Hjem
Senter for vitenskapsteori

Nyttig å vite for ansatte v/SVT og SKOK

GENERELL INFORMASJON

Nyttig informasjon for ansatte generelt finner du i medarbeiderhåndboken og på ansattesidene til UiB.

Forpliktelser overfor senteretAnsatte ved sentrene forventes å være til stede på faste møter og seminarer. Ansatte oppfordres også til å holde interne og/eller åpne seminar ved senteret.

Tilgang og brukerkontoNøkkelkortet fungerer også som lånekort ved Universitetsbiblioteket og til pullprint-systemet (utskrift og kopiering på fellesskrivere). Spør Judith Larsen i ekspedisjonen for hjelp til å ordne med brukerkonto og e-postadresse ved instituttet, dersom dette ikke er på plass før din første arbeidsdag. Alle ansatte ved UiB må ha en brukerkonto for tilgang til UiBs IT-tjenester. Brukerkontoen gir tilgang til e-post, lagring, utskrift, hjemmesider, tilgang til internett, samt flere andre IT-tjenester. 

IT-hjelpVed behov for brukerstøtte kan du ta kontakt med BRITA på tlf. 8 4700 eller bs.uib.no.

LønnLønn utbetales den 12. i hver måned, og ved oppstart den 1. vil man få lønn samme måned.

SykefraværSykefravær (både p.g.a. egen sykdom og barns sykdom) må meldes til ledelsen (post@skok.uib.no) så snart som mulig. Ved kortere sykefravær opp til 8 dager sammenhengende kan en bruke egenmelding. Alle ansatte skal registerere egenmeldt fravær i Personalportalen.

UiB er en inkluderende arbeidslivsbedrift. Det betyr at arbeidstaker har 24 egenmeldingsdager innenfor en 12 måneders periode. Egenmelding kan brukes inntil 8 kalenderdager sammenhengende, men etter dette må du ha sykemelding fra lege. Sykemeldingen sendes elektronisk av legen til din konto på nav.no og du må selv signere på denne for at denne skal oversendes til arbeidsgiver. Arbeidstakere har rett til inntil 10 dager fri med lønn hvert kalenderår, for å ha omsorg for syke barn under 12 år (15 dager dersom du har omsorg for tre eller flere barn).

Dersom du er eller blir sykemeldt i mer enn to uker, bør du avtale en samtale med nærmeste leder, administrasjonssjef eller senterleder.Det er pålagt med en samtale inne seks uker i sykemeldingen, som skal følges opp med en oppfølgingsavtale. For fullstendige rutiner ved UiB, har MN-fakultetet laget en god oversikt, se: http://www.uib.no/mnfa/hms/rutiner.html

FerieAlle må søke om ferieperiode i Personalportalen. Her kan også alle sjekke status for sine feriedager.

Hovedferien ved SKOK skal hvert år avvikles i perioden 16. juni – 11. august, og alle må innen 1. mai søke om hovedferieperiode. Normalt skal all ferie avvikles innen utgangen av året. All restferie som skal avvikles utenom ordinær ferietid må avtales i god tid med instituttleder før søknad legges i Personalportalen/Paga. Søknad om overføring av eventuelle ubrukte feriedager fra ett år til neste eller forskottering av ferie gjøres også i Personalportalen.

Alle ansatte ved UiB har rett til ferie i 5 uker (25 arbeidsdager), og fra det året vi fyller 60 år har vi rett til en uke (5 arbeidsdager) ekstra ferie. Både arbeidsgiver og arbeidstaker har plikt til å sørge for at ferie blir avviklet.

Arbeidstakere som har jobbet i deler av året eller i ulik stillingsprosent foregående år (opptjeningsåret) har også rett til full ferie, men da uten lønn for ferie ut over opptjente dager. Opphører arbeidsforholdet, skal opptjente feriepenger utbetales dersom ikke arbeidstaker kan ta ut ferie før sluttidspunktet. Ved fastsatt dato for opphør av arbeidsforholdet (tidsbestemt midlertidig tilsettingsforhold eller avgang ved aldersgrense) skal det normalt ikke overføres restferie til siste arbeidsår.

Administrasjonssjef Tone Lund-Olsen kan kontaktes ved spørsmål rundt ferieavvikling.

