Systematisk HMS-arbeid
Denne veiledningen redegjør for hvilke krav som stilles til det forebyggende systematiske HMS-arbeidet ved UiB, og beskriver hvordan arbeidet skal utføres og følges opp.
Hovedinnhold
Hva er systematisk HMS-arbeid?
Systematisk HMS-arbeid er alle systematiske tiltak som sikrer at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i tråd med myndighetskrav og internt regelverk for å forebygge ulykker og skader på mennesker, miljø og materiell. Forebyggende HMS-arbeid er mest effektivt og minst ressurskrevende.
Medvirkning fra ansatte er en forutsetning for å lykkes i HMS-arbeidet. Medvirkning sikres ved at ansatte involveres i planlegging og utførelse av arbeidsmiljøkartlegginger, samt involveres i beslutningsprosesser i HMS-arbeidet.
Ansvar- og oppgavefordeling i HMS-arbeidet
Arbeidsmiljøloven slår fast at HMS er et lederansvar og at den enkelte ansatte har medvirkningsplikt.
- Ansvaret for oppfølging er delegert fra Universitetsstyret til Universitetsdirektøren.
- Linjeledelsen utøver arbeidsgiveransvaret for HMS i det daglige. Dersom HMS-oppgaver delegeres, skal dette dokumenteres skriftlig.
- Ansatte og studenter skal vise ansvar for egen og andres sikkerhet ved å følge UiBs retningslinjer og rutiner.
- Verneombud skal påse at arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar etter Arbeidsmiljøloven. Verneombudet skal delta i planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet ved enheten, men skal ikke tildeles omfattende og sentrale HMS-oppgaver som kan komme i konflikt med tilsynsfunksjon.
UiB skal på alle nivå årlig:
- Gjennomføre HMS-kartlegging, som HMS-møte og HMS-runde og risikovurdere.
- Utarbeide/revidere HMS-mål og HMS-handlingsplan, bygget på UiBs overordnede HMS-mål og HMS-handlingsplan, samt lokale utfordringer og aktiviteter.
- Iverksette HMS-tiltak.
- Gjennomgå elementene i det systematiske HMS-arbeidet og rapportere i linjen (internkontroll).
- Ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet ved UiB
- UiBs HMS-handlingsplan
- HMS-årshjul
HMS-kartlegging og risikovurdering
Enheten skal kartlegge det psykososiale og fysiske arbeidsmiljø og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. I kartleggingen inngår vurdering av hvilke forhold som har særlig betydning for helse, miljø og sikkerhet ved UiB. Kartleggingsmetoden må tilpasses utfordringer og aktiviteter ved den enkelte enhet.
Minimumskrav for HMS-kartlegging er ett HMS-møte og en HMS-runde hvert år. Ved enheter med risikofylt arbeid på grunn av f.eks. laboratoriearbeid og feltarbeid, samt ved omorganiseringer vil minimumskravene ikke være tilstrekkelige.
Enheten skal også gjennomføre og ajourføre HMS-risikovurderinger jevnlig innenfor verdiene menneske, materiell, drift, omdømme og ytre miljø og iverksette tiltak
HMS-handlingsplan og tiltak
Linjeledelsen skal i samarbeid med verneombud utarbeide lokal HMS-handlingsplan på bakgrunn av HMS-kartlegging, risikovurdering og overordnede plandokumenter. HMS-handlingsplan bør innbefatte tiltak for kommende år og mer langsiktige tiltak. Det er viktig å få fastsatt hvem som skal utføre de ulike tiltak innen tidsfristene, og at handlingsplanen gjøres tilgjengelig for de ansatte.
Lokal HMS-handlingsplan på institutt/senternivå skal bygge på overordnede HMS-handlingsplaner på fakultets-/avdelingsnivå og UiBs HMS-handlingsplan.
