Hjem

Senter for vitenskapsteori

Nyttig å vite for ansatte v/SVT og SKOK

GENERELL INFORMASJON

Nyttig informasjon for ansatte generelt finner du i medarbeiderhåndboken. 

ØKONOMI

Driftsmidler for stipendiater og postdoktorer
Stipendiater får hvert år tildelt driftsmidler over en periode på tre år, og i fjerde året vil rest midler etter avtale bli overført.

Budsjett driftsmidler
Fra fakultetets driftsbevilgning trekkes normalt overhead som skal dekke husleie, kontorrekvisita osv. Vanlig kontorrekvisita bestilles gjennom administrasjonen (Judith). Vi er pålagt å bruke UiBs faste leverandører, som gir rabatt. Driftsmidler skal brukes til å dekke utgifter til forskningsformål; som bøker, spesielle dataprogram, lisenser, reiser og overnatting, seminarer, konferanser, diverse avgifter og andre forskningsrealterte formål. Budsjett vil bli formidlet årlig.

Datamaskin/i Pad
Sentrene dekker innkjøpet. Administrasjonen er behjelpelig med å velge innenfor IT-avdelingens anbefalte modeller, og foretar deretter bestillingen. 

Bestillerfunksjon (Judith)
UiB har innkjøpsordninger og avtaler med leverandører, som vi er forpliktet til å bruke. Bestiller (Judith) skal bestille bl.a. datautstyr og gruppereiser, hotell og reiser for inviterte gjester. Bestiller ordner også alt rekvisita, interiør, bøker, blomster, catering, bestiller alt som har med arrangementer som f.eks. leie av møtelokaler, måltid på restauranter som skal faktureres, og annet. Dette gjelder alle tjenester også, fra språkvask/oversettelse, til utvikling av websider, trykkeri, programme lisens, osv. Viktig at kjøp skal være godkjent på forhånd av Tone, og at en må ta kontakt og lage avtale med leder før fakturering. Hvis du har spørsmål, ta kontakt med Judith.

Innkjøps- og bestillingsrutiner for bøker Innkjøpsbehov som ønskes dekket av senterets fellesmidler skal godkjennes av administrasjonssjef Tone Lund-Olsen.  Alle bestillinger som skal dekkes av ulike UiB-midler, skal alltid gå via innkjøpsansvarlig Judith Ann Larsen. Dette gjelder også bøker, med unntak av utenlandske bøker som kan bestilles på Amazon e.l., samt bøker som kjøpes på antikvariat. Utgiftene blir da refundert i etterkant. I henhold til UiBs reglement er det ikke mulig å gjøre innkjøp på Akademika på egen hånd, og få utgiftene dekket av UiB-midler i etterkant.

Kredittkort
Det anbefales at den ansatte søker om kredittkort, der man oppgir UiB som arbeidsgiver. Når reiser betales med eget kredittkortet, får man også en reiseforsikring inkludert. Man kan be om et reiseforskudd (se eget avsnitt) ved behov. Beløpet overføres til privat konto, og dit tar ca. 10 dager- 2 uker før overført til konto. Forskuddet gjøres opp på reiseregningen (se under).
Man kan søke på kredittkort som UiB ansatt. Gebyr og årsavgift til kredittkort dekkes av UiB, se under: Refusjon av utlegg.

Reiser
Ansatte bestiller og legger ut for alle reiseutlegg selv som fly, tog, hotell, osv. Billettene bestilles direkte hos leverandør. Hvis noen ønsker å bruke det reisebyrået som UiB har avtale med. Erfaringen viser at det lønner seg å oppgi konkrete ønsker om avganger, og kanskje ha gjort noen undersøkelser selv om aktuelle reiseruter og flyselskap.

Reiseregning
Reiseregningsskjema leveres i PAGA web med scannede originale kvitteringer: http://pagaweb.b.uib.no/ansatte/7-reiseregning/

PAGA web: Fyll ut skjema på web, og send til VLA til kontroll (Line).

Refusjon av utlegg i PAGA
PAGA skal nå brukes. Kun forskningsrelaterte formål og kjøp som ikke kan dekkes inn via ordinært innkjøp, skal føres som ”Refusjon av utlegg”. (Alle reiserelaterte utgifter skal føres på reiseregning. Se over.) Kjøp som kan foretas via bestillerfunksjonen i administrasjonen (Judith) skal den enkelte ansatte ikke foreta selv.

Fakturering direkte til UiB
Etter avtale med administrasjonssjefen kan det gjøre innkjøp som faktureres direkte til UiB. Da er det viktig at det oppgis rett fakturaadresse samt stedkode for våre enheter.
Fakturaadresse: Universitetet i Bergen, Felles fakturamottak, Postboks 7800, 5020 Bergen, Stedkode: Spør Judith eller Line for SKOKs stedkode.