PermisjonerDersom du ønsker å søke permisjon, må du gjøre dette i Personalportalen/Paga i forkant. Administrasjonssjef Tone Lund-Olsen kan kontaktes dersom du har spørsmål om permisjoner (for eksempel fødselspermisjon/farspermisjon, tilvenning av barn i barnehage, flyttedag osv.). Andre permisjoner enn de som kan velges i Personalportalen må avklares med instituttledelsen.

TilstedeværelseForskningsaktiviteter som krever fravær fra arbeidsplassen må planlegges slik at det ikke kolliderer med semesterstart (alltid i uke 2 og 33) eller eksamensperioden.

Fravær og varslingVed planlagt fravær fra arbeidsplassen (ferie, reise osv.) må du huske å legge inn fraværsmelding på kontortelefonen (se egen mottatt brukerveiledning). Du må også registrere tilsvarende fraværsmelding på din PC/Mac for e-posten din (Out of office), slik at alle får melding om når du er tilbake på arbeidsplassen.

HMSJudith Ann Larsen er hovedverneombud for senteret. Hanne M. Johansen er varaverneombud. Mer informasjon om helse, miljø og sikkerhet ved SKOK finner du her

Dersom du har spesielle ergonomiske behov for arbeidsplassen din kan du ta kontakt med hovedverneombud Judith Ann Larsen.

Personside på uib.noAlle ansatte har sin egen personside ved UiB som fungerer som et digitalt visittkort. Denne siden dukker høyt opp i nettsøk, og det er denne siden kollegaer, eksterne og media bruker for å få kontakt med deg. Du bør derfor oppdatere siden med profilbilde og informasjon om fagområde, publikasjoner og forskningsprosjektet ditt. Se informasjon om hvordan du gjør dette her: «Puss opp din personside». 

Post/rekvisitaAlle ansatte har sin egen posthylle i 1. etasje. Her finner du også rekvisita. Ta kontakt med innkjøpsansvarlig Judith Ann Larsen dersom du savner noe.

VaktmestertjenesteDet oppfordres til at alle melder saker direkte til vaktmester selv. Ta kontakt her: lydia.uib.no/Lydia

Vekter- og beredeskapstelefon: 55 58 80 81.

ØKONOMI/INNKJØP/BESTILLING

Driftsmidler for stipendiater og postdoktorer
Stipendiater får hvert år tildelt driftsmidler over en periode på tre år, og i fjerde året vil rest midler etter avtale bli overført.

Budsjett driftsmidler
Fra fakultetets driftsbevilgning trekkes normalt overhead som skal dekke husleie, kontorrekvisita osv. Vanlig kontorrekvisita bestilles gjennom administrasjonen (Judith). Vi er pålagt å bruke UiBs faste leverandører, som gir rabatt. Driftsmidler skal brukes til å dekke utgifter til forskningsformål; som bøker, spesielle dataprogram, lisenser, reiser og overnatting, seminarer, konferanser, diverse avgifter og andre forskningsrealterte formål. Budsjett vil bli formidlet årlig.

Datamaskin/i Pad
Sentrene dekker innkjøpet. Judith er behjelpelig med å velge innenfor IT-avdelingens anbefalte modeller, og foretar deretter bestillingen. 

Bestillerfunksjon (Judith)
Alle bestillinger må plasseres i BASWARE og har en PM nummer før faktura kan betales. UiB har innkjøpsordninger og avtaler med leverandører, som vi er forpliktet til å bruke. Bestiller (Judith) skal bestille bl.a. datautstyr og gruppereiser, hotell og reiser for inviterte gjester. Bestiller ordner også alt rekvisita, interiør, bøker, blomster, catering, bestiller alt som har med arrangementer som f.eks. leie av møtelokaler, måltid på restauranter som skal faktureres, og annet. Dette gjelder alle tjenester også, fra språkvask/oversettelse, til utvikling av websider, trykkeri, programme lisens, osv. Viktig at kjøp skal være godkjent på forhånd av Tone, og at en må ta kontakt og lage avtale med leder før fakturering. Hvis du har spørsmål, ta kontakt med Judith.

Vær oppmerksom på satser for bevertning: se reglement og satser på LOVDATA.

