Organisering av HR-feltet
På HR-feltet er det prosjektet «UiB Sak HR» som koordinerer prosessarbeid og leveranser.
Hovedinnhold
«UiB Sak HR» er en videreføring av forbedringsprosjektet og ble etablert i februar 2024 med formål om å:
- Sikre leveranser til innføringsprosjektet «UH Sak UiB» og koordinere prosessarbeidet på HR-feltet.
- Sikre at prioriterte HR-prosesser kartlegges og forbedres, og at det utarbeides løsningsforslag til nytt saksbehandlingssystem.
- Sikre brukerinvolvering ved etablering av kartleggingsgrupper.
- Videreutvikle effektive metoder og arbeidsmåter.
- Bidra til læring på tvers i prosjektet.
HR-avdelingen er ansvarlig for totalt 51 prosesser, der 12 av disse er avhengig av samarbeid med andre avdelinger i fellesadministrasjonen. Prosessene er sortert i seks underfunksjonsområder der hvert område har fått en til to ansvarlige ved avdelingen.
Det vil etableres kartleggingsgrupper i prosessarbeidet med representanter fra fakultetene, som vil bidra med kartlegging, forbedring og utarbeiding av løsningsforslag.
Organisering
Styringsgruppen er ledergruppen ved HR-avdelingen:
- HR-direktør Kathrine Brosvik Thorsen (prosjekteier)
- Janne Marie Solheimslid
- Ingve Bergheim
- Jan Frode Knarvik
Underfunksjonsansvarlige:
- Jan Frode Knarvik – Område: Personalpolitikk og arbeidsmiljø
- Mona Grindheim Matre, Robert Kjærgård – Område: Rekruttering og ansettelser av personale
- Lisa Lund og Janne Marie Solheimslid – Område: Personalforvaltning
- Emil Hausvik – Områder: Helse, miljø og sikkerhet og Sikkerhet og beredskap
- Terje Askvik – Område: Informasjons- og dokumentasjonsforvaltning
Koordinering:
- Nina Fox (prosjektleder)
- Gabriela Saez
- Ingvild Greve
Prosesser prosjektet har jobbet med
Forlengelse av postdoktorer
Tiltak og virkemidler:
- Felles informasjon for postdoktor og digitalt søkeskjema (Medarbeiderhåndboken)
- Felles rutinebeskrivelse for HR-medarbeider og verktøy for beregning (uib.no)
Kartleggingsgruppe
- Maria Svåsand, MN
- Asbjørn Sæther, HF
- Julie Hansen, MED
- Anita Hadziavdic Garden, jUSS/HR
- Pernille Andersen Hole, SV
2.5.5 nr. 3 Lønnsvurdering før 12. måneders ansettelse
Tiltak og virkemidler
- Rutiner for nyansatte, gjennomført innen 12. måneder (Lederhåndbok)
- Felles rutine for gjennomføring av 2.5.5 nr. 3 - 12 månedersvurdering (Ansattsider)
- Brukerveiledning for ansattlister i Innsikt (rutinebeskrivelse på Ansattsider)
- Felles maler for svarbrev (ePhorte)
Kartleggingsgruppe
- Bjørn Arild Petersen, SV
- Anette Bynes D'Arcy, MN
- Arve Sennesvik, HF
- Evelyn Ravnstad, MED
- Mona Grindheim Matre, HR
Opprykk til professor
Tiltak og virkemidler
- Felles inngang til søknad om kompetanseopprykk og generell informasjon om prosessen (uib.no)
- Utarbeiding av felles maler
- Etablering av administrativ nettverk/spesialistgruppe
Kartleggingsgruppe
- Karoline Skudal Christiansen, MN
- Asbjørn Sæther, HF
- Bjørn Arild Petersen, SV
- Kamila Cholti, KMD/HR
- Ove Chr. Borge, PSYFA
Forlengelse av stipendiater
Tiltak og virkemidler
- Felles informasjon for stipendiat og digitalt søkeskjema (Medarbeiderhåndboken)
- Felles rutinebeskrivelse for HR-medarbeider og verktøy for beregning (uib.no)
Kartleggingsgruppe
- Asbjørn Sæther, HF
- Anita Hadziavdic Garden, HR
- Julie Hansen, MED
- Anette Bynes D’Arcy, MN
Onboarding av utenlandske ansatte
(Utenlandske ansatte som starter arbeid i Norge)
Tiltak og virkemidler
- Felles maler for tilbudsbrev, tilgjengelig i ePhorte
- Sjekkliste: Onboarding av utenlandske ansatte (uib.no)
Kartleggingsgruppe
- Kari Lid Skodje, PSYFA
- Tommy Aleksander Buene Kvarven, HF
- Hanne Elisabeth Cappelen, SV
- Ingvild Vandeskog Wallacher, MED
- Maria Svåsand, MN
- Jill Anette Opsahl, HR
- Ann Lisbeth Sætre Garnes, ØKA
- Ingrid A. Ødegaard, HR
