Hjem
Ansattsider
Forlengelse

Rutinebeskrivelse for HR ved forlengelse av stipendiatstillinger

Steg for steg-beskrivelse for HR ved forlengelse av stipendiatstillinger.

Hovedinnhold

Stipendiater kan få forlenget sin ansettelsesperiode på bakgrunn av rettighetsbasert fravær og permisjon, ved uforutsette hindringer og i spesielle tilfeller ulønnet permisjon.

Forlengelse er regulert i forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat (Lovdata) og UiB-interne regler (Medarbeiderhåndboken).

For veiledning til stipendiaten, se Forlengelse av stipendiatstillinger ved UiB (Medarbeiderhåndboken)

Rettighetsbasert fravær, permisjon og ferie

Ved behov for forlengelse for å fullføre doktorgradsutdanningen, skal stipendiaten søke om forlengelse for rettighetsbasert fravær og permisjon via skjemaet «Forlengelse av ansettelsesperioden» 3 måneder før sluttdato

Det gis forlengelse for følgende fravær/permisjon: Egenmelding, sykemelding, velferdsdager, foreldrepermisjon, ammefri, barns sykdom, omsorgspermisjon, særlige omsorgsbelastninger og eventuelt annet fravær/permisjon.

For stipendiater kan kortvarig, gyldig fravær (under to uker) også gi grunnlag for forlengelse. 

Foreldrepermisjon
Ved foreldrepermisjon skal HR som hovedregel forlenge stillingen når arbeidet gjenopptas etter permisjonen. Stipendiaten trenger ikke å fylle ut skjema i dette tilfellet.

«Serviceteam for fravær og foreldrepermisjoner» sender et N-notat til HR ved fakultetet ved innvilgelse av foreldrepermisjon. HR beregner ny sluttdato og sender brev til stipendiaten, se «Beregn ny sluttdato» for fremgangsmåte.

Ferie
Mot slutten av stipendiatperioden må det gjøres en vurdering om stipendiaten har krav på forlengning på bakgrunn av ferie (kan for eksempel knyttes til utsendelse av brev om opphør av midlertidig ansettelsesforhold). 

En åremålsperiode for en stipendiatstilling inkluderer lov- og avtalebestemt ferie.  Opprinnelig antall feriedager:

  • Treårig åremål: 75 feriedager
  • Fireårig åremål: 100 feriedager

Alt en stipendiat avvikler av ferie utover det opprinnelige antallet feriedager, har stipendiaten rett til forlengelse på bakgrunn av. Når HR skal beregne forlenging for ferie brukes Innsikt (DFØ) og Excel-kalkulatoren, se «Beregn ny sluttdato» punkt 5 for mer informasjon.

Hvis stipendiaten ikke avvikler ferie det siste året, vil ferien bli utbetalt når arbeidsforholdet opphører (sluttoppgjør).

Beregn ny sluttdato

Når HR mottar skjemaet om forlengelse fra stipendiaten, må de innhente informasjon og skrive brev om forlengelse.

  1. Sjekk om stipendiaten har fått ny sluttdato tidligere.
    • Søk på navn i ePhorte for å undersøke om de har fått forlengelse tidligere og en ny sluttdato.
    • Vær oppmerksom på at det kan finnes flere mapper med forlengelsesbrev. 
  2. Hent ut rapport over registrert fravær/permisjon fra Fagbrukerinnsikt for HR og lønn (DFØ) for å finne antall fraværsdager til forlenging. Hvis ansettelsesforholdet startet før 01.01.21 må du i tillegg hente historikk fra Paga i Tableau. 
  3. Se på siste forlengelsesbrev hvilke fravær/permisjoner har stipendiaten allerede har fått forlengelse for og trekk fra dette.
    • Vurder hvilket fravær fra historikken som skal tas med i forlengelsen. 
  4. Beregn ny sluttdato i Excel-kalkulatoren. 
    • Registrer gammel sluttdato.
    • Hvis du skal lage en forlengelse med både langtidsfravær og korttidsfravær, skal du beregne langtidsfraværet først.
    • Registrer langtidsfraværet.
    • Registrer korttidsfravær. 
    • Ny sluttdato kommer opp i kalkulatoren.
  5. Beregn forlenging for ferie i Excel-kalkulatoren.
    • Hent antall feriedager som stipendiaten har avviklet i ansettelsesperioden fra Fagbrukerinnsikt for HR og lønn (DFØ). Hvis ansettelsesforholdet startet før 01.01.21 må du i tillegg hente historikk fra Paga i Tableau.  
    • Legg antall avviklede feriedager inn i kalkulatoren.
    • Antall feriedager som skal forlenges vises som plussdager i kalkulatoren under «Feriedager til forlengelse».
  6. Skriv svarbrev til stipendiaten i ePhorte. I brevet angir du gammel sluttdato, spesifiserer hvilket fravær det er forlenget for og ny sluttdato. Sett fakultet, institutt, ph.d.-koordinator (som oppdaterer FS) på kopi. Når brevet er godkjent sendes det til stipendiaten.
  7. Send et N-notat til fagspesialisttemaet med henvisning til svarbrev, inkluder eventuelt annen relevant informasjon (eks. kontering). Bruk «Til registrering i SAP, forlengelse ved «enhet», fra DD.MM.ÅÅ (gammel sluttdato). Fagspesialisttemaet oppdaterer ny sluttdato i SAP (DFØ).

