Hjem
Ansattsider
veileder for avsendere av informasjon

Kanalstrategi for UiB

Kanalstrategi for UiB skal bidra til helhetlig kommunikasjon og forutsigbar informasjonsflyt for studenter og ansatte.

Hovedinnhold

Målgrupper 

UiB kommuniserer til en rekke ulike målgrupper og i kanalstrategien er målgruppene definert på overordnet nivå.  

Definerte målgrupper

  • Studenter 
  • Ansatte 
  • Potensielle studenter 
  • Eksterne

Kommunikasjonsprinsipp 

UiBs kommunikasjonsplattform skal legges til grunn for all kommunikasjon med UiBs målgrupper.  

I tillegg bør disse kommunikasjonsprinsippene følges for å sikre brukertilpasset informasjon

  • Ha alltid brukeren i fokus 
  • Bruk et språk som er forståelig for alle 
  • Tilpass innholdet til målgruppe og kanal 
  • Informer i en kanal som egner seg 
  • Informasjon som kan være felles skal være felles

Målbilde for kommunikasjon i prioriterte kanaler

Kanalstrategien beskriver målbildet for kommunikasjon for den enkelte målgruppe i prioriterte kanaler. Avsendere av informasjon er alltid ansvarlig for å vurdere personvern og informasjonssikkerhet. Det er ikke alltid hensiktsmessig å informere i bare én kanal, men informasjonstype bør følge anbefalingene hvor informasjon skal gjøres tilgjengelig for målgruppene studenter eller ansatte (se nedenfor) 

Systemeier er ansvarlig for forvaltning og videreutvikling av kanalen. 

På Høyden

På Høyden er UiB sin interne kanal for nyheter og debatt for ansatte og studenter. Her publiseres informasjon om hva som rører seg i UiB-samfunnet og lenker videre til ansattsider, studentsider og nyttige verktøy. Nettstedet drives av kommunikasjonsavdelingen. 

Systemeier: Kommunikasjonsavdelingen. 

Tips, innspill, debattinnlegg eller ytring meldes til interndesk@uib.no

For studenter 

Mitt UiB 

Mitt UiB er UiBs læringsplattform og den viktigste kanalen for informasjon til studenter knyttet til undervisning, læring og vurdering/eksamen for emner og studieprogram de tar. Mitt UiB er primært tilrettelagt for kommunikasjon mellom underviser og studenter, og mellom studenter. I tillegg er det tilrettelagt for å gi studieadministrativ informasjon og kunngjøringer til studenter på fakultet, institutt, studieprogram, studieretning og kull. Studieavdelingen kan legge ut globale kunngjøringer, som gjelder alle studenter. 

Systemeier: Studieavdelingen
Avsendere av informasjon: Undervisere, fakultetsadministrasjon, instituttadministrasjon, studentutvalgene, Studieavdelingen og UiBs læringslab. 

www.uib.no

www.uib.no er sammen med Mitt UiB hovedkilden for generell studieinformasjon. På webområdet Studentsider (uib.no/student) vil studenter finne informasjon om studieadministrasjon, studiehverdag og utveksling. På fakultet- og instituttsidene legges utfyllende informasjon, eller informasjon som gjelder studenter på den enkelte enheten.

Studieavdelingen koordinerer fakultetsinformasjon som lenkes opp fra Studentsider. Informasjon som er relevant for alle studenter skal alltid publiseres på de sentrale Studentsidene og skal ikke dupliseres til andre områdesider. 

Systemeier: Kommunikasjonsavdelingen 
Avsendere av informasjon: Studieavdelingen, fakultet, institutt 

UiBhjelp  

Tjenesteportalen UiBhjelp er en selvbetjeningsløsning for studenter. Gjennom UiBhjelp kan studenter sende inn og få svar på henvendelser. I UiBhjelp finner studenter informasjon om enkelte administrative tjenester, verktøy og brukerveiledninger. 

Systemeier: IT-avdelingen 
Innholdsprodusenter: Avdelinger i sentraladministrasjon, UiBs læringslab 

Anbefaling på hvor informasjon skal gjøres tilgjengelig for målgruppen studenter

Informasjonstyper 

Hovedkanal 

Informasjon om studietilbudet  

uib.no (program / emner) 

Informasjon knyttet til undervisning, læring og eksamen  

Mitt UiB 

Studieadministrativ informasjon, som regler, skjema, søkeprosesser, utveksling etc. 

uib.no 

Administrative tjenester, verktøy og brukerveiledning  

UiBhjelp 

Nyheter og meldinger/beskjeder, arrangementer 

Mitt UiB og uib.no 

Studentliv, studiehverdag 

uib.no 

Beredskapsmeldinger 

SMS 

Påminnelser om frister, varsel om inndragelse av studierett etc. 

E-post 

Studentundersøkelser rettet mot alle studenter 

Mitt UiB, e-post 

I tillegg til hovedkanaler kan man vurdere informasjon i suppleringskanaler: Hubro, Informasjonsskjermer, e-post, SMS og sosiale medier. 

For ansatte

www.uib.no

Webområdet “Ansattsider” på www.uib.no er UiBs primære informasjonskanal for ansatte. På Ansattsidene vil ansatte finne sentrale veiledninger, verktøy, ressurser, meldinger, kalender, kurs og arrangement som gjelder hele UiB. Det er etablert en meldingstjeneste på Ansattsider som kan benyttes av alle enheter. 

Systemeier: Kommunikasjonsavdelingen
Avsendere av informasjon: Avdelinger i sentraladministrasjon 

Microsoft Teams 

Microsoft Teams er en skybasert tjeneste, som er en del av Office 365. I Teams kan ansatte samarbeide og snakke sammen i sanntid, gjennomføre videomøter, lagre, dele og samskrive i dokumenter. I tillegg er det mulig å gi informasjon og meldinger til alle medlemmer i ett Team. Det er etablert Microsoft Teams for alle enheter ved UiB, i tillegg kan prosjekt og arbeidsgrupper opprette egne Teams. 

Systemeier: IT-avdelingen 
Innholdsprodusenter: Enheter, prosjekt, arbeidsgrupper 

UiBhjelp 

Tjenesteportalen UiBhjelp er en selvbetjeningsløsning for ansatte. Gjennom UiBhjelp kan brukere sende inn og få svar på henvendelser. I UiBhjelp kan ansatte finne informasjon om enkelte administrative tjenester, verktøy og brukerveiledninger. UiBhjelp er tatt i bruk i sentraladministrasjonen og vil tas i bruk ved fakultetene i løpet 2020. 

Systemeier: IT-avdelingen
Innholdsprodusenter: Avdelinger i sentraladministrasjon, fakultet 
 

Anbefaling på hvor informasjon skal gjøres tilgjengelig for målgruppen ansatte

Informasjonstyper 

Hovedkanal 

Sentrale nyheter, meldinger og driftsmeldinger. Sentrale rutiner og veiledninger, kurs og arrangement. 

Ansattsider 

Administrative tjenester, verktøy og brukerveiledninger 

UiBhjelp 

Sentrale regler 

Regelsamlingen 

Lokale nyheter, meldinger, prosjektinformasjon og nyhetsbrev  

Teams 

Beredskapsmeldinger 

SMS 

Informasjon fra ledelsen 

E-post 

I tillegg til hovedkanaler kan man vurdere informasjon i suppleringskanaler: Informasjonsskjermer og e-post.