Hjem
Koronavirus – informasjon for studenter og ansatte
Reiser og korona

Veiledning ved reiser og avbestillinger

Her er litt informasjon om hvordan du skal håndtere kansellerte reiser og billetter.

kansellert fly korona uib
Foto/ill.:
Colourbox.com

For nye reiser, se UiBs Råd om reiser innenlands og utenlands.

Har du spørsmål om kansellerte reiser og billetter?
Her er litt informasjon om hvordan du skal håndtere avbestilling av billetter, hotellopphold og reiseregninger.

Flybillett/reise til destinasjoner underlagt reiserestriksjoner

Når reiser/hotellopphold blir avlyst med bakgrunn i reiserestriksjoner i forbindelse med koronaviruset, har reisebyrået G Travel ikke noe ansvar eller erstatningsplikt for reise/billett.

Dersom flybillett/reise ble bestilt før reiserestriksjonene (UD- reiseråd) ble innført, og denne ble betalt med UiBs kredittkort, eller et annet kredittkort som har reiseforsikring inkludert, blir reisen erstattet av kredittkortselskapet. Dette gjelder billetter som ikke er refunderbare (billig billett). Den enkelte må selv ta kontakt med sitt kredittkortselskap og følge opp dette. Det avgjørende her, er at bestillingen er blitt plassert før UD har kunngjort restriksjoner til reisemålet.

Staten (og dermed UiB) er selvassurandør, og ved kjøp av ikke refunderbare flybilletter kjøpt med faktura, må UiB/enhet dekke utgiften selv.

Felles både for kredittkort og faktura: Fullflexbillett kan annulleres uten kostnad, dog et lite gebyr påløper hos reisebyrå. Den enkelte må selv annullere reisen i G Travels reiseportal, eller ta kontakt med reisebyrået for avbestilling. Det er viktig at den enkelte ansatte avbestiller, slik at flyselskapene også er informert og kan avpasse etter behov.

Er flybillett/reise bestilt etter datoen DU/FHI kunngjorde reiserestriksjoner, og reisen ønskes avlyst/må avlyses, må enhetene ved UiB belaste kostnaden selv. Dette uavhengig om reisen er betalt med kredittkort eller faktura.

Flybillett/reise til destinasjoner som ikke er underlagt reiserestriksjoner

Hvis UiB bestemmer at en reise ikke skal foretas til land/steder som ikke er omfattet av UDs reiserestriksjoner, og det er kjøpt billetter som ikke er refunderbare, må enhetene selv ta kostnaden med mindre annet er bestemt. Den som skulle ha reist, fører reiseregning som vanlig, med tillegg beskrevet under.

Refusjon av offentlige avgifter ved avbestilling av ikke refunderbare flybilletter

Ved avbestilling (i reiseportalen til G Travel, via mail eller telefon), blir offentlige avgifter refundert. Refusjonen blir tilbakeført til kredittkortet, eller kreditnota ved faktura. Blir ikke reisen avbestilt, får en ikke tilbakeført offentlige avgifter.

Hvis en har bestilt reise selv gjennom flyselskap, må reisen avbestilles hos flyselskapet og deretter må det kreves refusjon av offentlige avgifter. Rutiner for refusjon finner en på selskapenes hjemmesider.

Utfylling av reiseregning ved ikke gjennomført reise og føring av flybillett

Ved utfylling av reiseregning føres flybillettens nettobeløp på reiseregningen, altså flybillettens pris minus (refusjon av) offentlige avgifter.

Hotellopphold/overnatting i Norge

Er hotelloppholdet bestilt ved bruk av UH-avtalen og betalt med kredittkort, så kan oppholdet avbestilles så sent som ankomstdagen kl. 18. Hotellopphold med faktura, eller hotell bestilt utenfor avtalen, se hotellets avbestillingsbetingelser.

Hotellopphold/overnatting i utlandet

For hotellopphold/overnatting i utlandet, gjelder vanligvis hotellets egne avbestillingsregler. Dersom man ikke har rett til å avbestille uten kostnad, gjelder det samme som er beskrevet over for flybillett/reise.

Kurs og konferanse

Avtalene som UiB har med sine konferansehotell, regulerer egenandeler i henhold til avbestillingsfrister, se avtaleportalen og avtalen for konferansehotellene for frister og egenandeler. Hvis konferanse avlyses og egenandel påløper, må enhetene selv dekke denne kostnaden. Dersom hotellet avlyser/stenger skal det ikke påløpe egenandel for avbestilling.