Hjem
Institutt for fysikk og teknologi

Utfyllende regler for reiser, og regler for dekking av mobiltelefon

Regler for tjenestereiser ved IFT og presisering fra Økonomiavdelingen vedr. kursreiser i innland og utland.

 

UiB har avtale med Berg-Hansen. Reiser skal derfor bestilles her om ikke vesentlig billigere alternativer finnes, eller om Berg-Hansen ikke kan tilby slike billetter (f. eks. Ryanair, Easyjet). Universitetet forutsetter at det normalt brukes økonomiklasse på fly. Er det bestilt spesielt dyre reiser må dette begrunnes særskilt. Ellers må den reisende påregne at regningen reduseres ned til det beløp Berg-Hansen kan skaffe billettene for.

 

Det har vært gjort betydelige innstramminger i statens reiseregulativ for utenlandsreiser i løpet av 2008-9. Generelt nattillegg er falt bort, og det dekkes kun overnatting etter regning og generelt kosttillegg (eller etter regning). For kurs/konferanser hvor kost er dekket skal det ikke kreves kost på regningen, kun evt. udekkete måltider etter regning.  For utenlandsreiser er det innført mulighet for å føre et såkalt kompensasjonstillegg, kr. 400 per døgn. Hvis det kreves kompensasjonstillegg for konferanse/kurs-reiser skal prosjektleder godkjenne det.

 

I undervisningstiden forutsettes det at emneansvarlig skaffer vikar og varsler studentene i god tid før avreise. Øvingstimer skal ikke brukes til å ta igjen forsømt undervisning.

Veilederen skal være tilgjengelig for studenter i perioder når mastergradsgradsoppgaver skal leveres og være tilgjengelig for samtaler i eksamensperioden. Det er også en forutsetning at annet normalt pålagt arbeid ivaretas (komitéarbeid etc).

 

Flyreiser kan bestilles direkte på nett eller hos Berg-Hanssen. Reiseregninger med biletter kjøpt gjennom andre reisebyrå dekkes ikke. Registreringsskjema for Berg-Hanssen finnes her.

 

FRA ØKONOMIAVDELINGEN

Vi benytter anledningen til å minne om at samtykke til å foreta reiser for statens regning skal innhentes før reisen finner sted. Dette notatet inneholder noen presiseringer når det gjelder kursreiser, da slike reiser har spesielle regler når det gjelder diett i forhold til ordinære tjenestereiser. Det er også litt forskjeller når det gjelder regler for innland og utland, derfor får dere en kortversjon av begge regelverkene:

 

INNLAND

Vi gjør oppmerksom på at reisereglementet har egne regler for refusjon av utgifter til kost når dere har vært på kurs eller konferanser hvor de fleste måltid blir dekket i utgangspunktet. Under slike reiser skal det ikke føres ordinær kostgodtgjørelse. Dersom et eller flere måltid likevel ikke er blitt dekket, kan dere få dekket utgifter etter regning inntil fradragssatsen for vedkommende måltid. For eksempel, dersom dere har hatt utgifter til en middag som ikke er blitt dekket av kursarrangøren, kan dere få dekket opptil kr. 280,- (560 - 50 %), dersom dere fremviser kvittering for betalt måltid. Det er da viktig å opplyse om at dette dreier seg om en kursreise, kryss av for "Kurs" på reiseregningsblanketten. I tillegg har dere krav på administrativ godtgjørelse (såkalte bruspenger) pr. 24 timer dere har vært på en kursreise. For tiden er dette kr. 60,- ved reiser i Norge.. Hjemmelen for denne bestemmelsen er § 12 i tjenestereiseregulativet. Se spesielt følgende: Departementets kommentarer: 1) Når arbeidsgiver/oppdragsgiver besørger kosten for hele reisen og det likevel er enkeltmåltider som ikke er ordnet, kan arbeidstaker få dekket legitimerte utgifter til måltidet begrenset oppad til måltidstrekket for henholdsvis frokost, lunsj og middag. Satsene fremkommer i § 9 nr. 3. Kostgodtgjørelse etter § 9 kommer ikke til anvendelse.