Innkjøps- og bestillingsrutiner for bøker Innkjøpsbehov som ønskes dekket av senterets fellesmidler skal godkjennes av administrasjonssjef Tone Lund-Olsen.  Alle bestillinger som skal dekkes av ulike UiB-midler, skal alltid gå via innkjøpsansvarlig Judith Ann Larsen. Dette gjelder også bøker, med unntak av bøker som kan bestilles på Amazon e.l., samt bøker som kjøpes i utlandet. Utgiftene blir da refundert i etterkant. I henhold til UiBs reglement er det ikke mulig å gjøre innkjøp på Akademika på egen hånd, og få utgiftene dekket av UiB-midler i etterkant.

Kredittkort
Det anbefales sterk at den ansatte søker om kredittkort, der man oppgir UiB som arbeidsgiver. Når reiser betales med eget kredittkortet, får man også en reiseforsikring inkludert. Kredittkort nå erstattes behov for reiseforskudd, men hvis detr trenges, beløpet overføres til privat konto, og dit tar ca. 10 dager- 2 uker før overført til konto. Forskuddet gjøres opp på reiseregningen (se under).
Man kan søke på kredittkort som UiB ansatt. Gebyr og årsavgift til kredittkort dekkes av UiB, se under: Refusjon av utlegg.

Reiser
Ansatte bestiller og legger ut for alle reiseutlegg selv som fly, tog, hotell, konferanse utgifter, fly buss, osv. FLY billettene bestilles direkte hos leverandør. Vi må bruke G-Travel som UiB har avtale med. Erfaringen viser at det lønner seg å oppgi konkrete ønsker om avganger, og kanskje ha gjort noen undersøkelser selv om aktuelle reiseruter og flyselskap.

Reiseregning
Reiseregningsskjema leveres i PAGA web med scannede originale kvitteringer: http://pagaweb.b.uib.no/ansatte/7-reiseregning/

PAGA web: Fyll ut skjema på web, og send til VLA til kontroll (Line).

Refusjon av utlegg i PAGA
PAGA skal nå brukes. Kun forskningsrelaterte formål og kjøp som ikke kan dekkes inn via ordinært innkjøp, skal føres som ”Refusjon av utlegg”. (Alle reiserelaterte utgifter skal føres på reiseregning. Se over.) Kjøp som kan foretas via bestillerfunksjonen i administrasjonen (Judith) skal den enkelte ansatte ikke foreta selv.

Fakturering direkte til UiB
Etter avtale med administrasjonssjefen kan det gjøre innkjøp som faktureres direkte til UiB. Da er det viktig at det oppgis rett fakturaadresse samt stedkode for våre enheter.
Fakturaadresse: Universitetet i Bergen, Felles fakturamottak, Postboks 7800, 5020 Bergen, Stedkode: Spør Judith eller Line for SKOKs stedkode.

Reiseregninger, sykemeldinger, ferie, osv. må registreres i Pagaweb.

Ansatte som har spørsmål om PAGA web kan bruke paga web blogg, og/eller ta kontakt med økonomikonsulent (Line Nævdal) for veiledning/avtale time for orientering, når det gjelder reiser. Andre spørsmål kan tas med administrasjonskonsulenten/kontorsjef Tone Lund-Olsen.

UiB-LINKER

Trykking av PhD Avhandling: Avhandlingsportalen (NY)

Researcher Mobility Web-portal for informasjon rettet mot internasjonale forskerePhD Handbook and Regulations (Ph.D.-utdanningen: Kun på engelsk)Global Travel UiBs reisebyråWebmailOutlookBRITA Brukerstøtte ved IT-avdelingenSEBRA Oppretting av IT-konto og e-post adresser, gjestekonto, endre passord, m.m.)På Høyden UiB-nyheterCRISTIN ForskningsdokumentasjonssystemetLydia Bestille oppdrag hos EiaUiBs internkatalogTelefonkatalogenUniversitetsbiblioteket: BIBSYSStatenspersonalhandbokSkjema på UiBUiB Nettverk tilgang  Her er en nyttig link som gir deg mulighet til å opprette en gjestekonto for gjester ved SVT/SKOK. Gå inn på linken og på  "Lag midlertidig gjestekontor for VPN". Følg instruks, og gjestekontoen er opprettet på få sekunder.