Reiseforskudd/Andre forskudd:
Forskudd skal dekke kostnader før og under reisen, og registreres via eget skjema: Velg ”Administrasjon”, deretter ”Økonomi/Regnskapsportalen/Skjema og maler”. Ved rubrikken ”Reiser og refusjoner”, velg ”Reiseforskudd”.
Beløpet overføres til privat konto på kort tid. Forskuddet trekkes fra på reiseregningen.

Reiseregninger, sykemeldinger, ferie, osv. må registreres i Pagaweb.

Ansatte som har spørsmål om PAGA web kan bruke paga web blogg, og/eller ta kontakt med økonomikonsulent (Line Nævdal) for veiledning/avtale time for orientering, når det gjelder reiser. Andre spørsmål kan tas med administrasjonskonsulenten/kontorsjef Tone Lund-Olsen.

HVEM GJØR HVA I ADMINISTRASJONEN?

Tone, Judith, Sissel og Lines oppgaver ved SVT og SKOK
Felles administrasjonen ved SVT og SKOK består av i alt fem ansatte, totalt 4,6 stillinger. De ansatte i administrasjonen har følgende funksjoner og oppgaver:

Tone Lund-Olsen er administrasjonssjef og er ansatt i 100 % stilling. Tone har ansvar for følgende oppgaver:

  • Overordnet ansvar for drift og administrasjon
  • Ansettelser, personalsaker
  • Økonomi og budsjettansvar
  • Ha oversikt over ulike finansieringskilder og assistere ved søknadsskriving

Sissel Småland Aasheim er seniorkonsulent og ansatt i 100 % stilling. Sissel har ansvar for følgende oppgaver:

  • Websider
  • Assistanse ved eksterne søknadsprosesser inkl budsjettering
  • Hjelpe i forbindelse med formidling og mediekontakt
  • Assistanse i forbindelse med konferanser, seminarer og andre arrangementer
  • Andre administrative oppgaver

Judith Larsen er førstekonsulent, førstelinjetjeneste, og er ansatt i 80 % stilling. Hun arbeider hver mandag, tirsdag, onsdag og fredag. Judith har ansvar for følgende oppgaver:

  • Administrativt ansvarlig for Kurs i vitenskapsteori og etikk ved HF-fakultetet, VITHF900 (SVT)
  • Innkjøp av varer, møbler, bøker, mat og PC/MAC gjennom Basware, varemottak
  • Booking av hotell, transport og fly for gjester
  • Kontakt person ved Berg-Hansen, reisebyrå og gruppereiser avdelingen. Arrangere Strategi seminarer hvert andre år for både SVT og SKOK
  • Booking av restauranter og selskapslokaler for kurs, konferanser og selskaper
  • Faktura behandling
  • Verneombud, HMS 2015-2016; 2017-2018
  • Kontakt person for ARK og HMS-Avvik
  • Engelsk korrekturlesning
  • Superbruker i e-Phorte
  • Annonserer seminarer og kurs, informasjonsarbeid
  • Ekspedisjon, post, arkiv, vedlikehold av e-post listene
  • Kortansvarlig
  • Sentrenes bibliotek kontakt person
  • SEBRA godkjenner
  • Disponering av eget seminarrom og rombestilling/booking
  • Er med i planlegging og utførelse av miljøskapende virksomhet for ansatte og studenter som Soup Day, hus-fest, fødselsdager, HMS-dag, osv.
  • Kontakt person for Lydia saker
  • Administrativ støtte til disputaser, nye tilsette, nye stipendiater, Bergen Summer Research School, møter, seminar og konferanser
  • Diverse saksbehandling
  • Assistere senterlederne og administrasjonssjefen
  • Andre administrative oppgaver

Line Nævdal er førstekonsulent, ansatt i 80 % stilling. Line har til daglig kontor på HF-sekretariatet i Harald Hårfagres gate, men er å treffe i Ida Bloms hus nå å mandager etter administrasjons møtet fra 11-12.  Line har ansvar for følgende oppgaver:

  • Økonomi: budsjett, regnskap og rapporter på Senter økonomi og på BOA: eksterne prosjekt
  • Reiseregninger: attestant
  • Refusjon av utlegg: attestant
  • Inngående fakturabehandling
  • Utgående fakturabehandling: Basware
  • Honorar, godtgjørelser og timelister
  • Eksterne prosjekter: BOA: virksomhet: EU, NFR, osv.
  • Opprettelse og drifting av PA prosjekt i PA modulen
  • Kreditt-kort kontakt person
  • Skattekort utlandske gjester: kontaktperson
  • Andre administrative oppgaver

Idunn Bjørlo Tandstad er studie- og forskerutdanningskonsulent og ansatt i 100 % stilling. Idunn har ansvar for følgende oppgaver:

  • Studieveiledning
  • Studieadministrasjon (rekruttering, studiekvalitet, eksamen, studieplanendringer, internasjonalisering)
  • Administrasjon av forskerutdanning
  • Websider