UTLAND

Utenlandsregulativets § 11 sier følgende: "Ved deltakelse på kurs, seminarer, konferanser eller tjenestereiser hvor oppholdet dekkes av arbeidsgiver/oppdragsgiver eller av arrangør/vertskap, tilstås godtgjørelse for administrativ forpleining. For tiden er satsen kr. 80,- pr. 24 timer ved reiser i utlandet. Enkeltmåltider som ikke dekkes under oppholdet, dekkes etter regning pr. måltid begrenset oppad til måltidstrekkene. For fram- og tilbakereisen beregnes kostgodtgjørelse, dersom reisen en vei overstiger 6 timer. For reiser fra og med 6 timer til og med 12 timer utbetales 2/3 av kostsatsen for vedkommende land. For reiser fra og med 12 timer utbetales full kostsats for vedkommende land en befinner seg i lengst. Også ved kurs/konferansereise i utland, er det viktig å krysse av for "Kurs", ikke tjenestereise, når dere fyller ut reiseregningen. På den måten blir reiseregningen lettere å behandle for attestant og lønnsmedarbeider. Retningslinjer vedr. kompensasjonstillegg Kompensasjonstillegg er et nytt begrep som ble innført 1. mars 2009. Ved tjenestereiser i utlandet tilstås det såkalt kompensasjonstillegg på kr. 400,- pr. døgn. Beløpet skal fungere som kompensasjon for at man er på reise i utlandet, og anses som lønn. Beløpet er derfor skatte- og avgiftspliktig, og det beregnes feriepenger. Vi gjør oppmerksom på følgende: 1) Bruk av kompensasjonstillegg skal avklares med leder med budsjettdisponeringsmyndighet i forkant av reisen. 2) Økonomiavdelingen anbefaler at det ikke bør utbetales kompensasjonstillegg ved kurs- og konferansereiser.

 

Regler for dekking av mobiltelefon

 

Fra 01.02.2010 innføres regler for dekking av mobiltelefon ved Institutt for fysikk og teknologi. Reglene bygger på UiBs Rutine for elektroniske kommunikasjonstjenester: (Rutinen er per i dag ikke helt oppdatert på alle punkter)

 

  1. Instituttleder, administrasjonssjef og romansvarlig innvilges dekking av mobilabonnement i henhold til satser gitt i UiBs rutine for EK-tjenester.
  2. Fast ansatt personale kan innvilges mobilabonnement etter søknad. Søknad kan innvilges i den grad det anses som nødvendig for tjenesten. Det legges vekt på særlig behov for tilgjengelighet, beredskap og fleksibilitet i forbindelse med store prosjekter, tyngre verv og lignende.
  3. Abonnement belastes prosjekt eller annuum.

 

Alle abonnement (bortsett fra de gitt i pkt. 1) blir inndratt fra 01.02.2010, og det må sendes begrunnet søknad til instituttet (post@ift.uib.no) dersom man mener seg berettiget til fortsatt å få dekket sitt abonnement.

 

Frist for søknad: 15.01.10

 

Følgende tak for dekning av mobiltelefon gjelder (hentet fra UiBs rutiner for EK-tjenester):

a)      Kr. 5000,- inkludert dekning av abonnement. Denne kategorien vil gjelde de fleste som får dekket mobiltelefon.

b)      kr 8000,- inkludert dekning av abonnement. Denne kategorien gjelder de som har stor reisevirksomhet eller av andre grunner har behov for høyere tak.

c)      Fullt dekket. (Denne gruppen gjelder avdelingsdirektører (kode 1060), instituttstyrere, dekaner og universitetsledelsen)

 

Overskridelse av disse medfører trekk i lønn. Kun unntaksvis vil overskridelse bli godtatt, beløp skal da være godkjent av fakultetsdirektør.

 

Før mobiltelefon kan dekkes må ny avtale om mobiltelefon fylles ut og signeres.