Hjem
Ansattsider

Registrering av ansettelser og månedslønn i SAP

Denne rutinen beskriver hvordan alle enheter ved UiB skal registrere nyansettelser, månedslønn og endringer i ansettelsesforhold i SAP.

Hovedinnhold

Enhetene gjennomfører rekrutteringsprosess i tråd med UiBs regelverk. I ePhorte oppretter enhetene personalmappe, sender aksept- og opplysningsskjema og sender arbeidsavtale til den som blir tilbudt stillingen.

Etter at signert arbeidsavtale er mottatt ved enheten, må fagspesialist saksbehandle dette i SAP.

Saksbehandlere ved enhetene

  • Når saken sendes til fagspesialistteamet må følgende ligge i personalmappen:
    • Signert arbeidsavtale
    • Aksept- og opplysningsskjema
    • Ved ansettelse av utenlandske ansatte må også disse opplysningene være tilgjengelig i personalmappen:
      • Fødselsnummer / D-nummer / passnummer
      • Kontonummer
      • Bank og bankadresse
      • Kopi av pass
      • Ev. arbeids- og oppholdstillatelse (utenfor EU/EØS)
  • Enheten sender et N-notat med informasjon om lønns- og reisekontering og ev. spesielle opplysninger til stedkode 2179.
  • NB: Fagspesialister kan åpne alle dokumenter med tilgangskode P. Det er ikke nødvendig å legge til noen ekstra kopimottaker.
  • Tittelen på N-notatet skal være som eksemplene nedenfor, slik det er tydelig hva det gjelder og når fagspesialist må ha postert endringene i SAP:
    • Ber om registrering i SAP - ansettelse ved "enhet" - tiltredelse 01.02.2021
    • Ber om registrering i SAP - forlengelse ved "enhet" - fra 01.02.2021
    • Ber om registrering i SAP - lønnsjustering ved "enhet" - utbetaling fra 01.02.2021

Fagspesialist i SAP

  • Henter opplysninger om saken i ePhorte, legger data inn i SAP og registrerer person. 
  • Hvis saken mangler opplysninger, tar fagspesialist kontakt med enheten som har sendt N-notatet. Dokumenter som tilfører saken nye opplysninger, må legges inn i ePhorte.
  • Avskriver deretter N-notatet og legger til en merknad som angir første lønning for den ansatte. Når et notat er avskrevet betyr det at oppgaven fra enheten er utført av fagspesialistene.