Rutinebeskrivelse for HR ved forlengelse av postdoktorstillinger

Postdoktor kan søke om forlengelse for rettighetsbasert fravær og permisjon når fraværet overskrider 14 dager sammenhengende. Etter forskriftsendring som trådte i kraft 1. juli 2023 gis det nå også forlengelse eller reduksjon av pliktarbeid basert på kortere fravær enn 14 dager. For korttidsfravær (under 14 dager sammenhengende) før 1.juli 2023 er det kun det som er knyttet til omsorgsoppgaver som gir rett til forlengelse. Søknad sendes inn via skjemaet «Forlengelse av ansettelsesperioden». Vi anbefaler at postdoktor søker om forlengelse for langtidsfravær etter at man er tilbake i stillingen, men senest 3 måneder før sluttdato.

Det gis forlengelse for følgende fravær/permisjon: Sykefravær, foreldrepermisjon, ammefri, omsorgspermisjon, særlige omsorgsbelastninger og eventuelt annet fravær/permisjon. Flere forskjellige fraværstyper kan sammen utgjøre sammenhengende fravær, for eksempel velferdsdager, sykt barn og eget sykefravær.

Foreldrepermisjon

Ved foreldrepermisjon skal HR som hovedregel forlenge stillingen når arbeidet gjenopptas etter permisjonen. Postdoktoren trenger ikke å fylle ut skjema i dette tilfellet.

«Serviceteam for fravær og foreldrepermisjoner» sender et N-notat til HR ved fakultetet ved innvilgelse av foreldrepermisjon. HR beregner ny sluttdato og sender brev til postdoktoren, se «Beregn ny sluttdato» for fremgangsmåte.

Ferie

Mot slutten av postdoktorperioden må det gjøres en vurdering om postdoktoren har krav på forlengning på bakgrunn av ferie (kan for eksempel knyttes til utsendelse av brev om opphør av midlertidig ansettelsesforhold). 

En åremålsperiode for en postdoktorstilling inkluderer lov- og avtalebestemt ferie.  Opprinnelig antall feriedager:

• Toårig åremål: 50 feriedager
• Treårig åremål: 75 feriedager
• Fireårig åremål: 100 feriedager

Alt en postdoktor avvikler av ferie utover det opprinnelige antallet feriedager, har postdoktoren rett til forlengelse på bakgrunn av. Når HR skal beregne forlenging for ferie brukes Innsikt (DFØ) og Excel-kalkulatoren, se «Beregn ny sluttdato» punkt 5 for mer informasjon.

Hvis postdoktoren ikke avvikler ferie det siste året, vil ferien bli utbetalt når arbeidsforholdet opphører (sluttoppgjør).

Beregn ny sluttdato

Når HR mottar skjemaet om forlengelse fra postdoktoren, må de innhente informasjon og skrive brev om forlengelse.

1. Sjekk om postdoktoren har fått ny sluttdato tidligere.
   • Søk på navn i ePhorte for å undersøke om de har fått forlengelse tidligere og en ny sluttdato.
   • Vær oppmerksom på at det kan finnes flere mapper med forlengelsesbrev. 
2. Hent ut rapport over registrert fravær/permisjon fra Fagbrukerinnsikt for HR og lønn (DFØ) for å finne antall fraværsdager til forlenging. Hvis ansettelsesforholdet startet før 01.01.21 må du i tillegg hente historikk fra Paga i Tableau. 
3. Se på siste forlengelsesbrev hvilke fravær/permisjoner har postdoktoren allerede har fått forlengelse for og trekk fra dette.
   • Vurder hvilket fravær fra historikken som skal tas med i forlengelsen. 
4. Beregn ny sluttdato i Excel-kalkulatoren. 
   • Registrer gammel sluttdato.
   • Registrer fraværet.
   • Ny sluttdato kommer opp i kalkulatoren.
5. Beregn forlenging for ferie i Excel-kalkulatoren.
   • Hent antall feriedager som postdoktoren har avviklet i ansettelsesperioden fra Fagbrukerinnsikt for HR og lønn (DFØ). Hvis ansettelsesforholdet startet før 01.01.21 må du i tillegg hente historikk fra Paga i Tableau.  
   • Legg antall avviklede feriedager inn i kalkulatoren.
   • Antall feriedager som skal forlenges vises som plussdager i kalkulatoren under «Feriedager til forlengelse».
6. Skriv svarbrev til postdoktoren i ePhorte. I brevet angir du gammel sluttdato, spesifiserer hvilket fravær det er forlenget for og ny sluttdato. Sett fakultet, institutt, og andre relevantepå kopi. Når brevet er godkjent sendes det til postdoktor.
7. Send et N-notat til fagspesialisttemaet med henvisning til svarbrev, inkluder eventuelt annen relevant informasjon (eks. kontering). Bruk «Til registrering i SAP, forlengelse ved «enhet», fra DD.MM.ÅÅ (gammel sluttdato). Fagspesialisttemaet oppdaterer ny sluttdato i SAP (DFØ).

Postdoktor kan få permisjon for å gå inn i kortvarig vikariat i undervisnings- og forskerstilling, utenlandsstipend og liknende. Forutsetningen er at dette kan gjennomføres uten å redusere framdriften med mer enn et halvt år i postdoktorprosjektet Unntaksvis kan lenger ulønnet fravær innvilges.I disse tilfellene kan ansettelsesperioden forlenges tilsvarende. Avgjørelse om forlengelse av ansettelsesperioden fattes av ansettelsesorganet.

Postdoktor må være i dialog med veileder og nærmeste leder i forkant av søknaden.

Ved disse permisjonene skal HR forlenge stillingen når permisjon innvilges. Postdoktorenn trenger ikke å fylle ut skjema om forlengelse i dette tilfellet.

Eksternt
Ved permisjoner som innebærer helt eller delvis fravær fra UiB skal postdoktor søke om permisjon via Selvbetjeningsportalen. 

Fakultet og institutt mottar N-notat i ePhorte fra fagspesialistteamet. På bakgrunn av dette beregner HR ny sluttdato og sender brev til postdoktoren. Ansettelsesforholdet endres av fagspesialist etter anmodning fra HR.

Internt
Postdoktorer som midlertidig skal skifte stilling eller arbeidssted internt ved UiB skal ikke søke om permisjon via Selvbetjeningsportalen. 

Postdoktorer oversender søknad om permisjon etter avtale med nærmeste leder. På bakgrunn av denne søknaden beregner HR ny sluttdato og sender brev til postdoktoren. Ansettelsesforholdet endres av fagspesialist etter anmodning fra HR.

• Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat § 2-3, (5) og (6) (Lovdata)
• UiB-interne regler (Medarbeiderhåndboken)