Profesjonell prosjektstøtte

Bakgrunn

Den eksternt finansierte aktiviteten innehar en stor kompleksitet i finansieringskilder, aktiviteter og forpliktelser. Fakultetenes ambisjoner om vekst i porteføljen krever også at prosjekteiere og prosjektledere får en profesjonell administrativ oppfølging for å ivareta et viktig lederansvar. Den eksternt finansierte delen av økonomien påvirker også grunnbevilgningsøkonomien på ulike måter. Fakultetene etterspør kompetanseutvikling og bedre tilrettelegging av systemer og rutiner for den administrative oppfølgingen. Tjenestene skal sikre god service til prosjektledere og ivareta det institusjonelle ansvaret for oppfølging av kontraktsmessige og forvaltningsmessige forpliktelser.

Mål for delprosjektet

Universitetet skal ha profesjonelle tjenester som ivaretar en helhetlig forvaltning av eksternt finansiert virksomhet. Støtte og service til prosjektledere og prosjekteiere skal ha høy kvalitet og forenkle arbeidet med oppfølging av virksomheten.

Mandat

På bakgrunn av fakultetenes innspill skal arbeidsgruppen: 

• Anbefale tiltak for å utvikle de sentraladministrative tjenestene som gis til støtte for oppfølging av eksternt finansiert virksomhet. Det forutsettes at fakultetene fortsatt skal ha det personalmessige og økonomiske driftsansvaret for oppfølging av porteføljen, og tjenestene skal støtte opp om fakultetenes og instituttenes linjeansvar.
• Utarbeide forslag til oppgaver, innretning, kompetanse og dimensjonering for disse tjenestene ved UiB.
• Sikre at organiseringen av tjenestene støtter opp om fakultetenes og instituttenes linjeansvar.
• Vurdere hvilke behov det er for felles retningslinjer, rutiner, maler og systemer.
• Beskrive og gi anbefaling til god arbeidsflyt i arbeidsprosessen fra oppstart til avslutning.
• Anbefale tiltak som kan medvirke til bedre forståelse for sammenhengen mellom BOA-økonomien og grunnbevilgningsøkonomien på fakultets- og instituttnivå.
• Vurdere behovene for kompetanseutvikling innen tjenester som gis til støtte for eksternt finansiert aktivitet.

Arbeidet skal omfatte alle fagområder som er involvert i oppfølgingen av eksternt finansiert virksomhet (personal, økonomi, forskningsadministrasjon og juridiske tjenester, m.m)

Fakultetenes omfang av søknader varierer og det kan være ulike behov for tjenester. Arbeidsgruppens forslag skal ta hensyn til dette i sine anbefalinger.

Arbeidet skal ses i sammenheng med arbeidet innen delprosjektet «strategisk arbeid for et anerkjent forskningsuniversitet» og delprosjektet «søknader med konkurransekraft».

Medlemmer i arbeidsgruppen

Leder: Kontorsjef Kari Eidsheim, sekretær er rådgiver Anita Vigstad.

Arbeidsgruppe: Seksjonssjef Annhild Fetveit, seksjonssjef Ørjan Hauge, administrasjonssjef Terje Erstad, rådgiver Kathrine Brosvik Thorsen, rådgiver Hege Høiland.