirus-utbruddet, er du som statsansatt fortsatt sikret i SPK sin yrkesskadeforsikring. Men du må være klar over hvilke vilkår som gjelder:

  • Du er forsikret som om du skulle være på din vanlige arbeidsplass innenfor det som er din vanlige arbeidstid. UiB legger til grunn at dersom ikke annet er avtalt, utføres arbeid på hjemmekontor innenfor rammene av Særavtale om fleksibel arbeidstid i staten – fra kl. 06.00 til kl. 21.00 mandag til fredag.
  • Forsikringen gjelder i det rommet du jobber. Det vil si at dersom du har eget hjemmekontor er du sikret når du er i det rommet og jobber. Har du satt opp hjemmekontorløsning på kjøkkenet eller stua er du sikret der mens du arbeider.

SPK gjør oppmerksom på at om du skader deg mens du har pålagt hjemmekontor, må hendelsen vurderes individuelt med tanke på om lovens vilkår er oppfylt. Dette gjelder i alle yrkesskadesaker.

Tiltak for stipendiater og postdoktorer

Kommende avklaringer:

Pliktarbeid for rekrutteringsstillinger 

UiB vil se på om det er behov for å gjøre justeringer i pliktarbeidsdelen for rekrutteringsstillinger 

Eksternfinansierte forskerstillinger 

Det vil kunne bli aktuelt å innføre ordninger og justeringer for denne gruppen. UiB vil komme tilbake med nærmere gjennomgang 

Permittering 

Staten permitterer ikke ansatte etter gjeldende regelverk. UiB har anledning til å omdisponere ansatte midlertidig for å ivareta oppgaver og funksjoner.