Uforutsette hindringer

I særskilte tilfeller kan det gis forlengelse av ansettelsesperioden for forhold som har vært til hinder for progresjonen i doktorgradsutdanningen. Med «uforutsette hindringer» menes forhold av arbeidsmessig art som ikke kan lastes stipendiaten, for eksempel tap av datamateriale, utfordringer knyttet til feltarbeid eller større IT-problemer. 

Når slike forhold fører til forsinkelse kan det gis forlengelse forutsatt at stipendiaten kan fullføre doktorgradsutdanningen innen forlengelsestidens utløp. 

Søknad om forlengelse på dette grunnlaget skal oversendes instituttleder for en uttalelse og behandles av ansettelsesutvalget. 

Beregn ny sluttdato

  1. Sjekk om stipendiaten har lagt ved nødvendige dokumenter, som begrunnelse for tapt arbeidstid, beskrivelse for hvordan doktorgraden skal gjennomføres og vedlegg fra veileder. Send dette til instituttleder som skal vurderer saken og lager uttalelse.
  2. Lag saksnotat med forslag til vedtak i samråd med leder for ansettelsesutvalget.
  3. Ansettelsesutvalget behandler saken og fatter vedtak.
  4. Skriv forlengelsesbrev / evt. avslagsbrev. Ved forlengelse sjekk om stipendiaten har fått ny sluttdato tidligere.
    • Søk på navn i ePhorte for å undersøke om de har fått forlengelse tidligere og en ny sluttdato.
    • Vær oppmerksom på at det kan finnes flere mapper med forlengelsesbrev. ​​​​​
  5. Hent ut rapport over registrert fravær/permisjon fra Fagbrukerinnsikt for HR og lønn (DFØ). Hvis ansettelsesforholdet startet før 01.01.21 må du i tillegg hente historikk fra Paga i Tableau.  
  6. Se på siste forlengelsesbrev hvilke fravær/permisjoner har stipendiaten allerede har fått forlengelses for og trekk fra dette.
    • Vurder hvilket fravær fra historikken som skal tas med i forlengelsen.
  7. Beregne ny sluttdato i Excel-kalkulatoren 
    • Registrer gammel sluttdato.
    • Hvis du skal lage en forlengelse med både langtidsfravær og korttidsfravær, skal du beregne langtidsfraværet først.
    • Registrer langtidsfraværet.
    • Registrer korttidsfravær. 
    • Ny sluttdato kommer opp i kalkulatoren.
  8. Skriv svarbrev til stipendiaten i ePhorte. I brevet angir du gammel sluttdato, spesifiserer hvilket fravær det er forlenget for og ny sluttdato, sett fakultet, institutt, ph.d.-koordinator (som oppdaterer FS) på kopi. Når brevet er godkjent sendes det til stipendiaten. Skriv svarbrev til stipendiaten i ePhorte. 
  9. Send et N-notat til fagspesialistteamet med henvisning til svarbrev. Bruk «Til registrering i SAP, forlengelse ved «enhet», fra DD.MM.ÅÅ (gammel sluttdato). Fagspesialisttemaet oppdaterer ny sluttdato i SAP (DFØ).

Forlengelse på grunn av ulønnet permisjon

Stipendiater kan få permisjon for å gå inn i kortvarig vikariat i undervisnings- og forskerstilling, utenlandsstipend og liknende. Forutsetningen er at dette kan gjennomføres uten å redusere framdriften med mer enn et halvt år i doktorgradsutdanning eller stipendiatprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid. I disse tilfellene kan ansettelsesperioden forlenges tilsvarende. Avgjørelse om forlengelse av ansettelsesperioden fattes av ansettelsesorganet.

Stipendiaten må være i dialog med veileder og nærmeste leder i forkant av søknaden.

Ved disse permisjonene skal HR forlenge stillingen når permisjon innvilges. Stipendiaten trenger ikke å fylle ut skjema om forlengelse i dette tilfellet.

Eksternt
Ved permisjoner som innebærer helt eller delvis fravær fra UiB skal stipendiaten søke om permisjon via Selvbetjeningsportalen. 

Fakultet og institutt mottar N-notat i ePhorte fra fagspesialistteamet. På bakgrunn av dette beregner HR ny sluttdato og sender brev til stipendiaten. Ansettelsesforholdet endres av fagspesialist etter anmodning fra HR.
Internt
Stipendiater som midlertidig skal skifte stilling eller arbeidssted internt ved UiB skal ikke søke om permisjon via Selvbetjeningsportalen. 

Stipendiater oversender søknad om permisjon etter avtale med nærmeste leder. På bakgrunn av denne søknaden beregner HR ny sluttdato og sender brev til stipendiaten. Ansettelsesforholdet endres av fagspesialist etter anmodning fra HR.