HVEM GJØR HVA I ADMINISTRASJONEN?

Tone, Janne, Judith, Line og Ninas oppgaver ved SVT og SKOK
Felles administrasjonen ved SVT og SKOK består av i alt fem ansatte, totalt 4,6 stillinger. De ansatte i administrasjonen har følgende funksjoner og oppgaver:

Tone Lund-Olsen er administrasjonssjef og er ansatt i 100 % stilling. Tone har ansvar for følgende oppgaver:

  • Overordnet ansvar for drift og administrasjon
  • Ansettelser, personalsaker
  • Økonomi og budsjettansvar
  • Ha oversikt over ulike finansieringskilder og assistere ved søknadsskriving

Janne Bjorheim Bøe er rådgiver og ansatt i 100 % stilling. Janne har ansvar for følgende oppgaver:

  • Websider
  • Assistanse ved eksterne søknadsprosesser 
  • Hjelpe i forbindelse med formidling og mediekontakt
  • Assistanse i forbindelse med konferanser, seminarer og andre arrangementer
  • Andre administrative oppgaver

Judith Larsen er førstekonsulent, førstelinjetjeneste, og er ansatt i 80 % stilling. Hun arbeider hver mandag, tirsdag, onsdag og fredag. Judith har ansvar for følgende oppgaver:

  • Administrativt ansvarlig for Kurs i vitenskapsteori og etikk ved HF-fakultetet, VITHF900 (SVT)
  • Innkjøp av varer, møbler, bøker, mat og PC/MAC gjennom Basware, varemottak
  • Booking av hotell, transport og fly for gjester
  • Kontakt person ved G-Travel, reisebyrå og gruppereiser avdelingen. Arrangere Strategi seminarer hvert andre år for SVT
  • Booking av restauranter og selskapslokaler for kurs, konferanser og selskaper
  • Faktura behandling
  • Verneombud, HMS 2015-2016; 2017-2018; 2019-2020.
  • Miljøfyrtårn kontakt for Parkveien 9 (2016-2018)(2019-2021)
  • Kontakt person for ARK og HMS-Avvik
  • Engelsk korrekturlesning
  • E-Phorte brukere
  • Annonserer seminarer og kurs, informasjonsarbeid
  • Ekspedisjon, post, arkiv, vedlikehold av e-post listene
  • Kortansvarlig
  • Sentrenes bibliotek kontakt person
  • SEBRA godkjenner
  • Disponering av eget seminarrom og rombestilling/booking
  • Er med i planlegging og utførelse av miljøskapende virksomhet for ansatte og studenter som Soup Day, hus-fest, fødselsdager, HMS-dag, osv.
  • Kontakt person for Lydia saker
  • Administrativ støtte til disputaser, nye tilsette, nye stipendiater, Bergen Summer Research School, møter, seminar og konferanser
  • Diverse saksbehandling
  • Assistere senterlederne og administrasjonssjefen
  • Andre administrative oppgaver

Line Nævdal er førstekonsulent, ansatt i 80 % stilling. Line har til daglig kontor på HF-sekretariatet i Harald Hårfagres gate. Line har ansvar for følgende oppgaver:

  • Økonomi: budsjett, regnskap og rapporter på Senter økonomi og på BOA: eksterne prosjekt
  • Reiseregninger: attestant
  • Refusjon av utlegg: attestant
  • Inngående fakturabehandling
  • Utgående fakturabehandling: Basware
  • Honorar, godtgjørelser og timelister
  • Eksterne prosjekter: BOA: virksomhet: EU, NFR, osv.
  • Opprettelse og drifting av PA prosjekt i PA modulen
  • Kreditt-kort kontakt person
  • Skattekort utlandske gjester: kontaktperson
  • Andre administrative oppgaver

Nina Bergheim Dahl er studie- og forskerutdannings senior konsulent og ansatt i 100 % stilling. Nina har ansvar for følgende oppgaver:

  • Studieveiledning
  • Studieadministrasjon (rekruttering, studiekvalitet, eksamen, studieplanendringer, internasjonalisering)
  • Administrasjon av forskerutdanning
  • Websider