Mal for lokal HMS-handlingsplan kan benyttes på fak./avd./inst./seksj.-nivå:
- UiBs HMS-handlingsplan
- Mal for lokal HMS-handlingsplan (fak.avd./inst./seksj.-nivå)
Iverksetting av HMS-tiltak
Leder og verneombud bør avtale hvordan det skal sikres at tiltak i HMS-handlingsplanen blir iverksatt. Det anbefales at det avtales møte mellom disse for å fastslå fremdrift av tiltak og at HMS-handlingsplanen gjennomgås og oppdateres jevnlig.
HMS-tiltak som krever ekstra ressurser (tid, penger, arbeidskraft og kompetanse) føres opp i budsjett og virksomhetsplan.
Ved akutte problemer må strakstiltak iverksettes uavhengig av handlingsplan, se HMS-avvik.
Årlig gjennomgang
Hvert år skal linjeledelsen og verneombud foreta en gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet ved enheten (internkontroll). Dette betyr en gjennomgang av mål og resultater for HMS-arbeidet, i hvilken grad UiBs og lokale retningslinjer etterleves, oppfølging av tiltak i henhold til enhetens HMS-handlingsplan og behov for oppdatering av enhetens HMS-dokumentasjon.
HMS-årsrapport
Universitetsdirektøren ber årlig om HMS-årsrapport fra alle enheter ved UiB. Denne egenevalueringen produserer HMS-måltall, som kan si noe om aktivitetsnivå, endringer over tid og bidra til prioritering av ressurser.
HMS-avvik
Ved UiB skal alle HMS-avvik skal meldes, for å kunne forebygge og følge opp skader på mennesker, miljø og materiell. Kunnskap om HMS-avvik er en forutsetning for å kunne ivareta et fullt forsvarlig arbeids- og læringsmiljø.
Ansatte og studenter har plikt til å melde fra om HMS-avvik og linjeledelsen er ansvarlig for å iverksette korrigerende og forebyggende tiltak. Verneombud og HMS-seksjonen mottar kopi av alle avviksmeldinger.
HMS-dokumentasjon
I henhold til internkontrollforskriften er det følgende minimumskrav til dokumentasjon:
1. Mål for HMS-arbeidet og HMS-handlingsplan
Universitetsstyret har vedtatt UiBs HMS-handlingsplan og HMS-mål.
Enhetene må i samsvar med UiBs overordnede HMS-handlingsplan, lokale utfordringer og aktiviteter skissert utarbeide lokale HMS-handlingsplaner og HMS-mål.
2. Ansvars- og oppgavefordeling
For overordnet ansvars- og oppgavefordeling innen HMS, vises det til Regelsamlingens del 3.2 HMS.
På enhetsnivå skal organisering av ansvar og oppgaver innen HMS dokumenteres skriftlig.
3. Kartlegging og vurdering av risiko
Enheten skal kartlegge det psykososiale og fysiske arbeidsmiljø og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.
Spesielle utfordringer vil medføre et skjerpet krav til formalisert risikovurdering. Handlingsplan som blir utarbeidet vil være dokumentasjon, sammen med eventuelle referater og sjekklister.
4. Retningslinjer og rutiner
HMS-retningslinjer som er felles for hele eller deler av UiB er utarbeidet sentralt i samarbeid med enhetene. Enhetene skal utarbeide og iverksette lokale rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Det skal foreligge skriftlige rutiner/prosedyrer for risikofylte arbeidsoppgaver.
5. Intern revisjon og internkontroll av HMS
Ved UiB er Universitetsdirektøren ansvarlig for å forberede, gjennomføre og rapportere interne revisjoner av HMS. Universitetsdirektøren skal påse at ansvarlig linjeleder følger opp merknader og korrigerende tiltak.
Alle enheter skal årlig foreta en gjennomgang av det lokale systematiske HMS-arbeidet og rapportere i linjen (HMS-årsrapportering/internkontroll). HR-avdelingen foretar på vegne av Universitetsdirektøren en årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet ved UiB for å sikre at dette fungerer som forutsatt (UiBs HMS-årsrapportering/internkontroll).
- Retningslinjer for internrevisjon ved UiB
- Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet (internkontroll)
- Årsrapport HMS
Samle HMS-dokumentasjon
En nyttig måte å samle all HMS-dokumentasjon på er at enheten utarbeider en lokal HMS-håndbok.